Câu Hỏi Thường Gặp

Để chi phí mua phần mềm bản quyền được tính là chi phí hợp lệ tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần đảm bảo: (1) Có hóa đơn điện tử hợp lệ từ nhà cung cấp phần mềm ghi đúng tên, địa chỉ, mã số thuế doanh nghiệp mua; (2) Thanh toán qua ngân hàng nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên; (3) Hợp đồng mua bán phần mềm ghi rõ nội dung, thời hạn sử dụng; (4) Phần mềm phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh. Phần mềm có thời hạn sử dụng dưới 1 năm hạch toán vào chi phí trả trước ngắn hạn; trên 1 năm hạch toán vào tài sản vô hình và khấu hao. IAM cung cấp phần mềm bản quyền chính hãng kèm hóa đơn điện tử đầy đủ.

Sử dụng phần mềm không có bản quyền (phần mềm lậu) vi phạm Luật Sở hữu trí tuệ 2022 và các nghị định hướng dẫn. Hậu quả pháp lý: (1) Xử phạt hành chính: từ 15-35 triệu đồng/vi phạm theo Nghị định 131/2013/NĐ-CP (đã được sửa đổi); (2) Buộc gỡ bỏ phần mềm vi phạm và tiêu hủy bản sao; (3) Nếu vi phạm nghiêm trọng hoặc có yếu tố thương mại có thể bị truy cứu hình sự theo Điều 225 Bộ luật Hình sự; (4) Chi phí mua phần mềm lậu không được hạch toán là chi phí hợp lệ tính thuế TNDN. Ngoài ra, phần mềm lậu tiềm ẩn nguy cơ mã độc, mất dữ liệu. IAM cung cấp phần mềm bản quyền chính hãng với giá cạnh tranh, đảm bảo an toàn pháp lý.

Có. Toàn bộ hóa đơn điện tử doanh nghiệp phát hành và nhận vào đều được lưu trên Hệ thống cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp có thể tra cứu qua cổng eTax hoặc hoadondientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản doanh nghiệp. Chức năng tra cứu gồm: danh sách hóa đơn đầu ra đã phát hành; danh sách hóa đơn đầu vào nhận từ nhà cung cấp; tra cứu mã xác thực CQT của từng hóa đơn; kiểm tra tình trạng hóa đơn (hợp lệ, điều chỉnh, thay thế, hủy). Đây là công cụ quan trọng để doanh nghiệp đối chiếu số liệu trước khi nộp tờ khai thuế, tránh sai lệch dẫn đến bị phạt.

Theo quy định hiện hành: BHXH bắt buộc: không áp dụng với người lao động có hợp đồng lao động dưới 1 tháng; tuy nhiên từ Luật BHXH 2024, một số mở rộng đối tượng đang được xem xét. BHYT: người lao động thời vụ không đóng BHYT qua doanh nghiệp (tự tham gia BHYT hộ gia đình). Kinh phí công đoàn: chỉ tính trên quỹ tiền lương của người lao động thuộc đối tượng BHXH bắt buộc, do đó lao động thời vụ dưới 1 tháng thường không tính vào cơ sở tính kinh phí công đoàn. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ từng trường hợp cụ thể và hỏi ý kiến cơ quan BHXH địa phương khi có số lượng lao động thời vụ lớn.

Theo quy định hiện hành (Luật Quản lý thuế 2019 và hướng dẫn của Tổng cục Thuế), doanh nghiệp phải chuyển sang kê khai thuế GTGT theo tháng khi tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong năm trước liền kề vượt 50 tỷ đồng. Dưới 50 tỷ đồng thì được kê khai theo quý. Khi doanh thu năm trước dưới 50 tỷ (được kê khai quý), nếu năm nay vượt ngưỡng thì phải chuyển sang kê khai tháng từ kỳ tiếp theo. Doanh nghiệp mới thành lập được kê khai theo quý trong 2 năm đầu bất kể doanh thu. Lưu ý: thay đổi kỳ kê khai phải được cơ quan thuế chấp thuận.

Trong thời gian người lao động nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng: doanh nghiệp và người lao động không phải đóng BHXH cho tháng đó (theo quy định hiện hành); thời gian không đóng BHXH không được tính vào thời gian hưởng chế độ. Kinh phí công đoàn: do tính trên quỹ lương làm căn cứ đóng BHXH, nên tháng người lao động không đóng BHXH thì cũng không tính vào cơ sở tính kinh phí công đoàn. Doanh nghiệp cần ghi rõ trong hợp đồng hoặc quyết định cho phép nghỉ không lương và thông báo giảm lao động tạm thời với cơ quan BHXH để tránh tranh chấp về sau.

Theo nguyên tắc chung: BHXH đóng tại cơ quan BHXH nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp (doanh nghiệp chịu trách nhiệm đóng tổng hợp cho toàn bộ lao động toàn quốc); trường hợp có chi nhánh hạch toán độc lập thì chi nhánh đóng riêng tại địa phương. Kinh phí công đoàn: nộp cho công đoàn cấp trên quản lý đơn vị, thường là Liên đoàn Lao động tỉnh/thành phố nơi trụ sở chính; nếu có chi nhánh độc lập có công đoàn cơ sở riêng thì chi nhánh đóng tại địa phương. Doanh nghiệp nhiều tỉnh nên làm việc cụ thể với cơ quan BHXH và Liên đoàn Lao động từng tỉnh để xác định rõ nghĩa vụ từng nơi.

Theo các hướng dẫn hiện hành, kinh phí công đoàn nên được chuyển khoản vào tài khoản của Liên đoàn Lao động địa phương để có chứng từ nộp tiền hợp lệ phục vụ hạch toán kế toán và kiểm tra thuế. Một số doanh nghiệp nhỏ vẫn nộp tiền mặt tại văn phòng Liên đoàn Lao động cấp huyện và nhận biên lai, tuy nhiên phương thức này ngày càng ít được khuyến khích. Từ 2026, xu hướng là tất cả các khoản đóng cho cơ quan nhà nước và tổ chức chính trị xã hội đều thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng để minh bạch và dễ đối soát. Doanh nghiệp nên hỏi tài khoản ngân hàng chính xác của Liên đoàn Lao động tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở.

Khi cơ quan thuế thông báo kiểm tra, doanh nghiệp cần chuẩn bị: (1) Hóa đơn đầu vào, đầu ra trong kỳ được kiểm tra, bao gồm file hóa đơn điện tử và bảng kê; (2) Sổ sách kế toán: sổ cái, sổ chi tiết tài khoản doanh thu và chi phí; (3) Tờ khai thuế các kỳ và chứng từ nộp tiền; (4) Hợp đồng kinh tế với khách hàng và nhà cung cấp liên quan đến giao dịch lớn; (5) Bảng lương, hợp đồng lao động, chứng từ đóng BHXH. Dữ liệu hóa đơn điện tử trên hệ thống của Tổng cục Thuế đã được đối chiếu trước khi kiểm tra, nên cần đảm bảo số liệu khớp với sổ kế toán. IAM hỗ trợ xuất báo cáo dữ liệu hóa đơn điện tử đầy đủ để phục vụ kiểm tra thuế.

Hiện nay, doanh nghiệp không cần đăng ký riêng phần mềm kế toán với cơ quan thuế. Tuy nhiên, phần mềm hóa đơn điện tử phải được đăng ký với Tổng cục Thuế (qua cổng eTax) trước khi sử dụng. Phần mềm kê khai thuế phải sử dụng đúng định dạng XML quy định của Tổng cục Thuế. Lưu ý quan trọng: dữ liệu từ phần mềm kế toán phải khớp với dữ liệu hóa đơn điện tử đã nộp cho cơ quan thuế, vì cơ quan thuế có thể đối chiếu hai nguồn dữ liệu này trong quá trình kiểm tra. Sử dụng phần mềm kế toán tích hợp với hóa đơn điện tử (như giải pháp của IAM) giúp giảm thiểu sai lệch số liệu.