Câu Hỏi Thường Gặp

Có, sau khi hóa đơn điện tử được ký và có mã của Tổng cục Thuế, IAM POS/IAM Invoice có thể gửi hóa đơn cho khách hàng qua email tự động. Hệ thống có thể cấu hình gửi email tự động ngay sau khi hóa đơn được phát hành — khách hàng nhận được file PDF hóa đơn trong hộp thư không cần chờ đợi. Hóa đơn điện tử cũng có thể chia sẻ qua link hoặc mã QR để khách xem và tải về. Đối với gửi qua Zalo, hộ kinh doanh có thể copy link hóa đơn và gửi thủ công qua Zalo, hoặc tích hợp tự động nếu có kết nối Zalo OA. Cần cấu hình địa chỉ email gửi đi trong phần Cấu hình hệ thống của IAM Invoice.

Đây là hạn chế của các giải pháp POS cloud-based: IAM POS cần kết nối internet để hoạt động đầy đủ. Khi mất internet, các chức năng real-time như đồng bộ hóa đơn, kết nối sàn TMĐT sẽ không hoạt động. Để giảm thiểu rủi ro gián đoạn, hộ kinh doanh nên: (1) Dùng router wifi có kết nối 4G dự phòng; (2) Chuẩn bị SIM 4G hotspot dự phòng trên điện thoại; (3) Đăng ký gói internet có backup line. Trong trường hợp khẩn cấp mất internet ngắn hạn, có thể ghi tay đơn hàng và nhập lại vào hệ thống khi có mạng trở lại. Nhu cầu offline mode là feedback phổ biến với các nhà cung cấp POS cloud và thường được bổ sung trong các phiên bản sau.

Map sản phẩm (product mapping) trong IAM POS là bước liên kết sản phẩm từ nguồn ngoài (sàn TMĐT hoặc hóa đơn mua vào từ TCT) với sản phẩm đã có trong danh mục IAM POS. Ví dụ: sản phẩm 'Áo thun nam size M màu xanh' trên Shopee cần được map với mã sản phẩm 'ATM-BLUE-M' trong kho IAM POS. Bước này quan trọng vì: (1) Khi Shopee có đơn, IAM POS biết phải trừ kho mặt hàng nào; (2) Hóa đơn mua vào từ TCT được nhận dạng đúng mặt hàng để cộng kho. Nếu không map, hệ thống không thể tự động cập nhật tồn kho đúng sản phẩm. Chỉ cần map một lần, các đơn hàng sau tự động áp dụng.

IAM POS hỗ trợ nhiều tài khoản người dùng, và đơn hàng được ghi nhận theo tài khoản người tạo. Do đó, hệ thống có thể lọc và xem doanh thu theo từng nhân viên bán hàng trong kỳ. Tính năng này giúp chủ cửa hàng đánh giá hiệu suất từng nhân viên, khen thưởng nhân viên xuất sắc hoặc phát hiện bất thường trong dữ liệu bán hàng. Đây cũng là công cụ hữu ích để tính hoa hồng hoặc thưởng KPI bán hàng cuối tháng. Hộ kinh doanh có nhiều nhân viên nên thiết lập tài khoản riêng cho từng người thay vì dùng chung một tài khoản.

IAM POS không phải phần mềm kê khai thuế — chức năng chính của nó là quản lý bán hàng và hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, dữ liệu từ IAM POS là đầu vào quan trọng cho việc kê khai thuế: tổng doanh thu từ báo cáo IAM POS + hóa đơn điện tử đã phát hành từ IAM Invoice = cơ sở để điền tờ khai thuế GTGT và TNCN theo kỳ. Hộ kinh doanh vẫn cần kê khai trực tiếp trên Cổng dịch vụ công hoặc phần mềm HTKK, hoặc nhờ đại lý thuế nộp thay. Dữ liệu hóa đơn điện tử từ IAM Invoice cũng được Tổng cục Thuế nắm, giúp việc đối chiếu kê khai trở nên dễ dàng và minh bạch hơn.

Khi hóa đơn điện tử đã được ký và đồng bộ lên Tổng cục Thuế bị sai thông tin, không thể sửa trực tiếp — đây là quy định bắt buộc để đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn. Có hai cách xử lý: (1) Lập hóa đơn điều chỉnh nếu sai thông tin nhưng giao dịch vẫn hợp lệ (sai giá, sai số lượng); (2) Lập hóa đơn thay thế nếu cần thay toàn bộ nội dung, hoặc hủy nếu giao dịch không thực hiện. IAM Invoice (kết nối với IAM POS) hỗ trợ lập hóa đơn điều chỉnh và thay thế đúng quy trình Nghị định 123/2020. Hóa đơn nháp chưa ký thì chỉ cần xóa và tạo lại — không cần làm điều chỉnh.

Đơn vị chuyển đổi (unit conversion) trong IAM POS cho phép một sản phẩm được bán theo nhiều đơn vị khác nhau với giá khác nhau. Ví dụ: nước khoáng có thể bán theo chai (đơn vị lẻ, giá 10.000đ) hoặc theo thùng 24 chai (đơn vị buôn, giá 200.000đ) — cùng một sản phẩm trong kho nhưng có hai mức giá và đơn vị. Khi bán 1 thùng, hệ thống tự động trừ 24 đơn vị chai trong kho. Tương tự: gạo bán theo kg hoặc bao 25kg; vải bán theo mét hoặc cuộn. Tính năng này giúp quản lý kho thống nhất trong khi linh hoạt về đơn vị bán hàng.

Với hộ kinh doanh mới dùng IAM POS, thứ tự thiết lập ban đầu khuyến nghị là: (1) Cập nhật thông tin tổ chức (tên, MST, địa chỉ); (2) Cấu hình định dạng số (dấu phẩy/chấm phân cách); (3) Kết nối hóa đơn điện tử (cấu hình tài khoản IAM Invoice hoặc dịch vụ hóa đơn điện tử đang dùng); (4) Tạo danh mục sản phẩm — có thể import từ Excel nếu có nhiều mặt hàng; (5) Nhập thông tin khách hàng thường xuyên; (6) Cấu hình bảng giá và chương trình khuyến mại (nếu có); (7) Nhập tồn kho ban đầu qua chức năng kiểm kê. Sau các bước này, hệ thống đã sẵn sàng để bắt đầu bán hàng chính thức.

IAM POS có điểm khác biệt chính so với các phần mềm POS khác trên thị trường Việt Nam: (1) Tích hợp hóa đơn điện tử nội bộ với IAM Invoice — không cần phần mềm hóa đơn riêng, dữ liệu đồng bộ liền mạch; (2) Kết nối đọc hóa đơn mua vào từ cổng Tổng cục Thuế trực tiếp, giúp quản lý chi phí đầu vào không cần nhập tay; (3) Thuộc hệ sinh thái IAM Software gồm IAM Invoice, IAM Contract, IAM CRM — dữ liệu khách hàng dùng chung; (4) Phù hợp đặc thù quy định thuế Việt Nam, được cập nhật theo các Nghị định mới. Tuy nhiên KiotViet và Sapo có thị phần lớn hơn và nhiều tính năng bán hàng nâng cao hơn ở thời điểm hiện tại.

IAM POS cung cấp các báo cáo quản trị gồm: (1) Báo cáo doanh thu theo ngày, tuần, tháng, quý — xem tổng doanh thu và so sánh các kỳ; (2) Báo cáo doanh thu theo sản phẩm — biết sản phẩm nào bán chạy nhất, đóng góp doanh thu cao nhất; (3) Tổng hợp tồn kho — xem số lượng còn lại theo từng mặt hàng. Tất cả báo cáo đều có thể lọc theo khoảng thời gian tùy chọn và xuất ra file Excel để phân tích thêm. Đây là dữ liệu quan trọng để hộ kinh doanh ra quyết định nhập hàng, điều chỉnh danh mục sản phẩm và lập kế hoạch kinh doanh.