Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế sử dụng xe công ty như thế nào để đảm bảo hợp lệ về thuế?

Quy chế sử dụng xe công ty là tài liệu nội bộ quan trọng giúp doanh nghiệp chứng minh mục đích kinh doanh của chi phí xe. Quy chế nên bao gồm: (1) Danh sách xe và mã xe tương ứng với mục đích sử dụng cụ thể; (2) Đối tượng được sử dụng xe (theo chức danh, bộ phận); (3) Quy trình lập lệnh điều xe (ai phê duyệt, lưu lệnh điều xe như thế nào); (4) Yêu cầu ghi nhật ký hành trình: ngày, giờ, điểm đi, điểm đến, km đi, mục đích; (5) Định mức tiêu hao nhiên liệu theo từng loại xe; (6) Quy định về sử dụng xe ngoài giờ làm việc: cấm hoặc có điều kiện; (7) Trách nhiệm bảo dưỡng và báo cáo sự cố. Quy chế phải được ban hành bằng văn bản, có chữ ký của người có thẩm quyền và được phổ biến đến nhân viên liên quan.