Hóa đơn điện tử hộ kinh doanh phải lưu trữ bao lâu? Lưu ở đâu cho đúng quy định?

Theo Luật Kế toán 2015 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ ít nhất 10 năm kể từ ngày phát hành. Đây là thời hạn tối thiểu — một số ngành đặc thù (xây dựng, đất đai) có thể dài hơn. Hình thức lưu trữ hợp lệ: (1) Lưu trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT (như IAM INVOICE, MISA...): tự động lưu tất cả hóa đơn đã phát hành — đây là cách phổ biến và tiện nhất; (2) Lưu trên máy chủ riêng của hộ kinh doanh: phải đảm bảo an toàn dữ liệu, khả năng tìm kiếm và đọc được theo yêu cầu; (3) Không được lưu chỉ trên USB hoặc máy tính cá nhân không có backup — nguy cơ mất dữ liệu cao. Lưu ý: cơ quan thuế có thể yêu cầu xuất trình hóa đơn bất kỳ lúc nào trong 10 năm, kể cả sau khi đã chấm dứt hộ kinh doanh. Nên xuất bản sao lưu định kỳ ra ổ cứng ngoài.