Câu Hỏi Thường Gặp

Điều khoản hợp đồng và chính sách hủy dịch vụ của IAM POS tùy thuộc vào gói đăng ký. Thông thường phần mềm SaaS Việt Nam có gói theo tháng (linh hoạt, có thể dừng bất cứ lúc nào) và gói theo năm (giá ưu đãi hơn, cam kết dài hơn). Hộ kinh doanh nên đọc kỹ điều khoản trước khi đăng ký, đặc biệt về: chính sách hoàn tiền khi hủy sớm, quyền xuất dữ liệu (export toàn bộ lịch sử đơn hàng, danh mục sản phẩm, khách hàng) khi không tiếp tục dùng, và cam kết SLA (uptime). Liên hệ iamsoftware.com.vn hoặc hesinhthaiiam.com để nhận tư vấn chi tiết về điều khoản dịch vụ.

IAM POS phù hợp cho mô hình chuỗi nhượng quyền nhờ khả năng cloud multi-location: mỗi cửa hàng franchise có tài khoản riêng, kho riêng, báo cáo riêng nhưng chủ thương hiệu (franchisor) có thể xem tổng hợp dữ liệu toàn chuỗi. Đây là nền tảng quan trọng để chuẩn hóa quy trình bán hàng, áp dụng giá bán thống nhất và khuyến mại đồng loạt trên tất cả cửa hàng nhượng quyền. Mỗi franchise có thể tự quản lý tồn kho cục bộ trong khi tuân thủ quy chuẩn chung từ hệ thống. Nếu mô hình franchise có yêu cầu đặc thù về báo cáo hoặc phân quyền, nên trao đổi với IAM Software để đánh giá độ phù hợp.

IAM POS không phải phần mềm kê khai thuế — chức năng chính của nó là quản lý bán hàng và hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, dữ liệu từ IAM POS là đầu vào quan trọng cho việc kê khai thuế: tổng doanh thu từ báo cáo IAM POS + hóa đơn điện tử đã phát hành từ IAM Invoice = cơ sở để điền tờ khai thuế GTGT và TNCN theo kỳ. Hộ kinh doanh vẫn cần kê khai trực tiếp trên Cổng dịch vụ công hoặc phần mềm HTKK, hoặc nhờ đại lý thuế nộp thay. Dữ liệu hóa đơn điện tử từ IAM Invoice cũng được Tổng cục Thuế nắm, giúp việc đối chiếu kê khai trở nên dễ dàng và minh bạch hơn.

IAM POS bảo vệ dữ liệu kinh doanh qua nhiều lớp: (1) Xác thực đăng nhập bằng tên đăng nhập + mật khẩu, khuyến nghị đặt mật khẩu mạnh và thay đổi định kỳ; (2) Phân quyền người dùng — mỗi nhân viên chỉ truy cập được chức năng được cấp phép; (3) Truyền dữ liệu qua HTTPS (mã hóa); (4) Dữ liệu lưu trên server của IAM Software với các biện pháp bảo mật máy chủ. Hộ kinh doanh nên: không chia sẻ tài khoản admin với nhân viên, đặt mật khẩu khác nhau cho từng người dùng, thu hồi quyền truy cập ngay khi nhân viên nghỉ việc. Nếu cần đánh giá bảo mật chi tiết hơn, liên hệ IAM Software để xem chứng chỉ bảo mật và chính sách privacy.

IAM POS kết nối với IAM Invoice — phần mềm hóa đơn điện tử của IAM Software đã được Tổng cục Thuế chấp thuận và cấp phép kết nối theo quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Hóa đơn phát hành qua IAM POS → IAM Invoice đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật kết nối với hệ thống của Tổng cục Thuế, nhận mã xác thực hợp lệ. Hộ kinh doanh có thể kiểm tra trên cổng Tổng cục Thuế (tracuuhoadon.gdt.gov.vn) để xác nhận hóa đơn đã phát hành có mã xác thực đúng. Đây là bằng chứng hóa đơn hợp lệ và không cần lo ngại về tính pháp lý khi sử dụng IAM POS.

Về mặt kỹ thuật, hộ kinh doanh có thể chuyển từ KiotViet hay Sapo sang IAM POS. Dữ liệu migrate thường bao gồm: danh mục sản phẩm, danh sách khách hàng, và tồn kho hiện tại — các loại dữ liệu này có thể xuất ra Excel từ phần mềm cũ và import vào IAM POS. Lịch sử đơn hàng và hóa đơn cũ thường không migrate tự động nhưng có thể lưu trữ để tham khảo. Trước khi chuyển, hộ kinh doanh nên: (1) Kiểm tra xem IAM POS đáp ứng đủ các nghiệp vụ đang dùng không; (2) Chạy song song cả hai hệ thống trong 1-2 tuần; (3) Chuyển hẳn vào đầu tháng hoặc đầu quý để dễ đối soát. Liên hệ IAM Software để được hỗ trợ quá trình chuyển đổi.

IAM POS có module Trả hàng riêng biệt. Để xử lý trả hàng, vào danh sách đơn hàng, tìm đơn hàng gốc và tạo phiếu trả hàng từ đó. Hệ thống tự động ghi nhận số lượng hàng trả về kho và tính số tiền hoàn lại cho khách. Đối với hóa đơn điện tử đã phát hành, trường hợp trả hàng một phần hoặc toàn bộ cần xử lý điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn theo đúng quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP (lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế). IAM POS hỗ trợ phiếu thu và phiếu chi tương ứng để ghi nhận dòng tiền hoàn trả khách hàng.

Phiếu thu trong IAM POS được dùng để ghi nhận các khoản tiền thu vào từ khách hàng, đặc biệt trong trường hợp thanh toán nhiều đợt (mua trước trả sau), hoặc thu tiền đặt cọc trước khi giao hàng. Phiếu thu giúp theo dõi công nợ khách hàng rõ ràng — hộ kinh doanh biết khách hàng nào còn nợ bao nhiêu, đã trả bao nhiêu. Mỗi phiếu thu có thể liên kết với đơn hàng cụ thể để đối soát dễ dàng. Đây là tính năng quan trọng với cửa hàng bán sỉ hoặc bán cho khách quen có công nợ thường xuyên.

Có, IAM POS hỗ trợ lập hóa đơn nháp (draft invoice) từ đơn hàng. Hóa đơn nháp chưa được gửi lên cổng thuế, chưa có mã xác thực — đây là bước trung gian để kiểm tra lại thông tin trước khi phát hành chính thức. Hóa đơn nháp hữu ích trong các trường hợp: (1) Cần khách hàng xác nhận lại thông tin người mua trước khi xuất; (2) Bán hàng vào cuối ngày và muốn xử lý hóa đơn theo đợt (ký hàng loạt); (3) Cần sếp hoặc kế toán duyệt trước khi phát hành. Sau khi ký số và đồng bộ lên Tổng cục Thuế, hóa đơn mới có hiệu lực pháp lý.

Ký hàng loạt (bulk signing) và đồng bộ hàng loạt (bulk sync) là tính năng cho phép hộ kinh doanh xử lý nhiều hóa đơn điện tử cùng lúc thay vì phải ký từng cái. Ví dụ: cuối ngày có 50 hóa đơn nháp, thay vì ký từng cái (50 thao tác), chỉ cần chọn tất cả → ký hàng loạt → đồng bộ hàng loạt lên Tổng cục Thuế là xong trong vài cú click. Tiết kiệm 80-90% thời gian so với làm thủ công. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho cửa hàng có số lượng hóa đơn lớn như siêu thị mini, nhà hàng, hoặc shop bán hàng online nhiều đơn.