Câu Hỏi Thường Gặp

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, hoặc thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ. Trong thực tế, đối với hộ kinh doanh bán lẻ, hóa đơn phải được xuất ngay khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ xong, không được để chậm. Trường hợp bán lẻ nhỏ lẻ cho người tiêu dùng cá nhân không lấy hóa đơn, có thể lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày. Xuất hóa đơn chậm so với quy định có thể bị phạt từ 4 đến 8 triệu đồng tùy mức độ vi phạm.

Hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp mã và gửi cho người mua không thể 'xóa' hoàn toàn mà chỉ có thể hủy hoặc thay thế. Nếu hóa đơn chưa lập bảng kê, chưa dùng để kê khai thuế, hộ kinh doanh có thể thỏa thuận với người mua để hủy (hai bên ký biên bản hủy) và lập hóa đơn mới thay thế. Hóa đơn đã dùng để kê khai thuế phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế kèm thông báo 04/SS. Không được hủy hóa đơn đơn phương mà không thông báo cho cơ quan thuế; hành vi này có thể bị coi là gian lận thuế.

Không nhất thiết. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh bán lẻ cho người tiêu dùng cá nhân (không lấy hóa đơn) có thể lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày để ghi nhận toàn bộ doanh thu trong ngày thay vì phải xuất từng hóa đơn lẻ cho mỗi giao dịch. Điều này phù hợp với các hộ kinh doanh như quán ăn, cà phê, tạp hóa, salon… Tuy nhiên, khi khách hàng yêu cầu hóa đơn riêng, hộ kinh doanh phải xuất ngay tại thời điểm giao dịch. Phần mềm POS như IAM POS, VIN-HOADON hỗ trợ cả hai chế độ: xuất hóa đơn lẻ và tổng hợp cuối ngày.

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (loại C), hộ kinh doanh cần chữ ký số để ký tờ khai đăng ký (01/ĐKTĐ) và để ký xác nhận các hóa đơn trước khi gửi lên cơ quan thuế cấp mã. Tuy nhiên, đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (theo Nghị định 70/2025), dữ liệu được truyền tự động từ phần mềm POS lên cổng thuế, một số trường hợp không bắt buộc ký số trên từng hóa đơn lẻ mà chỉ cần ký trên tờ khai tổng hợp. Hộ kinh doanh nên mua chữ ký số sớm (IntrustCA, VINCA, FASTCA, I-CA) vì chữ ký số còn cần thiết cho kê khai thuế, BHXH và nhiều giao dịch hành chính điện tử khác.

Có, hộ kinh doanh có thể tạo tài khoản phụ (sub-account) trên phần mềm hóa đơn điện tử và phân quyền cho nhân viên hoặc kế toán được phép xuất hóa đơn. Quyền hạn có thể giới hạn ở mức: chỉ xuất hóa đơn, xem báo cáo, hoặc không được hủy/điều chỉnh hóa đơn đã phát hành. Tuy nhiên, chữ ký số trên hóa đơn vẫn phải là chữ ký số của chủ hộ kinh doanh hoặc người được ủy quyền hợp pháp (có văn bản ủy quyền lưu trữ và khai báo với cơ quan thuế). Các phần mềm như IAM Invoice, VIN-HOADON đều hỗ trợ tính năng phân quyền đa người dùng.

Có, ứng dụng eTax Mobile của Tổng cục Thuế cho phép hộ kinh doanh tra cứu thông tin thuế, xem thông báo thuế, nộp thuế online qua điện thoại. Tuy nhiên, để kê khai tờ khai thuế (GTGT, TNCN theo quý/năm), hộ kinh doanh cần sử dụng cổng eTax tại thuedientu.gdt.gov.vn hoặc phần mềm kê khai thuế HTKK. Nhiều phần mềm hóa đơn điện tử như IAM Invoice, VIN-HOADON cũng tích hợp tính năng xuất file XML tờ khai thuế để hộ kinh doanh nộp trực tiếp, giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công.

Có, Tổng cục Thuế cung cấp cổng hóa đơn điện tử tại địa chỉ hoadondientu.gdt.gov.vn hỗ trợ một số hộ kinh doanh có nhu cầu đơn giản. Tuy nhiên, hệ thống này có hạn chế về tính năng: không quản lý kho hàng, không báo cáo tự động, không tích hợp máy POS, giao diện phức tạp hơn với người ít kinh nghiệm. Đối với hộ kinh doanh có khối lượng hóa đơn lớn hoặc cần quản lý tổng hợp, nên sử dụng phần mềm chuyên dụng như IAM Invoice, VIN-HOADON, MS Invoice để tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình kê khai thuế.

Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu trên 500 triệu đồng/năm và sử dụng phương pháp kê khai theo thu nhập tính thuế được khuyến nghị (và trong một số trường hợp bắt buộc) phải sử dụng tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh, tách biệt với tài khoản cá nhân. Điều này giúp cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu doanh thu qua ngân hàng với hóa đơn điện tử. Hộ kinh doanh không tách tài khoản có thể bị cơ quan thuế ấn định doanh thu hoặc xử phạt. Việc có tài khoản kinh doanh riêng cũng giúp hộ kinh doanh dễ vay vốn ngân hàng hơn.

Hộ kinh doanh cá thể (không phải doanh nghiệp) nộp thuế theo phương pháp tỷ lệ % trên doanh thu, không áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT như doanh nghiệp. Do đó, hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh không phải là 'hóa đơn GTGT 10%' theo nghĩa thông thường mà doanh nghiệp mua vào có thể khấu trừ thuế đầu vào. Doanh nghiệp mua hàng từ hộ kinh doanh chỉ có thể hạch toán vào chi phí hợp lệ nhưng không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào từ hóa đơn của hộ kinh doanh. Đây là điểm hộ kinh doanh cần giải thích rõ cho khách hàng doanh nghiệp khi có yêu cầu.

Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu trên 500 triệu đồng/năm nộp thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu như sau: (1) Thuế GTGT: 1% đối với phân phối, cung cấp hàng hóa; 5% đối với dịch vụ, xây dựng; 3% đối với sản xuất, vận tải, dịch vụ gắn với hàng hóa; (2) Thuế TNCN: 0,5% đối với phân phối hàng hóa; 2% đối với dịch vụ; 1,5% đối với sản xuất, vận tải. Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm được miễn cả hai loại thuế này. Ngoài ra, hộ kinh doanh cũng phải nộp lệ phí môn bài hàng năm tùy mức doanh thu.