Câu Hỏi Thường Gặp

Hệ thống văn bản pháp lý hiện hành điều chỉnh nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026 gồm:
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP (14/12/2020): quy định gốc về điều kiện lao động và quan hệ lao động
• Nghị định 35/2022/NĐ-CP (28/5/2022): sửa đổi khoản 2 Điều 4, quy định nộp qua Cổng DVCQG
• Nghị định 129/2025/NĐ-CP (11/6/2025): cập nhật cơ quan tiếp nhận là Sở Nội vụ (thay cho Sở LĐTBXH)
• Nghị định 12/2022/NĐ-CP: quy định mức xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động

Nghị định 129/2025/NĐ-CP (ban hành ngày 11/6/2025) có thay đổi quan trọng nhất là: chuyển cơ quan tiếp nhận báo cáo từ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sang Sở Nội vụ, áp dụng từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 28/02/2027. Thời hạn nộp (05/6 và 05/12) và mẫu báo cáo (01/PLI) không thay đổi. Hình thức nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia được tiếp tục duy trì và là hình thức ưu tiên.

Khai trình lần đầu là thủ tục một lần duy nhất, thực hiện trong 30 ngày đầu kể từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, nhằm thông báo với Sở Nội vụ rằng doanh nghiệp đã bắt đầu sử dụng lao động. Báo cáo định kỳ là nghĩa vụ liên tục, 2 lần/năm (trước 05/6 và 05/12), phản ánh biến động lao động trong từng kỳ. Hai thủ tục này khác nhau về thời điểm, nội dung nhưng đều nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia và gửi đến Sở Nội vụ.

Có. Ngoài việc nộp báo cáo đến Sở Nội vụ và thông báo đến BHXH khu vực, doanh nghiệp hoạt động trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế còn phải báo cáo thêm đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế tại địa phương. Đây là quy định riêng áp dụng cho nhóm doanh nghiệp này theo Nghị định 35/2022/NĐ-CP về quản lý khu công nghiệp và khu kinh tế.

Doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động phải thực hiện 2 nghĩa vụ liên quan đến quản lý lao động:
1. Khai trình sử dụng lao động lần đầu: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp phải khai trình với Sở Nội vụ theo quy định.
2. Báo cáo định kỳ: Kể từ kỳ báo cáo tiếp theo, duy trì nộp báo cáo 2 lần/năm theo đúng lịch (trước 05/6 và 05/12). Cả 2 nghĩa vụ này đều thực hiện qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Các lỗi thường gặp nhất khi lập báo cáo tình hình sử dụng lao động:
1. Số lao động không khớp với dữ liệu BHXH (do cập nhật trễ)
2. Bỏ sót lao động thời vụ, lao động thử việc trong tổng số kê khai
3. Nhầm lẫn giữa nộp cho Sở LĐTBXH (cũ) và Sở Nội vụ (mới theo Nghị định 129/2025/NĐ-CP)
4. Sử dụng mẫu báo cáo cũ, không phải Mẫu 01/PLI hiện hành
5. Quên thông báo đến cơ quan BHXH khu vực
6. Chữ ký số hết hạn không ký được hồ sơ online

Theo Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức xử phạt hành chính khi không nộp hoặc nộp chậm báo cáo tình hình sử dụng lao động như sau:
• Cá nhân là người sử dụng lao động: phạt tiền từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng
• Tổ chức (doanh nghiệp): phạt tiền từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng
Ngoài phạt tiền, vi phạm còn ảnh hưởng đến quá trình thanh tra lao động và các thủ tục liên quan đến BHXH của doanh nghiệp.

Quy trình nộp báo cáo online gồm các bước chính:
Bước 1: Truy cập dichvucong.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản ký số của doanh nghiệp
Bước 2: Chọn dịch vụ công 'Báo cáo tình hình thay đổi lao động'
Bước 3: Hệ thống lấy dữ liệu lao động từ cơ sở dữ liệu BHXH để điền sẵn
Bước 4: Kiểm tra, bổ sung và xác nhận số liệu theo Mẫu 01/PLI
Bước 5: Ký số và gửi hồ sơ
Bước 6: Cổng tự động gửi báo cáo đến Sở Nội vụ và BHXH. Lưu lại mã tiếp nhận để theo dõi trạng thái xử lý.

Theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, có 2 hình thức nộp:
1. Nộp trực tuyến (ưu tiên): Qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ dichvucong.gov.vn. Hệ thống tự động liên thông đến Sở Nội vụ và cơ quan BHXH.
2. Nộp bản giấy (dự phòng): Chỉ áp dụng khi không thể nộp online. Gửi trực tiếp đến Sở Nội vụ và thông báo đến BHXH khu vực nơi doanh nghiệp đặt trụ sở/chi nhánh/VPĐD.

Theo Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, tất cả người sử dụng lao động có thuê mướn và sử dụng lao động theo quy định pháp luật đều phải nộp báo cáo, bao gồm: doanh nghiệp (mọi loại hình, mọi quy mô), hợp tác xã, hộ kinh doanh có sử dụng lao động, các cơ quan tổ chức, đơn vị sự nghiệp, văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam và chi nhánh của doanh nghiệp. Không có miễn trừ theo quy mô doanh nghiệp – dù chỉ có 1 lao động vẫn phải báo cáo.