Câu Hỏi Thường Gặp

Hộ kinh doanh chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử cần thực hiện các thủ tục: (1) Nộp thông báo hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (mẫu BC26/AC) cho Chi cục Thuế địa phương, kèm danh sách hóa đơn giấy còn tồn; (2) Nộp mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử 01/ĐKTĐ-HĐĐT trực tuyến trên cổng thuedientu.gdt.gov.vn; (3) Chờ cơ quan thuế phê duyệt (thường trong 1–3 ngày làm việc) và nhận thông báo chấp nhận đăng ký; (4) Ký hợp đồng với nhà cung cấp hóa đơn điện tử như VIN-HOADON và bắt đầu sử dụng. Hóa đơn giấy tồn sau khi thông báo hủy không được sử dụng tiếp. Nếu hộ kinh doanh đang dùng dở quyển hóa đơn, phải hủy toàn bộ phần chưa sử dụng, không được phát hành song song cả hai loại.

Hóa đơn điện tử được bảo mật theo nhiều lớp. Về phía VIN-HOADON: dữ liệu được mã hóa khi truyền (HTTPS/TLS), lưu trữ trên máy chủ bảo mật, và chỉ tài khoản được ủy quyền mới truy cập được. Về phía người xem hóa đơn: (1) Cơ quan thuế có quyền truy cập toàn bộ dữ liệu hóa đơn của hộ kinh doanh phục vụ mục đích quản lý thuế; (2) Người mua hàng chỉ xem được hóa đơn của giao dịch mình tham gia (qua mã tra cứu hoặc email); (3) Bên thứ ba không thể xem dữ liệu kinh doanh của hộ kinh doanh nếu không có thông tin tra cứu cụ thể. Hộ kinh doanh nên bảo mật tài khoản đăng nhập VIN-HOADON (mật khẩu mạnh, bật xác thực hai yếu tố) và không chia sẻ mã tra cứu hóa đơn hàng loạt để tránh lộ thông tin kinh doanh.

Hủy hóa đơn điện tử chỉ áp dụng trong trường hợp hóa đơn chưa được cơ quan thuế cấp mã (trường hợp này hiếm gặp với hộ kinh doanh) hoặc hóa đơn có sai sót và cần thay thế bằng hóa đơn mới. Trên thực tế, đối với hóa đơn đã có mã CQT, không thể 'hủy' trực tiếp mà phải thực hiện quy trình: lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ giữa hai bên và phát hành hóa đơn điều chỉnh về 0 đồng hoặc hóa đơn thay thế. Trên phần mềm VIN-HOADON, người dùng vào mục 'Quản lý hóa đơn' → chọn hóa đơn cần xử lý → chọn 'Điều chỉnh/Thay thế' → điền thông tin và xác nhận. Hệ thống tự động gửi hóa đơn điều chỉnh lên cơ quan thuế và thông báo cho người mua. Không nên tự ý xóa hóa đơn trong hệ thống vì sẽ vi phạm quy định lưu trữ.

Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Theo quy định hiện hành: (1) Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (POS) không cần chữ ký số riêng — hóa đơn được xác thực thông qua hệ thống kết nối trực tiếp với cơ quan thuế; (2) Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử thông thường (không qua máy tính tiền) nên có chữ ký số để ký điện tử trên hóa đơn, tăng tính pháp lý và được khách hàng doanh nghiệp chấp nhận dễ hơn; (3) Một số nhà cung cấp như VIN-HOADON hỗ trợ phương thức ký số tập trung (HSM) do nhà cung cấp quản lý, giúp hộ kinh doanh không cần mua token USB chữ ký số riêng mà vẫn có hóa đơn hợp lệ. Chi phí chữ ký số cá nhân dao động từ 700.000 đến 1.500.000 đồng/năm tùy nhà cung cấp.

Theo Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Luật Kế toán, hộ kinh doanh phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong tối thiểu 10 năm kể từ ngày phát hành (giống hóa đơn giấy). Hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, không cần in ra giấy, nhưng phải đảm bảo: dữ liệu toàn vẹn (không bị chỉnh sửa), có thể truy xuất và in ra khi cơ quan thuế yêu cầu. Khi sử dụng VIN-HOADON, toàn bộ hóa đơn đã phát hành được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp và có thể tra cứu bất kỳ lúc nào. Hộ kinh doanh nên backup dữ liệu định kỳ ra ổ cứng hoặc cloud riêng để phòng trường hợp nhà cung cấp gặp sự cố. Nếu hộ kinh doanh chấm dứt hợp đồng với VIN-HOADON, cần yêu cầu xuất toàn bộ dữ liệu hóa đơn trước khi kết thúc dịch vụ.

VIN-HOADON cung cấp các gói dịch vụ linh hoạt phù hợp với quy mô của từng hộ kinh doanh. Thông thường có hai hình thức tính phí: (1) Theo số lượng hóa đơn — phù hợp với hộ kinh doanh phát hành ít hóa đơn, chi phí tính theo từng hóa đơn xuất ra (khoảng 500–2.000 đồng/hóa đơn tùy gói); (2) Theo gói cước hàng năm — phù hợp với hộ kinh doanh có lượng hóa đơn ổn định, bao gồm số lượng hóa đơn nhất định và các tính năng đi kèm như báo cáo doanh thu, tích hợp POS. Hộ kinh doanh nhỏ mới bắt đầu thường được dùng gói dùng thử miễn phí trong 30–90 ngày. Để biết bảng giá chính xác và cập nhật nhất, hộ kinh doanh nên liên hệ trực tiếp với VIN-HOADON hoặc truy cập website chính thức vin-hoadon.com.

Có, hộ kinh doanh mới thành lập được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ngay khi có giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và mã số thuế. Thực tế, cơ quan thuế khuyến khích hộ kinh doanh đăng ký hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt, tốt nhất là trong vòng 10 ngày đầu kể từ khi bắt đầu hoạt động kinh doanh. Hộ kinh doanh mới không cần có lịch sử giao dịch hay doanh thu trước đó để đăng ký. Quy trình đăng ký: nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trực tuyến trên cổng thuedientu.gdt.gov.vn, chọn VIN-HOADON là nhà cung cấp, ký hợp đồng dịch vụ và bắt đầu phát hành hóa đơn. Lưu ý: trước khi đăng ký hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần hoàn thành đăng ký thuế ban đầu và nhận mã số thuế từ cơ quan thuế địa phương.

VIN-HOADON hỗ trợ gửi hóa đơn điện tử đến khách hàng qua nhiều kênh: (1) Email — khách nhận file PDF và XML hóa đơn, đây là kênh phổ biến nhất và có giá trị pháp lý cao; (2) Zalo — gửi link tra cứu hoặc file hóa đơn qua Zalo cá nhân hoặc Zalo OA, phù hợp với khách hàng cá nhân tại Việt Nam; (3) SMS — gửi link tra cứu hóa đơn qua tin nhắn điện thoại; (4) In mã QR trên biên lai/phiếu thu tại quầy để khách tự tra cứu bằng điện thoại; (5) Cổng tra cứu công khai — khách hàng có thể tra cứu hóa đơn trực tiếp trên cổng của VIN-HOADON hoặc cổng Tổng cục Thuế bằng mã số hóa đơn. Hộ kinh doanh nên hỏi khách hàng kênh nhận hóa đơn ưa thích và cài đặt mặc định phù hợp trong phần mềm để tiết kiệm thời gian.

Đây là một ưu điểm lớn của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy: dữ liệu không bị mất dù thiết bị của hộ kinh doanh bị hỏng, mất cắp hoặc cháy. Toàn bộ hóa đơn điện tử đã phát hành được lưu trữ trên máy chủ của VIN-HOADON và cơ quan thuế. Hộ kinh doanh chỉ cần đăng nhập lại vào phần mềm trên thiết bị mới để truy xuất toàn bộ lịch sử hóa đơn. Đối với dữ liệu quản lý bán hàng (danh sách sản phẩm, khách hàng), hộ kinh doanh nên thực hiện backup định kỳ lên Google Drive, Dropbox hoặc ổ cứng ngoài. Trong trường hợp cần tra cứu hóa đơn khẩn cấp phục vụ kiểm tra thuế, hộ kinh doanh có thể xuất dữ liệu từ cổng Tổng cục Thuế bằng mã số thuế và mật khẩu đăng ký.

Có, đây gọi là hóa đơn tổng hợp cuối ngày — được phép áp dụng cho hộ kinh doanh bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng (không phải khách hàng doanh nghiệp). Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh bán lẻ có thể lập một hóa đơn tổng hợp vào cuối ngày hoặc cuối ca để ghi nhận tổng doanh thu phát sinh trong ngày. Điều kiện: hóa đơn tổng hợp chỉ áp dụng khi người mua không yêu cầu lấy hóa đơn riêng; nếu khách yêu cầu, phải xuất hóa đơn ngay tại thời điểm mua hàng. Phần mềm VIN-HOADON hỗ trợ tính năng tổng hợp doanh thu cuối ngày và xuất một hóa đơn duy nhất, tích hợp trực tiếp với hệ thống POS, giúp hộ kinh doanh quán ăn, cửa hàng tạp hóa, shop thời trang tiết kiệm thời gian xuất hóa đơn.