Quy Định Mới Từ 01/07/2026: Lập Hóa Đơn Phải Phân Biệt Rõ Người Mua!

Từ ngày 01/07/2026, theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi lập hóa đơn, các kế toán và doanh nghiệp bắt buộc phải xác định đúng đối tượng người mua để ghi thông tin chính xác. Việc "đúng ngay từ đầu" sẽ giúp doanh nghiệp an toàn sổ sách và không lo các rủi ro về thuế.

Dưới đây là chi tiết hướng dẫn phân biệt và cách ghi hóa đơn đối với từng đối tượng cụ thể mà bạn cần nắm vững.

1. Trường hợp Người mua là Cơ sở kinh doanh

Đối tượng này bao gồm: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hoặc cá nhân kinh doanh có mã số thuế.

Khi lập hóa đơn cho cơ sở kinh doanh, bạn phải ghi đầy đủ 3 thông tin sau:

• Tên đơn vị
• Địa chỉ
• Mã số thuế

Lưu ý quan trọng:

• Thông tin ghi trên hóa đơn phải đúng theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh, đăng ký thuế hoặc giấy tờ pháp lý tương ứng.
• Trường hợp tên hoặc địa chỉ quá dài, bạn được phép viết tắt một số cụm từ thông dụng như: Phường $\rightarrow$ P., Thành phố $\rightarrow$ TP., Cổ phần $\rightarrow$ CP., Trách nhiệm hữu hạn $\rightarrow$ TNHH... Tuy nhiên, việc viết tắt vẫn phải đảm bảo xác định chính xác người mua.

2. Trường hợp Người mua là Người tiêu dùng

Nếu người tiêu dùng CÓ cung cấp thông tin:

Hóa đơn cần ghi nhận đầy đủ các thông tin sau:

• Họ và tên
• Địa chỉ
• Số định danh cá nhân
• Đối với người nước ngoài: Có thể ghi số hộ chiếu (hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh) và quốc tịch.

ĐIỂM MỚI RẤT QUAN TRỌNG: Nếu người tiêu dùng KHÔNG cung cấp thông tin:

Trên hóa đơn bắt buộc phải ghi đúng cụm từ: “BÁN CHO NGƯỜI TIÊU DÙNG”.

Tuyệt đối không: Không còn ghi chữ “Khách lẻ” như thói quen trước đây nữa.

3. Cảnh báo cực kỳ quan trọng đối với bên mua

Doanh nghiệp và kế toán cần đặc biệt lưu ý quy định về tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào.

Những hóa đơn ghi cụm từ “Bán cho người tiêu dùng” hoặc không có thông tin người mua sẽ:

• SẼ KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ để tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh sử dụng làm căn cứ hạch toán chi phí.
• Không được dùng để quyết toán thuế theo quy định của pháp luật về thuế.

Ghi nhớ nằm lòng cho Kế toán

Để đảm bảo "Đúng hóa đơn – Vững sổ sách – An tâm thuế", mọi kế toán viên cần chủ động thực hiện ngay các việc sau:

• Chủ động hỏi rõ: Luôn hỏi rõ người mua là cơ sở kinh doanh hay người tiêu dùng ngay từ đầu để chọn cách ghi cho đúng.
• Cẩn trọng từng chi tiết: Sai lệch dù chỉ 1 tiêu thức trên hóa đơn cũng có thể khiến bên mua mất quyền hạch toán chi phí hợp lệ.
• Cập nhật công nghệ: Kiểm tra và cập nhật ngay phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị mình để tránh lập sai tiêu thức theo quy định mới của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.