Câu Hỏi Thường Gặp

Hóa đơn điện tử có mã là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp một chuỗi ký tự xác thực (mã CQT) trước khi gửi cho người mua. Đây là loại bắt buộc đối với hộ kinh doanh và hầu hết doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Hóa đơn không có mã áp dụng cho các doanh nghiệp lớn đáp ứng điều kiện đặc biệt do Tổng cục Thuế quy định (có hệ thống CNTT đảm bảo, doanh thu lớn, lịch sử tuân thủ thuế tốt). Đối với hộ kinh doanh sử dụng VIN-HOADON, tất cả hóa đơn đều được xử lý theo hình thức có mã: sau khi lập hóa đơn, hệ thống tự động gửi lên Tổng cục Thuế, nhận mã xác thực và chuyển đến người mua — thường trong vài giây đến vài phút. Hóa đơn có mã được người tiêu dùng và doanh nghiệp tin tưởng hơn vì đã được cơ quan nhà nước xác nhận tính hợp lệ.

VIN-HOADON hỗ trợ đầy đủ các loại hóa đơn theo quy định hiện hành tại Việt Nam, bao gồm: (1) Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) — dành cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; (2) Hóa đơn bán hàng — dành cho hộ kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện nộp thuế GTGT; (3) Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (POS) — phù hợp với bán lẻ, nhà hàng, quán cà phê; (4) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; (5) Hóa đơn xuất khẩu (dành cho giao dịch quốc tế). Ngoài ra, VIN-HOADON còn hỗ trợ xuất hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế và biên bản hủy hóa đơn theo đúng quy trình pháp lý. Hộ kinh doanh có thể lựa chọn loại hóa đơn phù hợp với ngành nghề và phương pháp tính thuế của mình.

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, hộ kinh doanh nộp thuế khoán không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên cho mọi giao dịch, nhưng vẫn phải xuất hóa đơn khi khách hàng (thường là doanh nghiệp) có yêu cầu. Trong trường hợp này, hộ kinh doanh nộp thuế khoán có thể mua hóa đơn lẻ tại cơ quan thuế hoặc đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để chủ động xuất hóa đơn theo nhu cầu. Từ năm 2026, xu hướng chính sách đang dần yêu cầu tất cả hộ kinh doanh chuyển sang hóa đơn điện tử nhằm minh bạch doanh thu. Hộ kinh doanh nên đăng ký sử dụng VIN-HOADON sớm để chủ động, tránh bị động khi có quy định mới.

VIN-HOADON hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử trực tiếp trên điện thoại thông minh (iOS và Android) thông qua ứng dụng di động. Quy trình thực hiện như sau: (1) Đăng nhập ứng dụng VIN-HOADON bằng tài khoản đã đăng ký; (2) Chọn 'Tạo hóa đơn mới' và điền thông tin khách hàng, hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá; (3) Chọn ký số (nếu dùng chữ ký số điện thoại) hoặc hệ thống tự ký bằng HSM; (4) Gửi lên cơ quan thuế để lấy mã xác thực; (5) Gửi hóa đơn cho khách qua email, Zalo hoặc SMS ngay trong ứng dụng. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho hộ kinh doanh bán hàng tại chợ, giao hàng tận nơi, hoặc cung cấp dịch vụ lưu động. Không cần máy tính, không cần in giấy, hóa đơn hợp lệ được phát hành ngay tại điểm bán.

Khi hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng sai thông tin người mua (sai tên, địa chỉ, mã số thuế), cách xử lý phụ thuộc vào mức độ sai sót: (1) Nếu sai thông tin không ảnh hưởng đến số tiền và nghĩa vụ thuế (ví dụ sai địa chỉ), hai bên lập biên bản điều chỉnh mà không cần xuất hóa đơn mới; (2) Nếu sai mã số thuế hoặc tên người mua dẫn đến việc người mua không thể kê khai thuế, cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP; (3) Hóa đơn thay thế phải ghi rõ 'Hóa đơn này thay thế hóa đơn số ..., ký hiệu ..., ngày ...'. Phần mềm VIN-HOADON hỗ trợ quy trình điều chỉnh/thay thế hóa đơn có hướng dẫn từng bước, giúp hộ kinh doanh xử lý đúng quy trình mà không lo vi phạm.

IAM Software cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho người dùng IAM POS qua nhiều kênh: website chính thức iamsoftware.com.vn, hệ sinh thái đối tác hesinhthaiiam.com, và tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết tại honkit.iamsoftware.com.vn. Hộ kinh doanh khi gặp sự cố nên: (1) Tra cứu tài liệu hướng dẫn trước vì nhiều tình huống đã được hướng dẫn chi tiết; (2) Liên hệ hotline hoặc email hỗ trợ của IAM Software; (3) Nếu mua qua đối tác/reseller, liên hệ đối tác đó trực tiếp. Chất lượng hỗ trợ kỹ thuật là yếu tố quan trọng khi chọn phần mềm POS — nên hỏi rõ về thời gian phản hồi và giờ hỗ trợ trước khi ký hợp đồng.

Có, IAM POS hỗ trợ nhiều tài khoản người dùng với phân quyền khác nhau. Chủ hộ kinh doanh (admin) có thể tạo tài khoản cho nhân viên thu ngân, nhân viên kho, quản lý chi nhánh — mỗi vai trò chỉ thấy và thao tác được những chức năng được phép. Ví dụ: thu ngân chỉ cần quyền bán hàng và thu tiền; quản lý kho cần quyền kiểm kê và nhập hàng; chủ cửa hàng có quyền xem toàn bộ báo cáo và cấu hình hệ thống. Phân quyền giúp bảo mật dữ liệu kinh doanh và giảm rủi ro thao tác nhầm của nhân viên.

Trong IAM POS, quy trình kiểm kê gồm: tạo phiếu kiểm kê → hệ thống hiển thị tồn kho theo sổ sách → nhân viên đếm thực tế và nhập số liệu thực → hệ thống tính chênh lệch (thừa/thiếu) → xác nhận kiểm kê để điều chỉnh. Khi xác nhận, hệ thống tự động điều chỉnh tồn kho về đúng số liệu thực tế. Chênh lệch kho thường do: hàng hỏng vỡ chưa ghi nhận, nhập/xuất thiếu chứng từ, hoặc nhân viên lấy hàng không ghi sổ. Hộ kinh doanh nên kiểm kê định kỳ (hàng tuần hoặc hàng tháng) để kịp thời phát hiện và xử lý sai lệch.

IAM POS có thể sử dụng cho ngành F&B với các tính năng cơ bản: tạo đơn hàng nhanh, sản phẩm combo (set ăn), khuyến mại, thu tiền và xuất hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nếu nhà hàng hoặc quán cà phê cần quản lý bàn, order từng bàn riêng biệt, bếp nhận phiếu in bếp (kitchen display), hoặc quản lý nguyên liệu phức tạp, nên trao đổi với IAM Software để xác nhận phiên bản IAM POS có hỗ trợ các nghiệp vụ đặc thù F&B này không. Một số đơn vị F&B có thể cần kết hợp thêm phần mềm quản lý bàn chuyên dụng bên cạnh IAM POS để tối ưu quy trình phục vụ.

Có, hóa đơn điện tử phát hành từ IAM POS (thông qua IAM Invoice kết nối cổng Tổng cục Thuế) hoàn toàn hợp lệ về mặt pháp lý. Đây là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đáp ứng đầy đủ yêu cầu để doanh nghiệp đối tác (người mua) hạch toán vào chi phí được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN. Hóa đơn cần ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế người mua — thu ngân cần hỏi thông tin này trước khi xuất hóa đơn cho khách hàng doanh nghiệp.