Câu Hỏi Thường Gặp

Theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán và kiểm toán độc lập (và các văn bản sửa đổi), các hành vi vi phạm phổ biến của DNSN có thể bị xử phạt: (1) Không lập chứng từ kế toán hoặc lập không đầy đủ: phạt từ 3–5 triệu đồng; (2) Không mở sổ kế toán hoặc ghi sổ không đúng quy định: phạt từ 5–10 triệu đồng; (3) Không lập hoặc nộp báo cáo tài chính theo quy định: phạt từ 20–30 triệu đồng; (4) Hủy hoại tài liệu kế toán trước thời hạn: phạt từ 10–20 triệu đồng. Ngoài phạt tiền, doanh nghiệp còn có thể bị truy thu thuế và phạt tiền thuế nếu vi phạm ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.

Theo Điều 43 Luật Kế toán 2015, trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy hoại do thiên tai, hỏa hoạn hoặc sự kiện bất khả kháng, doanh nghiệp phải: (1) Lập ngay biên bản xác nhận tình trạng mất mát, có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền (UBND, công an phường/xã); (2) Thực hiện phục hồi tài liệu dựa trên các nguồn có liên quan: hóa đơn, sao kê ngân hàng, đối tác cung cấp, cơ quan thuế; (3) Báo cáo với cơ quan thuế trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày xảy ra sự cố. Để phòng ngừa rủi ro này, DNSN nên lưu trữ tài liệu kế toán trên phần mềm điện tử có sao lưu đám mây như giải pháp của IAM – dữ liệu được backup tự động và không bao giờ bị mất.

Thông tư 58/2026/TT-BTC không quy định riêng về lưu trữ mà dẫn chiếu theo Điều 41 Luật Kế toán 2015. Theo đó, DNSN phải đảm bảo: (1) Tài liệu lưu trữ tối thiểu 10 năm: chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính năm, hồ sơ quyết toán thuế; (2) Tài liệu lưu trữ tối thiểu 5 năm: tài liệu không sử dụng trực tiếp để ghi sổ; (3) Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn: hồ sơ thành lập, giải thể. Tài liệu có thể lưu dưới dạng giấy hoặc điện tử. Nếu lưu điện tử, phải đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và có thể truy xuất, in ra giấy khi cần thiết theo yêu cầu của cơ quan kiểm tra.

Theo Điều 28 Luật Kế toán 2015 và hướng dẫn tại Thông tư 58/2026/TT-BTC, doanh nghiệp siêu nhỏ phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính, cụ thể: (1) Cuối năm tài chính (thường là ngày 31/12): bắt buộc khóa sổ và lập báo cáo tài chính năm; (2) Có thể khóa sổ theo quý hoặc tháng để phục vụ kê khai thuế và quản lý nội bộ. Trước khi khóa sổ, doanh nghiệp cần hoàn thành: kiểm kê tài sản, đối chiếu công nợ, tính khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí và ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh. Phần mềm IAM hỗ trợ tự động hóa các bước khóa sổ cuối kỳ.

Theo Điều 11 khoản 1b Thông tư 58/2026/TT-BTC: số dư Nợ của TK 131 "Phải thu khách hàng" chuyển sang số dư đầu kỳ tương ứng trên Sổ chi tiết thanh toán công nợ (S2a-DNSN), chi tiết phần phải thu từng khách hàng; số dư Có của TK 331 "Phải trả người bán" chuyển sang số dư đầu kỳ tương ứng trên Sổ chi tiết thanh toán công nợ (S2a-DNSN), chi tiết phần phải trả từng nhà cung cấp. Hai nhóm công nợ này được theo dõi riêng biệt theo từng đối tác trên cùng mẫu sổ S2a-DNSN, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý dòng tiền và công nợ của doanh nghiệp.

Theo Điều 11 khoản 1b Thông tư 58/2026/TT-BTC, số dư Có của TK 334 "Phải trả người lao động" và số dư Có của TK 338 "Phải trả, phải nộp khác" (bao gồm BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí công đoàn phải nộp và các khoản phải trả khác) đều chuyển sang số dư đầu kỳ tương ứng trên Sổ chi tiết thanh toán công nợ (S2a-DNSN), chi tiết phần công nợ phải trả tương ứng. Đây là bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi sổ sách từ Thông tư 132/2018 sang Thông tư 58/2026, đảm bảo số liệu lương và các khoản phải trả không bị gián đoạn hay thất lạc.

Quá trình chuyển đổi từ Thông tư 132/2018 sang Thông tư 58/2026 có một số rủi ro cần lưu ý: (1) Chuyển sai hoặc bỏ sót số dư tài khoản – cần kiểm tra đầy đủ toàn bộ 7 nhóm tài khoản theo Điều 11 Thông tư 58/2026; (2) Nhầm bộ sổ áp dụng – cần xác định rõ phương pháp thuế trước khi chọn mẫu sổ; (3) Không cân đối số liệu đầu kỳ – tổng tài sản phải bằng tổng nguồn vốn sau khi chuyển đổi; (4) Không cập nhật phần mềm – phần mềm cũ không có mẫu sổ Thông tư 58/2026 sẽ xuất sai biểu mẫu. Phần mềm IAM hỗ trợ quy trình chuyển đổi tự động, kiểm tra cân đối và cảnh báo sai sót trước khi lưu.

Có. Theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, doanh nghiệp siêu nhỏ (có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư từ 10 tỷ đồng trở xuống) phải nộp lệ phí môn bài 2.000.000 đồng/năm. Doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu (năm thành lập). Lệ phí môn bài được khai và nộp trước ngày 30/01 mỗi năm. Lưu ý: doanh nghiệp siêu nhỏ do hộ kinh doanh chuyển đổi được miễn lệ phí môn bài trong 3 năm đầu theo chính sách hỗ trợ DNNVV. Chi phí này được ghi nhận vào sổ chi phí theo Thông tư 58/2026.

Có, nếu có ký hợp đồng lao động. Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có hiệu lực từ 01/7/2025, mọi người lao động làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên đều thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, bất kể quy mô doanh nghiệp. Như vậy, DNSN có thuê lao động theo hợp đồng bắt buộc phải đóng BHXH, BHYT và BHTN cho người lao động đó. Riêng chủ doanh nghiệp siêu nhỏ là người đại diện pháp luật cũng thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Chi phí BHXH của người lao động được ghi nhận vào chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN và ghi vào sổ chi tiết theo Thông tư 58/2026.

Để chuyển đổi suôn sẻ sang Thông tư 58/2026/TT-BTC, DNSN cần hoàn thành trước ngày 01/7/2026 các bước sau: Bước 1 – Nắm rõ văn bản: Đọc và hiểu Thông tư 58/2026 hoặc tham gia buổi đào tạo của cơ quan thuế/đơn vị tư vấn; Bước 2 – Xác định bộ sổ áp dụng: Căn cứ phương pháp thuế GTGT và TNDN hiện tại; Bước 3 – Cập nhật phần mềm: Đảm bảo phần mềm kế toán đã tích hợp mẫu sổ và báo cáo theo Thông tư 58/2026; Bước 4 – Thực hiện chuyển đổi số dư: Theo Điều 11 Thông tư 58/2026 cho từng nhóm tài khoản; Bước 5 – Đào tạo nhân sự kế toán về quy trình ghi sổ mới. Liên hệ IAM để được hỗ trợ toàn bộ quá trình này.