Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Hủy Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN Đơn Giản, Chính Xác

Trong quá trình quản lý thuế và lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN), nhiều doanh nghiệp gặp phải tình huống chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng hoặc chứng từ điện tử đã lập bị sai thông tin. Vậy doanh nghiệp có được phép hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN không? Quy trình và thủ tục thực hiện như thế nào để đúng với quy định pháp luật hiện hành?

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý và hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN, đồng thời chia sẻ những lưu ý quan trọng giúp kế toán hạn chế tối đa sai sót khi lập loại chứng từ này.

Doanh nghiệp có được hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

Trong thực tế, việc hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN hoàn toàn có thể thực hiện được. Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể như chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng hay chứng từ đã lập bị sai sót, doanh nghiệp sẽ áp dụng các cách xử lý khác nhau.

Trường hợp 1: Hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN bằng giấy còn tồn

Theo các quy định pháp luật (Nghị định 123/2020/NĐ-CP và mới nhất là Nghị định 70/2025/NĐ-CP), chứng từ khấu trừ thuế TNCN bằng giấy đã chính thức hết hiệu lực sử dụng. Các tổ chức, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo định dạng chuẩn của cơ quan thuế. Do đó, các quyển chứng từ giấy đặt in hoặc tự in còn tồn, chưa sử dụng phải thực hiện thủ tục xóa bỏ, hủy bỏ theo quy định và không được tiếp tục lưu hành.

Trường hợp 2: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã lập phát hiện sai sót

Đối với chứng từ đã lập nhưng bị sai thông tin (như họ tên, mã số thuế, số tiền...), doanh nghiệp không thực hiện "hủy" theo nghĩa thông thường. Thay vào đó, kế toán cần áp dụng các biện pháp xử lý điều chỉnh, lập thông báo sai sót hoặc lập chứng từ thay thế tùy theo từng loại lỗi cụ thể để bảo vệ quyền lợi của người lao động cũng như phục vụ công tác quyết toán thuế.

Cách hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy còn tồn chưa sử dụng

Đối với các quyển chứng từ giấy còn tồn tại doanh nghiệp, quy trình thực hiện hủy bỏ cần tuân thủ nghiêm ngặt theo 3 bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hủy chứng từ Doanh nghiệp cần lập công văn hoặc thông báo đề nghị hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Nội dung văn bản phải nêu rõ các thông tin: Lý do hủy, thông tin doanh nghiệp, số lượng chứng từ cần hủy, ký hiệu mẫu số và số thứ tự chứng từ (từ số... đến số...). Đồng thời, doanh nghiệp phải tập hợp đầy đủ các quyển chứng từ giấy còn tồn này, giữ nguyên hiện trạng, không được tự ý xé rời liên hoặc tiêu hủy trước khi có sự chấp thuận.

Bước 2: Nộp hồ sơ đề nghị hủy tại cơ quan thuế Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện đến bộ phận quản lý chứng từ (hoặc Phòng Ấn chỉ) của cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Sau khi hồ sơ được phê duyệt, doanh nghiệp thực hiện tiêu hủy chứng từ theo hướng dẫn (gạch chéo, cắt góc...) để đảm bảo các chứng từ này không còn giá trị sử dụng.

Bước 3: Báo cáo kết quả và lưu trữ Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp phải kê khai số lượng chứng từ đã hủy vào báo cáo tình hình sử dụng chứng từ theo quy định. Toàn bộ hồ sơ, công văn liên quan cần được lưu trữ cẩn thận tại doanh nghiệp để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.

Hướng dẫn xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đã lập bị sai

Khi chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử, nếu phát hiện thông tin bị sai lệch, doanh nghiệp cần xử lý dựa trên tính chất của sai sót theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

1. Trường hợp sai tên hoặc địa chỉ của người nộp thuế

Nếu chứng từ chỉ sai sót về họ tên hoặc địa chỉ của người bị khấu trừ thuế, trong khi các thông tin cốt lõi như mã số thuế, thu nhập chịu thuế và số thuế đã khấu trừ vẫn hoàn toàn chính xác, quy trình xử lý như sau:

• Bước 1: Doanh nghiệp thông báo cho người bị khấu trừ thuế về nội dung sai sót bằng văn bản hoặc hình thức thỏa thuận giữa hai bên.
• Bước 2: Lập Thông báo chứng từ điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-CTĐT để gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Lưu ý: Trong trường hợp này, doanh nghiệp không cần phải lập lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới để thay thế.

2. Trường hợp sai mã số thuế, số tiền hoặc thông tin khấu trừ

Nếu chứng từ điện tử sai các thông tin quan trọng như mã số thuế, thu nhập chịu thuế, thuế suất, số tiền thuế đã khấu trừ hoặc loại thu nhập chi trả, kế toán cần thực hiện:

• Bước 1 (Lập chứng từ mới): Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương án. Một là lập chứng từ điều chỉnh (ghi rõ nội dung điều chỉnh cho chứng từ số mấy, ngày tháng nào). Hai là lập chứng từ thay thế (ghi rõ nội dung thay thế cho chứng từ cũ).
• Bước 2 (Ký số và gửi đi): Doanh nghiệp thực hiện ký số điện tử trên chứng từ điều chỉnh/thay thế mới lập, sau đó gửi cho người bị khấu trừ thuế, đồng thời truyền dữ liệu lên hệ thống của cơ quan thuế.

Các lưu ý quan trọng để lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN đúng chuẩn

Để hạn chế tối đa các sai sót dẫn đến việc phải làm thủ tục điều chỉnh hoặc hủy bỏ chứng từ, doanh nghiệp nên nằm lòng các lưu ý sau:

• Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân: Trước khi xuất chứng từ, hãy đối chiếu chính xác họ tên, số CCCD/CMND và đặc biệt là mã số thuế của người lao động. Đây là những lỗi sai phổ biến nhất gây ảnh hưởng trực tiếp đến việc quyết toán thuế.
• Xác định đúng số thu nhập và số thuế: Kế toán cần rà soát để đảm bảo số tiền thu nhập chi trả và số thuế TNCN đã khấu trừ trên chứng từ phải khớp hoàn toàn với số liệu trên sổ sách kế toán cũng như tờ khai thuế đã nộp.
• Lập chứng từ đúng thời điểm: Doanh nghiệp nên lập và cấp chứng từ ngay tại thời điểm thực hiện khấu trừ thuế hoặc ngay khi cá nhân có yêu cầu, tránh việc chậm trễ làm ảnh hưởng đến tiến độ quyết toán thuế của họ.
• Rà soát trước khi ký số: Trước khi bấm ký số phát hành chứng từ điện tử, hãy dành ra 1-2 phút kiểm tra lại toàn bộ nội dung. Việc cẩn trọng ở bước này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian xử lý thủ tục sai sót về sau.

Việc hủy hoặc điều chỉnh chứng từ khấu trừ thuế TNCN là nghiệp vụ cần thiết khi phát sinh sai sót hoặc khi có sự thay đổi về quy định pháp luật (chuyển đổi từ chứng từ giấy sang điện tử). Việc nắm vững quy trình, chuẩn bị đúng mẫu hồ sơ không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý kế toán mà còn đảm bảo tính hợp pháp, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có với cơ quan thuế.