Câu Hỏi Thường Gặp

IAM POS là phần mềm cloud-based, dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của IAM Software chứ không phải trên máy tính tại cửa hàng. Điều này đồng nghĩa: mất điện, hỏng máy tính hay điện thoại không làm mất dữ liệu. Dữ liệu được sao lưu định kỳ tự động theo chính sách của IAM Software. Tuy nhiên, khi mất internet, một số chức năng real-time có thể bị gián đoạn — hộ kinh doanh nên có kế hoạch dự phòng (wifi dự phòng, 4G hotspot) để đảm bảo liên tục hoạt động. So với phần mềm POS cài đặt truyền thống, giải pháp cloud an toàn hơn nhiều về mặt dữ liệu.

Có, IAM POS có module Mua hàng cho phép quản lý toàn bộ quy trình nhập hàng từ nhà cung cấp. Các bước gồm: đăng ký nhà cung cấp → tạo đơn hàng mua (có thể tạo trực tiếp, tạo từ hóa đơn điện tử của nhà cung cấp trên cổng TCT, hoặc import từ Excel) → xác nhận nhập hàng → hệ thống tự động tăng tồn kho. Hộ kinh doanh có thể theo dõi lịch sử mua hàng từng nhà cung cấp, công nợ phải trả và đối chiếu với hóa đơn đầu vào. Tính năng này giúp vòng quản lý mua-bán-tồn kho khép kín trong một hệ thống duy nhất.

IAM POS có điểm khác biệt chính so với các phần mềm POS khác trên thị trường Việt Nam: (1) Tích hợp hóa đơn điện tử nội bộ với IAM Invoice — không cần phần mềm hóa đơn riêng, dữ liệu đồng bộ liền mạch; (2) Kết nối đọc hóa đơn mua vào từ cổng Tổng cục Thuế trực tiếp, giúp quản lý chi phí đầu vào không cần nhập tay; (3) Thuộc hệ sinh thái IAM Software gồm IAM Invoice, IAM Contract, IAM CRM — dữ liệu khách hàng dùng chung; (4) Phù hợp đặc thù quy định thuế Việt Nam, được cập nhật theo các Nghị định mới. Tuy nhiên KiotViet và Sapo có thị phần lớn hơn và nhiều tính năng bán hàng nâng cao hơn ở thời điểm hiện tại.

Có, IAM POS hỗ trợ kết nối với TikTok Shop. Sau khi liên kết tài khoản TikTok Shop với IAM POS, đơn hàng TikTok sẽ được đồng bộ về hệ thống. Hộ kinh doanh có thể xử lý đơn hàng TikTok Shop cùng với đơn Shopee, Lazada và bán tại quầy trong cùng một giao diện mà không cần chuyển qua lại giữa nhiều app. Tính năng tạo hóa đơn điện tử hàng loạt từ đơn TikTok Shop đặc biệt hữu ích khi volume đơn hàng lớn vào các ngày sale (11/11, 12/12). Map sản phẩm TikTok với kho IAM POS để tồn kho được cập nhật chính xác.

Đơn vị chuyển đổi (unit conversion) trong IAM POS cho phép một sản phẩm được bán theo nhiều đơn vị khác nhau với giá khác nhau. Ví dụ: nước khoáng có thể bán theo chai (đơn vị lẻ, giá 10.000đ) hoặc theo thùng 24 chai (đơn vị buôn, giá 200.000đ) — cùng một sản phẩm trong kho nhưng có hai mức giá và đơn vị. Khi bán 1 thùng, hệ thống tự động trừ 24 đơn vị chai trong kho. Tương tự: gạo bán theo kg hoặc bao 25kg; vải bán theo mét hoặc cuộn. Tính năng này giúp quản lý kho thống nhất trong khi linh hoạt về đơn vị bán hàng.

IAM POS cung cấp các báo cáo quản trị gồm: (1) Báo cáo doanh thu theo ngày, tuần, tháng, quý — xem tổng doanh thu và so sánh các kỳ; (2) Báo cáo doanh thu theo sản phẩm — biết sản phẩm nào bán chạy nhất, đóng góp doanh thu cao nhất; (3) Tổng hợp tồn kho — xem số lượng còn lại theo từng mặt hàng. Tất cả báo cáo đều có thể lọc theo khoảng thời gian tùy chọn và xuất ra file Excel để phân tích thêm. Đây là dữ liệu quan trọng để hộ kinh doanh ra quyết định nhập hàng, điều chỉnh danh mục sản phẩm và lập kế hoạch kinh doanh.

Có, IAM POS là phần mềm web-based nên có thể truy cập và sử dụng trên mọi thiết bị có trình duyệt web: máy tính để bàn, laptop, máy tính bảng, và điện thoại thông minh. Giao diện responsive tự điều chỉnh phù hợp với kích thước màn hình. Điều này đặc biệt tiện lợi cho hộ kinh doanh muốn kiểm tra báo cáo doanh thu, tồn kho hoặc xử lý đơn hàng khi không ngồi tại quầy. Với thu ngân, màn hình máy tính 15-17 inch hoặc máy tính bảng 10 inch trở lên sẽ cho trải nghiệm bán hàng tốt nhất.

Với hộ kinh doanh mới dùng IAM POS, thứ tự thiết lập ban đầu khuyến nghị là: (1) Cập nhật thông tin tổ chức (tên, MST, địa chỉ); (2) Cấu hình định dạng số (dấu phẩy/chấm phân cách); (3) Kết nối hóa đơn điện tử (cấu hình tài khoản IAM Invoice hoặc dịch vụ hóa đơn điện tử đang dùng); (4) Tạo danh mục sản phẩm — có thể import từ Excel nếu có nhiều mặt hàng; (5) Nhập thông tin khách hàng thường xuyên; (6) Cấu hình bảng giá và chương trình khuyến mại (nếu có); (7) Nhập tồn kho ban đầu qua chức năng kiểm kê. Sau các bước này, hệ thống đã sẵn sàng để bắt đầu bán hàng chính thức.

Có, đây là tính năng đặc biệt của IAM POS: hệ thống có thể đồng bộ hóa đơn đầu vào (hóa đơn mua hàng) trực tiếp từ cổng dữ liệu Tổng cục Thuế. Hộ kinh doanh không cần nhập tay thông tin hóa đơn mua vào — chỉ cần yêu cầu đồng bộ, hệ thống tự lấy danh sách hóa đơn điện tử mà nhà cung cấp đã xuất cho mình. Sau đó thực hiện 'Map sản phẩm' để liên kết mặt hàng trên hóa đơn đầu vào với sản phẩm trong kho và tạo đơn hàng mua. Tính năng này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian nhập liệu và đối soát hóa đơn đầu vào.

IAM POS được xây dựng trên nền tảng cloud, hỗ trợ quản lý tập trung cho hộ kinh doanh có nhiều điểm bán hoặc chi nhánh. Mỗi chi nhánh có thể có tài khoản nhân viên riêng, bảng giá riêng, kho riêng nhưng dữ liệu được tổng hợp về một hệ thống duy nhất. Chủ hộ kinh doanh hoặc quản lý có thể xem báo cáo doanh thu, tồn kho từng chi nhánh và tổng hợp toàn chuỗi mà không cần đến trực tiếp. Đây là lợi thế lớn so với phần mềm POS cài đặt truyền thống vốn bị giới hạn trong một thiết bị.