Quy Định Báo Cáo Sử Dụng Lao Động 2026: Thời Hạn, Mức Phạt Quy Định Và Quy Trình Nộp Mới

Dưới đây là nội dung chi tiết, đầy đủ và chuẩn xác theo đúng văn bản bạn đã cung cấp, loại bỏ các thông tin quảng cáo, được sắp xếp rõ ràng để bạn dễ dàng theo dõi hoặc sử dụng làm tài liệu:

1. Thời hạn và Mức xử phạt vi phạm hành chính

Thời hạn nộp báo cáo

• Hạn chót: Ngày 04/6/2026 (Thứ Năm).
• Cơ sở pháp lý: Khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP) và Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP quy định việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 phải thực hiện trước ngày 05/6/2026.

Mức xử phạt tiền khi chậm nộp hoặc không nộp

Pháp luật hiện hành không quy định riêng biệt cho hành vi "chậm nộp", do đó hành vi chậm nộp hoặc không nộp trước ngày 05/6/2026 đều bị xử lý như nhau về hành vi “Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định” (theo điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP):

• Đối với cá nhân / Hộ kinh doanh: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
• Đối với tổ chức / Doanh nghiệp: Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng (Mức phạt đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân theo Khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

2. Quy trình 6 bước nộp báo cáo theo giao diện mới (Từ 29/5/2026)

Kể từ ngày 29/5/2026, Cổng Dịch vụ công Quốc gia chuyển sang vận hành bởi Trung tâm Dữ liệu Quốc gia. Quy trình kê khai thực hiện chi tiết như sau:

• BƯỚC 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo đường link mới: [https://vpcp.dichvucong.gov.vn/](https://vpcp.dichvucong.gov.vn/)
• 
• BƯỚC 2: Sử dụng USB Token (Chữ ký số) để đăng nhập tài khoản doanh nghiệp. (Nếu chưa có tài khoản, thực hiện đăng ký mới theo hướng dẫn trực tiếp trên hệ thống).
• BƯỚC 3: Sau khi đăng nhập thành công, mở thêm một tab mới trên cùng trình duyệt đó và truy cập đường dẫn liên thông: [https://vpcp.dichvucong.gov.vn/.../dvc-lien-thong-bhxh](https://vpcp.dichvucong.gov.vn/.../dvc-lien-thong-bhxh)...
• BƯỚC 4:
  • Thực hiện kê khai đầy đủ thông tin theo yêu cầu.
  • Chọn cơ quan nhận báo cáo là Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
  • Nhập chính xác mã đơn vị và mã cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) tương ứng.
• BƯỚC 5: Nhấn nút "Đăng ký", hệ thống sẽ tự động tiếp nhận và ghi nhận thông tin.
• BƯỚC 6: Khi màn hình xuất hiện thông báo: “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công” -> Nhấn "Thoát" để hoàn tất toàn bộ thủ tục.

Lưu ý quan trọng: Hệ thống Cổng Dịch vụ công Quốc gia đồng bộ và lấy dữ liệu lao động trực tiếp từ cơ sở dữ liệu của cơ quan BHXH. Do đó, người sử dụng lao động cần rà soát, đối chiếu và cập nhật dữ liệu lao động trên phần mềm BHXH trước để tránh sai sót khi đồng bộ.

3. Quy định về đối tượng và hình thức nộp báo cáo

Đối tượng áp dụng

• Cá nhân kinh doanh / Hộ kinh doanh nếu có hoạt động thuê mướn, sử dụng người lao động làm việc cho mình theo thỏa thuận bắt buộc phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 tương tự như tổ chức và doanh nghiệp.

Các hình thức nộp báo cáo (Theo Khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP sửa đổi)

• Hình thức ưu tiên: Báo cáo trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I và thông báo đến cơ quan BHXH cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
• Hình thức bản giấy (Trường hợp bất khả kháng): Nếu không thể báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy (Mẫu số 01/PLI) trực tiếp đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, đồng thời thông báo đến cơ quan BHXH cấp huyện.
• Đối với doanh nghiệp trong Khu công nghiệp, Khu kinh tế: Người sử dụng lao động phải gửi báo cáo đồng thời đến 3 nơi: Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, cơ quan BHXH cấp huyện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Nguồn thông tin: Thư Viện Pháp Luật.