Câu Hỏi Thường Gặp

IAM POS cung cấp dữ liệu xuất hóa đơn và báo cáo doanh thu có thể dùng làm đầu vào cho phần mềm kế toán. Về tích hợp tự động (API), hộ kinh doanh cần liên hệ IAM Software để xác nhận khả năng kết nối với phần mềm kế toán đang sử dụng (MISA, Fast, Bravo...). Trong hệ sinh thái IAM, dữ liệu hóa đơn từ IAM Invoice có thể kết nối với module kế toán doanh nghiệp của IAM Software. Với hộ kinh doanh nhỏ, thông thường báo cáo doanh thu từ IAM POS + hóa đơn điện tử từ IAM Invoice là đủ để kế toán hạch toán thủ công hoặc nhập vào phần mềm kế toán định kỳ.

Map sản phẩm (product mapping) trong IAM POS là bước liên kết sản phẩm từ nguồn ngoài (sàn TMĐT hoặc hóa đơn mua vào từ TCT) với sản phẩm đã có trong danh mục IAM POS. Ví dụ: sản phẩm 'Áo thun nam size M màu xanh' trên Shopee cần được map với mã sản phẩm 'ATM-BLUE-M' trong kho IAM POS. Bước này quan trọng vì: (1) Khi Shopee có đơn, IAM POS biết phải trừ kho mặt hàng nào; (2) Hóa đơn mua vào từ TCT được nhận dạng đúng mặt hàng để cộng kho. Nếu không map, hệ thống không thể tự động cập nhật tồn kho đúng sản phẩm. Chỉ cần map một lần, các đơn hàng sau tự động áp dụng.

IAM POS hỗ trợ nhiều tài khoản người dùng, và đơn hàng được ghi nhận theo tài khoản người tạo. Do đó, hệ thống có thể lọc và xem doanh thu theo từng nhân viên bán hàng trong kỳ. Tính năng này giúp chủ cửa hàng đánh giá hiệu suất từng nhân viên, khen thưởng nhân viên xuất sắc hoặc phát hiện bất thường trong dữ liệu bán hàng. Đây cũng là công cụ hữu ích để tính hoa hồng hoặc thưởng KPI bán hàng cuối tháng. Hộ kinh doanh có nhiều nhân viên nên thiết lập tài khoản riêng cho từng người thay vì dùng chung một tài khoản.

Khi hóa đơn điện tử đã được ký và đồng bộ lên Tổng cục Thuế bị sai thông tin, không thể sửa trực tiếp — đây là quy định bắt buộc để đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn. Có hai cách xử lý: (1) Lập hóa đơn điều chỉnh nếu sai thông tin nhưng giao dịch vẫn hợp lệ (sai giá, sai số lượng); (2) Lập hóa đơn thay thế nếu cần thay toàn bộ nội dung, hoặc hủy nếu giao dịch không thực hiện. IAM Invoice (kết nối với IAM POS) hỗ trợ lập hóa đơn điều chỉnh và thay thế đúng quy trình Nghị định 123/2020. Hóa đơn nháp chưa ký thì chỉ cần xóa và tạo lại — không cần làm điều chỉnh.

Có, sau khi hóa đơn điện tử được ký và có mã của Tổng cục Thuế, IAM POS/IAM Invoice có thể gửi hóa đơn cho khách hàng qua email tự động. Hệ thống có thể cấu hình gửi email tự động ngay sau khi hóa đơn được phát hành — khách hàng nhận được file PDF hóa đơn trong hộp thư không cần chờ đợi. Hóa đơn điện tử cũng có thể chia sẻ qua link hoặc mã QR để khách xem và tải về. Đối với gửi qua Zalo, hộ kinh doanh có thể copy link hóa đơn và gửi thủ công qua Zalo, hoặc tích hợp tự động nếu có kết nối Zalo OA. Cần cấu hình địa chỉ email gửi đi trong phần Cấu hình hệ thống của IAM Invoice.

Có, IAM POS hỗ trợ tạo đơn hàng mua từ file Excel. Thay vì nhập từng dòng sản phẩm một, hộ kinh doanh có thể chuẩn bị file Excel danh sách hàng nhập (tên sản phẩm, số lượng, đơn giá nhập) theo mẫu của IAM POS rồi upload lên để tạo đơn hàng mua hàng loạt. Ngoài ra còn có hai cách khác: tạo đơn trực tiếp trên giao diện (nhập từng sản phẩm) hoặc tạo từ hóa đơn điện tử mà nhà cung cấp đã xuất cho mình trên cổng TCT. Cách tạo từ hóa đơn TCT là tiện nhất vì không cần nhập liệu — hệ thống tự đọc dữ liệu từ cổng thuế.

Đây là hạn chế của các giải pháp POS cloud-based: IAM POS cần kết nối internet để hoạt động đầy đủ. Khi mất internet, các chức năng real-time như đồng bộ hóa đơn, kết nối sàn TMĐT sẽ không hoạt động. Để giảm thiểu rủi ro gián đoạn, hộ kinh doanh nên: (1) Dùng router wifi có kết nối 4G dự phòng; (2) Chuẩn bị SIM 4G hotspot dự phòng trên điện thoại; (3) Đăng ký gói internet có backup line. Trong trường hợp khẩn cấp mất internet ngắn hạn, có thể ghi tay đơn hàng và nhập lại vào hệ thống khi có mạng trở lại. Nhu cầu offline mode là feedback phổ biến với các nhà cung cấp POS cloud và thường được bổ sung trong các phiên bản sau.

IAM POS phù hợp nhất với: bán lẻ tổng hợp (tạp hóa, siêu thị mini), thời trang, điện thoại - phụ kiện, mỹ phẩm, cửa hàng thực phẩm sạch, shop online bán đa kênh, và hộ kinh doanh cần hóa đơn điện tử gắn với bán hàng. Các ngành có thể cần đánh giá thêm: dịch vụ sửa chữa phức tạp (cần quản lý phiếu sửa chữa), y tế/dược phẩm (cần tuân thủ quy định đặc thù), bất động sản hay bảo hiểm (không có nghiệp vụ POS truyền thống). Nhìn chung, bất kỳ hộ kinh doanh nào cần quản lý bán hàng, kho và hóa đơn điện tử trong một hệ thống đều có thể cân nhắc IAM POS.

IAM POS là phần mềm SaaS cloud-based, giới hạn số lượng sản phẩm thường phụ thuộc vào gói dịch vụ đăng ký chứ không phải giới hạn kỹ thuật cứng. Hộ kinh doanh nhỏ với vài trăm đến vài nghìn SKU thường không gặp vấn đề gì. Siêu thị mini hoặc cửa hàng điện tử có hàng chục nghìn SKU nên trao đổi với IAM Software về gói phù hợp. Tính năng import Excel giúp quản lý danh mục lớn hiệu quả hơn so với nhập tay. Hộ kinh doanh cũng nên định kỳ dọn dẹp danh mục — xóa các sản phẩm không còn kinh doanh để hệ thống gọn gàng và tìm kiếm nhanh hơn.

Tính năng tích điểm và quản lý khách hàng thân thiết là một trong những yêu cầu phổ biến với phần mềm POS. Hộ kinh doanh muốn xây dựng chương trình loyalty (tích điểm đổi quà, ưu đãi thành viên) trên IAM POS nên liên hệ trực tiếp với IAM Software để xác nhận tính năng hiện có và lộ trình phát triển. Hiện tại, IAM POS hỗ trợ nhiều bảng giá theo nhóm khách hàng — có thể dùng để tạo bảng giá VIP cho khách thân thiết. Quản lý khách hàng chuyên sâu hơn (điểm thưởng, lịch sử ưu đãi) có thể cần kết hợp với IAM CRM trong hệ sinh thái IAM Software.