Khi bị kiểm tra bản quyền phần mềm, doanh nghiệp cần chuẩn bị những hồ sơ gì để chứng minh tuân thủ?

Hồ sơ chứng minh tuân thủ bản quyền phần mềm cần chuẩn bị đầy đủ: (1) Hóa đơn mua phần mềm: hóa đơn VAT ghi rõ tên phần mềm, phiên bản, số lượng license; (2) Hợp đồng mua bán/cấp phép: thỏa thuận EULA hoặc hợp đồng với đại lý; (3) Certificate of Authenticity (COA): nhãn xác thực dán trên máy (với OEM license); (4) License key / product key: lưu an toàn, không để lộ ra ngoài nhưng có thể xuất trình khi cần; (5) Tài khoản đăng ký: account Microsoft/Adobe/Autodesk đăng ký với email doanh nghiệp; (6) Danh sách thiết bị đã kích hoạt: xuất từ cổng quản lý license (Microsoft 365 Admin Center, Adobe Admin Console); (7) Báo cáo kiểm toán phần mềm nội bộ gần nhất. Hồ sơ nên lưu trữ có tổ chức trong ít nhất 5 năm. IAM cung cấp đầy đủ hồ sơ hợp lệ khi mua bản quyền phần mềm.