Câu Hỏi Thường Gặp

Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động kỳ hằng năm (cuối năm) 2026 là trước ngày 05/12/2026. Doanh nghiệp nên chuẩn bị dữ liệu lao động từ đầu tháng 11/2026 để có đủ thời gian kiểm tra, đối soát với dữ liệu BHXH trước khi gửi báo cáo chính thức qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Theo Nghị định 129/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 28/02/2027, người sử dụng lao động nộp báo cáo đến Sở Nội vụ (không còn là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội như trước), thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Đồng thời, doanh nghiệp phải thông báo đến cơ quan BHXH khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. Đây là thay đổi quan trọng mà nhiều doanh nghiệp dễ nhầm lẫn trong năm 2026.

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026 áp dụng là Mẫu số 01/PLI – Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Mẫu này vẫn được giữ nguyên theo quy định hiện hành và yêu cầu doanh nghiệp kê khai đầy đủ: thông tin định danh doanh nghiệp, tổng số lao động phân theo giới tính, loại hợp đồng, trình độ chuyên môn, quốc tịch, cùng số lao động tăng/giảm trong kỳ báo cáo.

Vẫn phải nộp. Ngay cả khi không phát sinh biến động lao động (không tuyển thêm, không nghỉ việc), doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ nộp báo cáo theo đúng thời hạn quy định. Trong trường hợp này, doanh nghiệp điền số liệu thực tế (lao động tăng = 0, giảm = 0) vào Mẫu 01/PLI và nộp bình thường. Không nộp với lý do 'không có biến động' vẫn bị coi là vi phạm và có thể bị xử phạt hành chính.

Mẫu số 01/PLI (Phụ lục I, Nghị định 145/2020/NĐ-CP) yêu cầu doanh nghiệp cung cấp các nhóm thông tin sau:
• Thông tin doanh nghiệp: tên, địa chỉ trụ sở, mã số thuế, ngành nghề kinh doanh chính, người đại diện pháp luật
• Tổng số lao động: phân theo giới tính, loại hợp đồng lao động, trình độ chuyên môn kỹ thuật và quốc tịch
• Biến động lao động: số lao động tăng và giảm trong kỳ báo cáo, kèm lý do
• Nhu cầu tuyển dụng: dự kiến lao động cần bổ sung trong kỳ tiếp theo

Theo Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức xử phạt hành chính khi không nộp hoặc nộp chậm báo cáo tình hình sử dụng lao động như sau:
• Cá nhân là người sử dụng lao động: phạt tiền từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng
• Tổ chức (doanh nghiệp): phạt tiền từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng
Ngoài phạt tiền, vi phạm còn ảnh hưởng đến quá trình thanh tra lao động và các thủ tục liên quan đến BHXH của doanh nghiệp.

Theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, có 2 hình thức nộp:
1. Nộp trực tuyến (ưu tiên): Qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ dichvucong.gov.vn. Hệ thống tự động liên thông đến Sở Nội vụ và cơ quan BHXH.
2. Nộp bản giấy (dự phòng): Chỉ áp dụng khi không thể nộp online. Gửi trực tiếp đến Sở Nội vụ và thông báo đến BHXH khu vực nơi doanh nghiệp đặt trụ sở/chi nhánh/VPĐD.

Theo Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, tất cả người sử dụng lao động có thuê mướn và sử dụng lao động theo quy định pháp luật đều phải nộp báo cáo, bao gồm: doanh nghiệp (mọi loại hình, mọi quy mô), hợp tác xã, hộ kinh doanh có sử dụng lao động, các cơ quan tổ chức, đơn vị sự nghiệp, văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam và chi nhánh của doanh nghiệp. Không có miễn trừ theo quy mô doanh nghiệp – dù chỉ có 1 lao động vẫn phải báo cáo.

Theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP và thực hiện theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP), trong năm 2026 doanh nghiệp phải nộp báo cáo 2 kỳ:
• Kỳ 6 tháng đầu năm: trước ngày 05/6/2026
• Kỳ cuối năm (hằng năm): trước ngày 05/12/2026
Doanh nghiệp nên nộp sớm hơn 1–2 ngày để tránh rủi ro lỗi kỹ thuật khi nộp qua hệ thống trực tuyến.

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 và Bộ luật Tố tụng dân sự, dữ liệu điện tử được công nhận là chứng cứ hợp lệ tại tòa án Việt Nam nếu đáp ứng yêu cầu về tính xác thực, toàn vẹn và nguồn gốc rõ ràng. Hợp đồng lao động điện tử hợp lệ theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP — với chữ ký số, dấu thời gian, nhật ký giao dịch và mã định danh — có giá trị chứng cứ cao hơn hợp đồng giấy thông thường vì khó làm giả và dễ xác minh hơn. Tuy nhiên, tòa án vẫn đánh giá dựa trên nội dung hợp đồng và hoàn cảnh cụ thể của tranh chấp, không chỉ dựa trên hình thức điện tử hay giấy.