Câu Hỏi Thường Gặp

Hộ kinh doanh dịch vụ như cắt tóc, nail, spa, giặt ủi có địa điểm cố định, đăng ký mã số thuế và doanh thu trên 500 triệu đồng/năm thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo lộ trình của cơ quan thuế địa phương. Với các dịch vụ bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng cá nhân, hộ kinh doanh có thể áp dụng chế độ xuất hóa đơn tổng hợp cuối ngày thay vì xuất từng hóa đơn riêng. Hộ kinh doanh dịch vụ nhỏ (tóc, nail, spa) nên chọn phần mềm hóa đơn điện tử đơn giản, dễ dùng, tích hợp với máy POS để tối giản quy trình xuất hóa đơn cho từng khách.

Có. Hộ kinh doanh đăng ký mới từ sau ngày 01/7/2022 bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử ngay từ đầu, không được phép dùng hóa đơn giấy đặt in hoặc hóa đơn tự in. Ngay sau khi được cấp mã số thuế, hộ kinh doanh cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế (nộp Mẫu 01/ĐKTĐ). Việc đăng ký hóa đơn điện tử được khuyến nghị hoàn thành trước ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh để đảm bảo có thể xuất hóa đơn hợp lệ ngay từ giao dịch đầu tiên.

Có, hộ kinh doanh hoàn toàn có thể gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua email, Zalo, Viber hoặc bất kỳ kênh liên lạc điện tử nào theo thỏa thuận giữa hai bên, miễn là hóa đơn đó đã được cơ quan thuế cấp mã hợp lệ. Thông thường, phần mềm hóa đơn điện tử như IAM Invoice, VIN-HOADON hỗ trợ gửi tự động qua email hoặc chia sẻ link tra cứu hóa đơn qua Zalo sau khi hóa đơn được cấp mã. Hộ kinh doanh nên hỏi khách hàng muốn nhận hóa đơn qua kênh nào khi bán hàng để gửi kịp thời.

Khi khách hàng phản ánh hóa đơn điện tử không hợp lệ, hộ kinh doanh cần kiểm tra theo thứ tự: (1) Hóa đơn đã được cơ quan thuế cấp mã chưa (tra cứu trên cổng hoadondientu.gdt.gov.vn); (2) Chữ ký số trên hóa đơn còn hiệu lực tại thời điểm ký không; (3) Thông tin trên hóa đơn (mã số thuế, tên, địa chỉ) có khớp với đăng ký kinh doanh không; (4) Hóa đơn đã bị hủy hoặc thay thế chưa. Nếu hóa đơn đúng trên hệ thống nhưng khách vẫn không tra cứu được, có thể do lỗi kỹ thuật tạm thời trên cổng thuế — thử lại sau vài giờ hoặc liên hệ nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ.

Có, nếu chủ nhà cho thuê mặt bằng thuộc diện có doanh thu từ cho thuê tài sản, họ phải xuất hóa đơn điện tử cho bên thuê (hộ kinh doanh). Doanh thu cho thuê tài sản chịu thuế GTGT 5% và thuế TNCN 5% trên doanh thu theo quy định. Nếu chủ nhà không xuất hóa đơn, hộ kinh doanh thuê nhà không có chứng từ hợp lệ để hạch toán chi phí thuê mặt bằng khi kê khai thuế theo phương pháp thu nhập tính thuế. Trong trường hợp chủ nhà là cá nhân không đăng ký kinh doanh và không xuất hóa đơn, hộ kinh doanh cần tự khai nộp thuế thay theo mẫu hướng dẫn của cơ quan thuế.

Có, khi hộ kinh doanh thay đổi địa chỉ kinh doanh, cần thực hiện: (1) Cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh tại Phòng Tài chính – Kế hoạch cấp huyện/quận; (2) Thông báo thay đổi thông tin với cơ quan thuế; (3) Cập nhật thông tin trên phần mềm hóa đơn điện tử (địa chỉ trên mẫu hóa đơn phát hành sau đó). Hóa đơn đã phát hành với địa chỉ cũ trước ngày thay đổi vẫn có giá trị. Không cần hủy và phát hành lại hóa đơn cũ. Hộ kinh doanh chuyển địa bàn sang quận/huyện khác hoặc tỉnh khác cần chuyển hồ sơ quản lý thuế sang Chi cục Thuế mới.

Có. Khi hộ kinh doanh tạm ngừng hoạt động, cần thông báo chính thức cho cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế theo Mẫu quy định. Trong thời gian tạm ngừng, hộ kinh doanh không được phát hành hóa đơn điện tử. Hóa đơn đã đăng ký nhưng chưa sử dụng cần được báo cáo tình trạng với cơ quan thuế. Khi tiếp tục hoạt động trở lại, hộ kinh doanh cần thông báo lại với cơ quan thuế và có thể tiếp tục sử dụng ký hiệu hóa đơn đã đăng ký. Không tạm ngừng đúng quy trình có thể bị phạt hành chính từ 1 triệu đến 3 triệu đồng.

Tổng cục Thuế công nhận các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng điều kiện kỹ thuật theo Thông tư 32/2025/TT-BTC và Quyết định của Bộ Tài chính. Hiện nay, các phần mềm phổ biến được nhiều hộ kinh doanh sử dụng bao gồm: IAM Invoice, VIN-HOADON, MS Invoice, VNPT Invoice, Viettel Invoice, Fast e-Invoice, MISA e-Invoice… Tất cả đều kết nối trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế để truyền dữ liệu và nhận mã xác thực. Hộ kinh doanh nên chọn phần mềm phù hợp với quy mô và ngành nghề, đồng thời chú ý đến chi phí duy trì hàng năm và chất lượng hỗ trợ kỹ thuật.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử (kể cả hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền) áp dụng từ ngày 01/6/2025. Các hộ kinh doanh có doanh thu trên 500 triệu đồng/năm phải thực hiện theo lộ trình của cơ quan thuế địa phương thông báo. Nếu chưa nhận được thông báo cụ thể, hộ kinh doanh nên chủ động liên hệ Chi cục Thuế quản lý để đăng ký đúng hạn, tránh bị xử phạt vi phạm hành chính.

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính thuế và hóa đơn (đã được sửa đổi, bổ sung), hộ kinh doanh không xuất hóa đơn khi bán hàng/dịch vụ có thể bị phạt từ 10 triệu đến 20 triệu đồng. Không đăng ký hoặc không chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo đúng lộ trình có thể bị phạt từ 4 triệu đến 8 triệu đồng. Ngoài ra, cơ quan thuế còn có thể ấn định doanh thu tính thuế nếu phát hiện hộ kinh doanh bán hàng mà không xuất hóa đơn, dẫn đến truy thu thuế và tính lãi phạt.