Câu Hỏi Thường Gặp

IAM POS là phần mềm quản lý bán hàng tại điểm bán (Point of Sale) được phát triển bởi IAM Software, tích hợp sẵn hóa đơn điện tử, quản lý kho, quản lý khách hàng và kết nối sàn thương mại điện tử. IAM POS phù hợp với: hộ kinh doanh cá thể, cửa hàng bán lẻ, siêu thị mini, nhà hàng, quán cà phê, shop thời trang, cửa hàng điện thoại, và doanh nghiệp vừa và nhỏ cần quản lý bán hàng đa kênh. Điểm mạnh là tích hợp trực tiếp với IAM Invoice để xuất hóa đơn điện tử ngay tại quầy thu ngân, không cần thao tác thủ công sang phần mềm khác.

Khi hộ kinh doanh chuyển đổi sang doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty TNHH, mã số thuế sẽ thay đổi (doanh nghiệp có mã số thuế mới 10 số cho tổ chức), do đó hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh cũ không thể tiếp tục sử dụng. Hộ kinh doanh cần: (1) Kết thúc sổ sách và hủy số hóa đơn còn tồn của hộ kinh doanh cũ; (2) Đăng ký mới hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới với mã số thuế mới; (3) Thông báo với khách hàng thường xuyên về việc thay đổi thông tin xuất hóa đơn. Quá trình chuyển đổi có thể mất 1–2 tuần; hộ kinh doanh nên lên kế hoạch trước để không bị gián đoạn trong việc xuất hóa đơn.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, phần mềm bán hàng và máy tính tiền dùng để khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật kết nối với hệ thống của Tổng cục Thuế. Hộ kinh doanh không cần tự kiểm định thiết bị, nhưng phải sử dụng phần mềm/thiết bị của nhà cung cấp đã được Tổng cục Thuế chấp thuận và cấp phép kết nối. Danh sách các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được chấp thuận được đăng tải công khai trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Hộ kinh doanh không được tự phát triển phần mềm kết nối mà không qua quy trình chứng nhận.

Đối với hộ kinh doanh nhà hàng, quán ăn, khi khách yêu cầu tách bill (nhiều người trả riêng) hoặc hợp bill (nhiều bàn trả chung), phần mềm POS tích hợp hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ tách/hợp đơn trước khi phát hành hóa đơn chính thức. Mỗi đơn hàng cuối cùng sau khi tách/hợp mới được xuất hóa đơn điện tử. Quan trọng: không được xuất hóa đơn trước rồi mới tách/hợp vì hóa đơn đã cấp mã không được sửa trực tiếp. Các phần mềm như IAM POS, VIN-HOADON đều có tính năng quản lý bàn, tách/hợp bàn và chỉ phát hành hóa đơn khi đơn hàng được xác nhận hoàn tất.

Theo Nghị quyết và lộ trình của Tổng cục Thuế, từ năm 2026, cá nhân kinh doanh (hộ kinh doanh cá thể) sẽ dần được chuyển sang sử dụng số CCCD (số định danh cá nhân) thay thế mã số thuế 10 số riêng biệt trong một số giao dịch thuế. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử hiện tại vẫn sử dụng mã số thuế truyền thống cho đến khi có thông báo chính thức về thời điểm chuyển đổi hoàn toàn. Hộ kinh doanh cần theo dõi thông báo từ Chi cục Thuế địa phương để cập nhật kịp thời, tránh phát hành hóa đơn với mã số thuế cũ sau thời điểm yêu cầu chuyển đổi.

Theo chính sách Chương trình chuyển đổi số quốc gia và Nghị quyết hỗ trợ hộ kinh doanh, nhà nước cung cấp các hỗ trợ bao gồm: (1) Tư vấn miễn phí về đăng ký hóa đơn điện tử, kê khai thuế điện tử tại các Chi cục Thuế địa phương; (2) Đào tạo kỹ năng số miễn phí qua các chương trình của Bộ TT&TT và VCCI; (3) Hỗ trợ tiếp cận phần mềm hóa đơn điện tử với chi phí ưu đãi thông qua các nhà cung cấp được chứng nhận; (4) Ưu tiên hộ kinh doanh chuyển đổi số trong các gói tín dụng ưu đãi của ngân hàng chính sách; (5) Cổng dịch vụ công quốc gia hỗ trợ thực hiện thủ tục hành chính thuế, đăng ký kinh doanh hoàn toàn trực tuyến.

Có, sử dụng hóa đơn điện tử đầy đủ và minh bạch giúp hộ kinh doanh tăng đáng kể khả năng tiếp cận vốn vay ngân hàng. Dữ liệu hóa đơn điện tử là bằng chứng doanh thu hợp pháp, được nhiều ngân hàng như Agribank, VietinBank, BIDV chấp nhận thay thế cho sổ sách kế toán thủ công khi thẩm định cho vay. Ngân hàng có thể truy cập cổng thuế để xác minh doanh thu thực tế của hộ kinh doanh, giúp quá trình xét duyệt nhanh hơn và hạn mức vay cao hơn. Hộ kinh doanh không có hóa đơn sẽ khó chứng minh doanh thu và thường chỉ có thể vay theo tài sản thế chấp.

Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm xuất hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ, không phải khi nhận đặt cọc hay đặt hàng. Tuy nhiên, nếu hộ kinh doanh nhận tiền trước (đặt cọc/thanh toán toàn bộ trước khi giao hàng), cần xuất hóa đơn theo từng lần thu tiền hoặc xuất một lần khi giao hàng tùy theo thỏa thuận. Đối với hợp đồng dài hạn hoặc dự án, thường xuất hóa đơn theo từng đợt nghiệm thu hoặc theo tiến độ thanh toán thực tế. Hộ kinh doanh cần ghi rõ điều khoản xuất hóa đơn trong hợp đồng để tránh tranh chấp.

Đơn vị mua hàng là cơ quan nhà nước thường yêu cầu hóa đơn điện tử hợp lệ (đã cấp mã, đúng thông tin) trước khi thanh toán. Nếu hóa đơn bị lỗi (sai thông tin, chưa cấp mã, chưa truyền lên thuế), bên mua thường không thể hạch toán chi phí và có thể từ chối thanh toán hoặc yêu cầu xuất lại hóa đơn đúng. Hộ kinh doanh cần kiểm tra trạng thái hóa đơn trên cổng thuế trước khi gửi cho khách hàng là cơ quan/tổ chức nhà nước. Nếu phát hiện lỗi sau khi gửi, cần lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế và thông báo cho bên mua ngay để không ảnh hưởng đến tiến độ thanh toán.