Dưới đây là bài viết hoàn chỉnh, được tối ưu cấu trúc để đăng lên website hoặc blog kế toán - doanh nghiệp dựa trên nội dung từ infographic, cam kết không sử dụng bảng:

Hướng Dẫn Quy Trình Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Lập Sai Mới Nhất (Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC)

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc xảy ra sai sót khi lập hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi. Để giúp kế toán xử lý đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian, Hệ Sinh Thái IAM xin tổng hợp quy trình xử lý hóa đơn điện tử lập sai chuẩn xác nhất theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

1. Phân Loại Sai Sót Hóa Đơn

Tùy thuộc vào nội dung bị sai, hóa đơn điện tử lập sai được chia thành 2 nhóm chính với cách xử lý hoàn toàn khác nhau:

Nhóm 1: Sai sót thông tin định danh không ảnh hưởng đến số liệu

• Trường hợp áp dụng: Sai tên, địa chỉ người mua hoặc số tiền bằng chữ (Trong khi Mã số thuế và số tiền bằng số vẫn đúng).
• Cách xử lý:
  • Người bán thông báo cho người mua.
  • Gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT cho Cơ quan thuế.
  • KHÔNG lập lại hóa đơn mới.

Nhóm 2: Sai sót thông tin bắt buộc và số liệu tài chính

• Trường hợp áp dụng: Sai Mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc quy cách hàng hóa.
• Cách xử lý:
  • Lập văn bản thỏa thuận sai sót (Trừ giao dịch TMĐT cả cá nhân).
  • Chọn 1 trong 2 hình thức: Hóa đơn điều chỉnh hoặc Hóa đơn thay thế.

2. Nguyên Tắc Nhất Quán & Cách Ghi Hóa Đơn Điều Chỉnh

Nguyên tắc nhất quán trong xử lý

Lưu ý quan trọng: Đã chọn hình thức nào phải dùng hình thức đó cho các lần tiếp theo. Nếu lần đầu chọn "Điều chỉnh" thì các lần sau của cùng hóa đơn đó bắt buộc phải dùng hình thức "Điều chỉnh", không được đổi sang "Thay thế".

Cách ghi hóa đơn điều chỉnh

• Ghi rõ nội dung điều chỉnh và chênh lệch số liệu.
• Phải có dòng chữ "Điều chỉnh hóa đơn Mẫu số... số... ngày...".
• Chênh lệch tăng ghi số dương (+), chênh lệch giảm ghi số âm (-).

3. Quy Định Cho Các Trường Hợp Đặc Thù

• Tài sản bắt buộc ký quyền sở hữu & Máy tính tiền: Bắt buộc lập hóa đơn thay thế. Áp dụng cho ô tô, xe máy, tàu bay... và hóa đơn từ máy tính tiền. Không được sử dụng hình thức điều chỉnh cho các trường hợp này.
• Xử lý khi trả lại hàng hóa: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc người mua lập hóa đơn trả hàng. Nếu tài sản đã đăng ký tên người mua, bắt buộc phải lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.
• Gộp nhiều hóa đơn sai sót: Được lập Thỏa thuận xử lý cho nhiều hóa đơn sai sót cùng thông tin. Áp dụng khi sai cùng thông tin trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, phải đính kèm Bảng kê Mẫu CV/BK-BCTT.
• Sai sót trên Bảng tổng hợp dữ liệu (Mẫu 01/TH-HĐĐT): Điều chỉnh trực tiếp trên Bảng tổng hợp của kỳ tiếp theo. Không cần gửi thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT riêng nếu sai sót nằm trên bảng tổng hợp đã gửi.

4. Quy Trình Phản Hồi Khi Cơ Quan Thuế Phát Hiện

• Bước 1: Tiếp nhận Thông báo từ CQT
  • Nhận Mẫu số 01/TB-RSĐT từ Cơ quan thuế.
  • CQT gửi thông báo rà soát khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
• Bước 2: Thực hiện Rà soát và Xử lý
  • Người bán kiểm tra nội dung và thực hiện điều chỉnh/thay thế.
  • Việc xử lý phải được thực hiện đúng thời hạn ghi trên thông báo của CQT.

5. Lưu Ý Về Thời Hạn & Mẫu Biểu

• Thời hạn gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT: Chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai phát sinh hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
• Hệ thống tự động phản hồi: Nhận Mẫu số 01/TB-SSĐT từ hệ thống quản lý thuế. Hệ thống sẽ tự động gửi thông báo tiếp nhận sau khi người bán gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT thành công.

HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ – AN TÂM PHÁP LÝ, VỮNG BƯỚC KINH DOANH IAM Software đồng hành cùng doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định – Hạn chế rủi ro – Tiết kiệm thời gian.

Thông tin liên hệ tư vấn:

• Website: www.hesinhthaiiam.com
• Hotline: 0968 194 976
• Email: chukyso.iam@gmail.com