Câu Hỏi Thường Gặp

Có ba cách để tra cứu và xác minh hóa đơn điện tử: (1) Tra cứu trên cổng Tổng cục Thuế tại hoadondientu.gdt.gov.vn — nhập mã số thuế người bán, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn để kiểm tra tính hợp lệ; (2) Quét mã QR in trên hóa đơn bằng camera điện thoại — hệ thống tự động kết nối và hiển thị thông tin hóa đơn trên cổng thuế; (3) Tra cứu trực tiếp trên cổng thông tin của VIN-HOADON — nhập mã tra cứu được ghi trên hóa đơn. Khi tra cứu thành công, hệ thống hiển thị trạng thái hóa đơn (hợp lệ/đã điều chỉnh/đã thay thế/đã hủy), thông tin người bán, người mua, ngày phát hành và số tiền. Người mua hàng nên kiểm tra hóa đơn điện tử ngay sau khi nhận để phát hiện sai sót kịp thời, tránh ảnh hưởng đến việc kê khai thuế.

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn, hộ kinh doanh vi phạm quy định về hóa đơn có thể bị phạt như sau: (1) Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ: phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng; (2) Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định: phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng; (3) Sử dụng hóa đơn không hợp pháp: phạt từ 20.000.000 đến 50.000.000 đồng và có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu số tiền lớn; (4) Không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: phạt từ 2.000.000 đến 4.000.000 đồng. Ngoài tiền phạt, hộ kinh doanh còn phải nộp đủ số thuế trốn (nếu có) kèm tiền phạt chậm nộp 0,03%/ngày. Sử dụng phần mềm VIN-HOADON giúp hộ kinh doanh tự động nhắc nhở thời điểm xuất hóa đơn và kê khai, giảm thiểu rủi ro bị phạt.

Hóa đơn điện tử đã được cấp mã không thể sửa trực tiếp ngày tháng trên hóa đơn. Cách xử lý đúng quy định: (1) Lập biên bản xác nhận sai sót giữa người bán và người mua, ghi rõ nội dung sai và nội dung đúng; (2) Phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế với ngày tháng đúng và ghi rõ lý do điều chỉnh; (3) Khai bổ sung hồ sơ khai thuế cho kỳ kê khai bị ảnh hưởng nếu sai sót làm thay đổi nghĩa vụ thuế. Hóa đơn sai tháng ảnh hưởng đến kỳ kê khai thuế vì hóa đơn được tổng hợp theo tháng/quý. Hộ kinh doanh cần xử lý sớm, tránh để kéo dài qua kỳ kê khai tiếp theo. Phần mềm VIN-HOADON hỗ trợ quy trình tạo hóa đơn điều chỉnh/thay thế tự động với các trường thông tin gợi ý sẵn để tránh nhập sai lần thứ hai.

Có, VIN-HOADON cung cấp API tích hợp và hỗ trợ kết nối với nhiều phần mềm kế toán phổ biến tại Việt Nam như MISA, Fast Accounting, AMIS, và một số phần mềm kế toán nước ngoài. Khi tích hợp, dữ liệu hóa đơn điện tử đã phát hành sẽ tự động đẩy sang phần mềm kế toán dưới dạng bút toán ghi nhận doanh thu, giúp hộ kinh doanh không phải nhập liệu thủ công hai lần. Tích hợp cũng hỗ trợ đối soát hóa đơn đầu vào (hóa đơn mua hàng) và hóa đơn đầu ra (hóa đơn bán hàng) tự động, tiết kiệm đáng kể thời gian kế toán. Hộ kinh doanh đang dùng phần mềm kế toán nào nên liên hệ VIN-HOADON để kiểm tra khả năng tương thích và quy trình cài đặt tích hợp cụ thể.

Có, đây gọi là hóa đơn tổng hợp cuối ngày — được phép áp dụng cho hộ kinh doanh bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng (không phải khách hàng doanh nghiệp). Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh bán lẻ có thể lập một hóa đơn tổng hợp vào cuối ngày hoặc cuối ca để ghi nhận tổng doanh thu phát sinh trong ngày. Điều kiện: hóa đơn tổng hợp chỉ áp dụng khi người mua không yêu cầu lấy hóa đơn riêng; nếu khách yêu cầu, phải xuất hóa đơn ngay tại thời điểm mua hàng. Phần mềm VIN-HOADON hỗ trợ tính năng tổng hợp doanh thu cuối ngày và xuất một hóa đơn duy nhất, tích hợp trực tiếp với hệ thống POS, giúp hộ kinh doanh quán ăn, cửa hàng tạp hóa, shop thời trang tiết kiệm thời gian xuất hóa đơn.

Có, hộ kinh doanh mới thành lập được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ngay khi có giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và mã số thuế. Thực tế, cơ quan thuế khuyến khích hộ kinh doanh đăng ký hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt, tốt nhất là trong vòng 10 ngày đầu kể từ khi bắt đầu hoạt động kinh doanh. Hộ kinh doanh mới không cần có lịch sử giao dịch hay doanh thu trước đó để đăng ký. Quy trình đăng ký: nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trực tuyến trên cổng thuedientu.gdt.gov.vn, chọn VIN-HOADON là nhà cung cấp, ký hợp đồng dịch vụ và bắt đầu phát hành hóa đơn. Lưu ý: trước khi đăng ký hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần hoàn thành đăng ký thuế ban đầu và nhận mã số thuế từ cơ quan thuế địa phương.

VIN-HOADON hỗ trợ gửi hóa đơn điện tử đến khách hàng qua nhiều kênh: (1) Email — khách nhận file PDF và XML hóa đơn, đây là kênh phổ biến nhất và có giá trị pháp lý cao; (2) Zalo — gửi link tra cứu hoặc file hóa đơn qua Zalo cá nhân hoặc Zalo OA, phù hợp với khách hàng cá nhân tại Việt Nam; (3) SMS — gửi link tra cứu hóa đơn qua tin nhắn điện thoại; (4) In mã QR trên biên lai/phiếu thu tại quầy để khách tự tra cứu bằng điện thoại; (5) Cổng tra cứu công khai — khách hàng có thể tra cứu hóa đơn trực tiếp trên cổng của VIN-HOADON hoặc cổng Tổng cục Thuế bằng mã số hóa đơn. Hộ kinh doanh nên hỏi khách hàng kênh nhận hóa đơn ưa thích và cài đặt mặc định phù hợp trong phần mềm để tiết kiệm thời gian.

VIN-HOADON cung cấp các gói dịch vụ linh hoạt phù hợp với quy mô của từng hộ kinh doanh. Thông thường có hai hình thức tính phí: (1) Theo số lượng hóa đơn — phù hợp với hộ kinh doanh phát hành ít hóa đơn, chi phí tính theo từng hóa đơn xuất ra (khoảng 500–2.000 đồng/hóa đơn tùy gói); (2) Theo gói cước hàng năm — phù hợp với hộ kinh doanh có lượng hóa đơn ổn định, bao gồm số lượng hóa đơn nhất định và các tính năng đi kèm như báo cáo doanh thu, tích hợp POS. Hộ kinh doanh nhỏ mới bắt đầu thường được dùng gói dùng thử miễn phí trong 30–90 ngày. Để biết bảng giá chính xác và cập nhật nhất, hộ kinh doanh nên liên hệ trực tiếp với VIN-HOADON hoặc truy cập website chính thức vin-hoadon.com.

Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Theo quy định hiện hành: (1) Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (POS) không cần chữ ký số riêng — hóa đơn được xác thực thông qua hệ thống kết nối trực tiếp với cơ quan thuế; (2) Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử thông thường (không qua máy tính tiền) nên có chữ ký số để ký điện tử trên hóa đơn, tăng tính pháp lý và được khách hàng doanh nghiệp chấp nhận dễ hơn; (3) Một số nhà cung cấp như VIN-HOADON hỗ trợ phương thức ký số tập trung (HSM) do nhà cung cấp quản lý, giúp hộ kinh doanh không cần mua token USB chữ ký số riêng mà vẫn có hóa đơn hợp lệ. Chi phí chữ ký số cá nhân dao động từ 700.000 đến 1.500.000 đồng/năm tùy nhà cung cấp.

Khi hóa đơn điện tử đã có mã bị sai số tiền hoặc sai tên hàng hóa, hộ kinh doanh thực hiện theo hai phương án: (1) Hóa đơn điều chỉnh — ghi nhận phần chênh lệch (tăng hoặc giảm) so với hóa đơn gốc; phù hợp khi cần điều chỉnh một phần nội dung; (2) Hóa đơn thay thế — lập hóa đơn mới hoàn toàn thay thế hóa đơn cũ, hủy bỏ hiệu lực hóa đơn gốc; phù hợp khi hóa đơn gốc có quá nhiều sai sót. Hóa đơn thay thế phải ghi 'thay thế cho hóa đơn ký hiệu..., số..., ngày...'. Cả hai phương án đều cần được cả người mua và người bán đồng ý và lưu biên bản. Nếu hóa đơn sai chưa được người mua kê khai thuế đầu vào, ưu tiên dùng hóa đơn thay thế cho gọn. VIN-HOADON hỗ trợ cả hai quy trình với hướng dẫn chi tiết trong phần mềm.