Hướng dẫn chi tiết cách lập Mẫu D02-LT theo Quyết định 366/QĐ-BHXH

Mẫu D02-LT là biểu mẫu báo cáo danh sách lao động tham gia Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), Bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ-BNN). Được ban hành chính thức theo Quyết định 366/QĐ-BHXH (thay thế cho Mẫu D02-TS trước đây), biểu mẫu này đóng vai trò then chốt trong công tác quản lý nhân sự và thực hiện thủ tục bảo hiểm tại doanh nghiệp.

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về quy định, mục đích và hướng dẫn từng bước điền Mẫu D02-LT .

1. Tổng quan về Mẫu D02-LT

Purpose và đối tượng sử dụng

• Mục đích: Kê khai thông tin tăng/giảm lao động; điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN; đề nghị cấp sổ BHXH và thẻ BHYT cho người lao động.
• Đơn vị lập: Doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan sử dụng lao động.
• Thời điểm lập: Ngay khi phát sinh các thay đổi liên quan đến nhân sự (tuyển mới, nghỉ việc, thai sản, điều chỉnh lương, truy thu BHXH,...).
• Căn cứ lập:
  • Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
  • Hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc.
  • Quyết định tuyển dụng, nâng lương, thuyên chuyển công tác, chấm dứt hợp đồng lao động và các văn bản liên quan.

2. Cấu trúc và Hướng dẫn điền Mẫu D02-LT chi tiết

Mẫu D02-LT gồm các phần thông tin chung của đơn vị và bảng danh sách lao động chi tiết.

A. Phần thông tin chung (Đầu trang)

• Tên đơn vị: Ghi đầy đủ tên công ty/tổ chức theo Giấy phép đăng ký kinh doanh.
• Mã số BHXH: Điền mã số quản lý BHXH do cơ quan BHXH cấp cho đơn vị.
• Mã số thuế: Mã số thuế của doanh nghiệp.
• Địa chỉ: Địa chỉ trụ sở ghi trên giấy phép hoặc địa chỉ giao dịch chính thức.

B. Phần bảng danh sách chi tiết

Bảng danh sách được chia thành các chỉ tiêu chính:

1. Cột A, B (STT, Họ và tên): Ghi rõ thứ tự và họ tên người lao động. Phân nhóm theo từng mục đích (Ví dụ: I. Tăng lao động, II. Giảm lao động, III. Điều chỉnh mức đóng).
2. Cột 1 (Mã số BHXH): Ghi mã số BHXH (10 số) của người lao động. Đối với người mới chưa có mã, kê khai đầy đủ thông tin trên Mẫu TK1-TS kèm theo.
3. Cột 2 (Ngày tháng năm sinh): Ghi rõ ngày/tháng/năm sinh theo CCCD/CMND.
4. Cột 3 (Giới tính): Ghi Nam hoặc Nữ.
5. Cột 4 (Chức danh, nghề nghiệp, CV đảm nhận): Ghi rõ chức danh công việc theo hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng.
6. Cột 5, 6, 7, 8 (Tiền lương & Phụ cấp):
   • Cột 5 (Mức lương): Điền mức lương chính ghi trong HĐLĐ.
   • Cột 6, 7, 8 (Phụ cấp): Điền các khoản phụ cấp chức vụ, thâm niên vượt khung, thâm niên nghề hoặc các khoản bổ sung khác (nếu có).
7. Cột 9, 10 (Từ tháng năm - Đến tháng năm): Ghi thời điểm bắt đầu và kết thúc phát sinh biến động (tăng, giảm hoặc điều chỉnh).
8. Cột 11 (Ghi chú): Ghi rõ lý do biến động, số HĐLĐ, ngày ký HĐLĐ, hoặc thông tin nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu (đối với trường hợp cấp mới thẻ BHYT).

3. Các lưu ý quan trọng khi nộp Mẫu D02-LT

• Độ chính xác: Thông tin về tiền lương và thời điểm đóng BHXH phải trùng khớp tuyệt đối với HĐLĐ và bảng lương thực tế.
• Hình thức kê khai: Hiện nay, hầu hết các cơ quan BHXH đều tiếp nhận hồ sơ giao dịch điện tử. Doanh nghiệp thực hiện kê khai trên phần mềm BHXH điện tử, ký số và gửi trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam.
• Thời hạn nộp: Khi có phát sinh tăng/giảm lao động, đơn vị cần nộp hồ sơ kịp thời trong tháng phát sinh để tránh bị tính lãi chậm đóng hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi BHYT, BHXH của người lao động.

Kế hoạch thực hiện gợi ý cho Doanh nghiệp

Để quy trình báo cáo BHXH diễn ra thuận lợi, người làm công tác nhân sự – kế toán nên chủ động thu thập Mẫu TK1-TS từ người lao động ngay khi ký HĐLĐ, đồng thời rà soát danh sách biến động nhân sự định kỳ hàng tháng trước khi lập Mẫu D02-LT.