Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn Điện Tử 2026: Mẫu Mới Nhất & Hướng Dẫn Ký Chuẩn Pháp Lý

Trong quá trình quản lý tài chính và hạch toán kế toán, việc phát sinh sai sót trên hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi. Khi xảy ra chênh lệch về thông tin, số liệu hay thuế suất, biên bản điều chỉnh hóa đơn (hay văn bản thỏa thuận xử lý hóa đơn sai sót) đóng vai trò là chứng từ pháp lý bắt buộc để hợp thức hóa việc sửa đổi giữa bên bán và bên mua.

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ quy định hiện hành, các trường hợp bắt buộc lập biên bản, hướng dẫn chi tiết cách ghi và quy trình ký điện tử chuẩn pháp lý.

1. Khi Nào Cần Lập Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn?

Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Điều 13 Thông tư 91/2026/TT-BTC, doanh nghiệp cần lập văn bản thỏa thuận (biên bản điều chỉnh) trong các trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về:

• Mã số thuế của người mua.
• Số tiền ghi trên hóa đơn, đơn giá, số lượng hàng hóa/dịch vụ.
• Thuế suất, tiền thuế GTGT.
• Quy cách, chất lượng hoặc tên hàng hóa, dịch vụ ghi không chính xác.

Các trường hợp ngoại lệ (Không bắt buộc lập biên bản):

• Người mua là cá nhân: Người bán không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận, chỉ cần thực hiện thông báo cho người mua (hoặc thông báo công khai trên website bán hàng) trước khi tiến hành điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
• Chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua (Mã số thuế đúng): Người bán chỉ cần gửi thông báo cho người mua về sai sót, không phải lập lại hóa đơn và không bắt buộc lập biên bản (trừ khi hai bên có thỏa thuận riêng).

2. Các Nội Dung Bắt Buộc Trên Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn

Pháp luật hiện hành không quy định một mẫu biểu mẫu cố định bắt buộc cho văn bản thỏa thuận. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý minh bạch khi làm việc với cơ quan thuế, biên bản cần thể hiện đầy đủ các thông tin sau:

• Ngày lập biên bản: Ghi chính xác ngày, tháng, năm (trùng hoặc trước ngày xuất hóa đơn điều chỉnh).
• Thông tin hai bên: Tên đơn vị, địa chỉ kinh doanh, mã số thuế, người đại diện pháp luật, số điện thoại liên hệ của cả Bên Bán và Bên Mua.
• Thông tin hóa đơn sai sót: Số hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn và mã của cơ quan thuế (nếu có).
• Nội dung & Lý do điều chỉnh: Mô tả chi tiết nội dung sai sót (Ví dụ: Điều chỉnh đơn giá từ A sang B; điều chỉnh mã số thuế từ X sang Y...) và thống nhất phương án xử lý.
• Cam kết của các bên: Thống nhất nội dung sai sót và đồng ý thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo đúng quy định pháp luật.

3. Hướng Dẫn Quy Trình Ký Điện Tử & Ký Tay

Chữ ký số (Chữ ký điện tử): Trong môi trường quản lý số, việc sử dụng chữ ký số trên biên bản thỏa thuận bằng file PDF hoàn toàn có giá trị pháp lý tương đương bản giấy, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn.

1. Kế toán thống nhất nội dung thỏa thuận, xuất văn bản từ file Word sang định dạng.
2. Đại diện bên Bán dùng chữ ký số (USB Token hoặc Chữ ký số từ xa) thực hiện ký điện tử lên file PDF và gửi cho bên Mua qua Email/Zalo.
3. Đại diện bên Mua kiểm tra nội dung, tiến hành cắm thiết bị và ký số hoàn tất. Văn bản có đủ chữ ký số hợp lệ của hai bên được lưu trữ trên hệ thống điện tử.

Ký tay (Bản cứng): Áp dụng đối với trường hợp một trong hai bên là cá nhân hoặc hộ kinh doanh chưa có chữ ký số:

• In biên bản ra giấy thành 02 bản.
• Đại diện pháp luật hai bên ký tên tươi, đóng dấu đỏ (nếu có).
• Mỗi bên giữ 01 bản cứng để làm căn cứ lưu trữ chứng từ kế toán.

4. Những Lưu Ý Quan Trọng Cho Kế Toán

• Lập hóa đơn bổ sung: Việc lập biên bản thỏa thuận chỉ là bước ghi nhận sự thống nhất. Sau khi ký biên bản, doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh (hoặc thay thế) gửi cơ quan thuế cấp mã và chuyển cho người mua.
• Khớp ngày chứng từ: Ngày lập biên bản thỏa thuận nên diễn ra trước hoặc trùng với ngày phát hành hóa đơn điện tử điều chỉnh.
• Lưu trữ hồ sơ: Doanh nghiệp cần lưu trữ đồng bộ cả 3 chứng từ: Hóa đơn bị sai, Biên bản thỏa thuận điều chỉnh, và Hóa đơn điều chỉnh mới để phục vụ công tác quyết toán thuế sau này.