Câu Hỏi Thường Gặp

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (loại C) gần như không thể làm giả vì mỗi hóa đơn có mã xác thực duy nhất từ Tổng cục Thuế, có thể tra cứu trực tiếp trên cổng hoadondientu.gdt.gov.vn. Tuy nhiên, kẻ gian có thể tạo bản in hóa đơn giả (chỉnh sửa số tiền, thông tin) để trình chứng từ. Để phòng tránh: (1) Khách hàng nhận hóa đơn nên tự tra cứu trên cổng thuế theo mã hóa đơn hoặc quét mã QR thay vì chỉ nhìn bản in; (2) Hộ kinh doanh nên gửi hóa đơn qua email/Zalo trực tiếp từ phần mềm thay vì chỉ giao bản in. Bản điện tử gốc (file XML) là chứng từ duy nhất có giá trị pháp lý cao nhất.

Theo chính sách Chương trình chuyển đổi số quốc gia và Nghị quyết hỗ trợ hộ kinh doanh, nhà nước cung cấp các hỗ trợ bao gồm: (1) Tư vấn miễn phí về đăng ký hóa đơn điện tử, kê khai thuế điện tử tại các Chi cục Thuế địa phương; (2) Đào tạo kỹ năng số miễn phí qua các chương trình của Bộ TT&TT và VCCI; (3) Hỗ trợ tiếp cận phần mềm hóa đơn điện tử với chi phí ưu đãi thông qua các nhà cung cấp được chứng nhận; (4) Ưu tiên hộ kinh doanh chuyển đổi số trong các gói tín dụng ưu đãi của ngân hàng chính sách; (5) Cổng dịch vụ công quốc gia hỗ trợ thực hiện thủ tục hành chính thuế, đăng ký kinh doanh hoàn toàn trực tuyến.

Việc chuyển sang hóa đơn điện tử không tự động dẫn đến truy thu thuế từ các năm trước. Tuy nhiên, khi dữ liệu hóa đơn điện tử phản ánh doanh thu thực tế cao hơn nhiều so với thuế khoán đã nộp trước đây, cơ quan thuế có thể tiến hành thanh tra để xem xét các năm trước. Hộ kinh doanh nên chủ động rà soát lại nghĩa vụ thuế trước khi chuyển đổi và nếu phát hiện có sai sót thuế cũ, nên tự nguyện khai bổ sung để giảm thiểu mức phạt theo quy định. Nhìn chung, hộ kinh doanh thực hiện minh bạch hóa từ đầu sẽ ít rủi ro hơn là che giấu doanh thu và bị phát hiện về sau.

Tổng cục Thuế công nhận các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng điều kiện kỹ thuật theo Thông tư 32/2025/TT-BTC và Quyết định của Bộ Tài chính. Hiện nay, các phần mềm phổ biến được nhiều hộ kinh doanh sử dụng bao gồm: IAM Invoice, VIN-HOADON, MS Invoice, VNPT Invoice, Viettel Invoice, Fast e-Invoice, MISA e-Invoice… Tất cả đều kết nối trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế để truyền dữ liệu và nhận mã xác thực. Hộ kinh doanh nên chọn phần mềm phù hợp với quy mô và ngành nghề, đồng thời chú ý đến chi phí duy trì hàng năm và chất lượng hỗ trợ kỹ thuật.

Khi khách hàng phản ánh hóa đơn điện tử không hợp lệ, hộ kinh doanh cần kiểm tra theo thứ tự: (1) Hóa đơn đã được cơ quan thuế cấp mã chưa (tra cứu trên cổng hoadondientu.gdt.gov.vn); (2) Chữ ký số trên hóa đơn còn hiệu lực tại thời điểm ký không; (3) Thông tin trên hóa đơn (mã số thuế, tên, địa chỉ) có khớp với đăng ký kinh doanh không; (4) Hóa đơn đã bị hủy hoặc thay thế chưa. Nếu hóa đơn đúng trên hệ thống nhưng khách vẫn không tra cứu được, có thể do lỗi kỹ thuật tạm thời trên cổng thuế — thử lại sau vài giờ hoặc liên hệ nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ.

Có, nếu chủ nhà cho thuê mặt bằng thuộc diện có doanh thu từ cho thuê tài sản, họ phải xuất hóa đơn điện tử cho bên thuê (hộ kinh doanh). Doanh thu cho thuê tài sản chịu thuế GTGT 5% và thuế TNCN 5% trên doanh thu theo quy định. Nếu chủ nhà không xuất hóa đơn, hộ kinh doanh thuê nhà không có chứng từ hợp lệ để hạch toán chi phí thuê mặt bằng khi kê khai thuế theo phương pháp thu nhập tính thuế. Trong trường hợp chủ nhà là cá nhân không đăng ký kinh doanh và không xuất hóa đơn, hộ kinh doanh cần tự khai nộp thuế thay theo mẫu hướng dẫn của cơ quan thuế.

Có, khi hộ kinh doanh thay đổi địa chỉ kinh doanh, cần thực hiện: (1) Cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh tại Phòng Tài chính – Kế hoạch cấp huyện/quận; (2) Thông báo thay đổi thông tin với cơ quan thuế; (3) Cập nhật thông tin trên phần mềm hóa đơn điện tử (địa chỉ trên mẫu hóa đơn phát hành sau đó). Hóa đơn đã phát hành với địa chỉ cũ trước ngày thay đổi vẫn có giá trị. Không cần hủy và phát hành lại hóa đơn cũ. Hộ kinh doanh chuyển địa bàn sang quận/huyện khác hoặc tỉnh khác cần chuyển hồ sơ quản lý thuế sang Chi cục Thuế mới.

Có, hộ kinh doanh hoàn toàn có thể gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua email, Zalo, Viber hoặc bất kỳ kênh liên lạc điện tử nào theo thỏa thuận giữa hai bên, miễn là hóa đơn đó đã được cơ quan thuế cấp mã hợp lệ. Thông thường, phần mềm hóa đơn điện tử như IAM Invoice, VIN-HOADON hỗ trợ gửi tự động qua email hoặc chia sẻ link tra cứu hóa đơn qua Zalo sau khi hóa đơn được cấp mã. Hộ kinh doanh nên hỏi khách hàng muốn nhận hóa đơn qua kênh nào khi bán hàng để gửi kịp thời.

Có. Hộ kinh doanh đăng ký mới từ sau ngày 01/7/2022 bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử ngay từ đầu, không được phép dùng hóa đơn giấy đặt in hoặc hóa đơn tự in. Ngay sau khi được cấp mã số thuế, hộ kinh doanh cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế (nộp Mẫu 01/ĐKTĐ). Việc đăng ký hóa đơn điện tử được khuyến nghị hoàn thành trước ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh để đảm bảo có thể xuất hóa đơn hợp lệ ngay từ giao dịch đầu tiên.

Có. Khi hộ kinh doanh tạm ngừng hoạt động, cần thông báo chính thức cho cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế theo Mẫu quy định. Trong thời gian tạm ngừng, hộ kinh doanh không được phát hành hóa đơn điện tử. Hóa đơn đã đăng ký nhưng chưa sử dụng cần được báo cáo tình trạng với cơ quan thuế. Khi tiếp tục hoạt động trở lại, hộ kinh doanh cần thông báo lại với cơ quan thuế và có thể tiếp tục sử dụng ký hiệu hóa đơn đã đăng ký. Không tạm ngừng đúng quy trình có thể bị phạt hành chính từ 1 triệu đến 3 triệu đồng.