Câu Hỏi Thường Gặp

Chứng từ chứng minh đã nộp kinh phí công đoàn gồm: (1) Ủy nhiệm chi hoặc giấy nộp tiền có xác nhận của ngân hàng chuyển tiền vào tài khoản Liên đoàn Lao động; (2) Biên lai thu kinh phí công đoàn do Liên đoàn Lao động cấp sau khi nhận tiền; (3) Bảng kê danh sách lao động và mức đóng kèm theo mỗi lần nộp. Doanh nghiệp cần lưu giữ các chứng từ này tối thiểu 5-10 năm theo quy định lưu trữ chứng từ kế toán. Khi bị kiểm tra, doanh nghiệp phải xuất trình đủ chứng từ để chứng minh đã thực hiện nghĩa vụ. Kinh phí công đoàn là khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nên cần chứng từ đầy đủ.

Đây là điểm mới quan trọng của Nghị định 105/2026/NĐ-CP: tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (bao gồm công đoàn cơ sở) phải công khai báo cáo tài chính hàng năm cho các thành viên. Nội dung công khai gồm: tổng số kinh phí công đoàn và đoàn phí thu được; các khoản chi cho hoạt động chăm lo đời sống người lao động (thăm hỏi ốm đau, quà tết, hoạt động văn hóa...); số dư cuối kỳ. Hình thức công khai: họp tổng kết, niêm yết tại nơi làm việc hoặc qua nhóm thông báo nội bộ. Mục tiêu là tăng tính minh bạch, giúp người lao động biết kinh phí công đoàn được sử dụng như thế nào.

Bộ luật Lao động 2019 không cấm hình thức làm việc linh hoạt mà cho phép các bên thỏa thuận trong giới hạn pháp luật. Điều kiện: tổng giờ làm việc bình thường không quá 8 giờ/ngày và 48 giờ/tuần; giờ làm thêm không quá 40 giờ/tháng và 200 giờ/năm (một số trường hợp đặc biệt được 300 giờ/năm); thời gian làm thêm phải được trả thêm ít nhất 150% lương ngày thường, 200% ngày nghỉ hàng tuần, 300% ngày lễ. Hình thức làm việc linh hoạt (work from home, giờ vào/ra linh hoạt) được phép nếu thỏa thuận rõ trong hợp đồng hoặc nội quy lao động và vẫn đảm bảo đủ số giờ làm việc theo hợp đồng.

Hộ kinh doanh không bắt buộc phải có con dấu theo quy định pháp luật hiện hành. Luật Doanh nghiệp 2020 và quy định về hộ kinh doanh không yêu cầu hộ kinh doanh phải đăng ký và sử dụng con dấu như doanh nghiệp. Hộ kinh doanh có thể ký tên trực tiếp của chủ hộ trên hợp đồng, hóa đơn và văn bản giao dịch thay vì đóng dấu. Tuy nhiên, một số đối tác, ngân hàng hoặc khách hàng có thể yêu cầu con dấu trong thực tế giao dịch – đây là thỏa thuận dân sự, không phải yêu cầu pháp lý. Nếu muốn có con dấu, hộ kinh doanh có thể khắc dấu mà không cần đăng ký với cơ quan nhà nước (khác với doanh nghiệp).

Không phải doanh nghiệp nào cũng bắt buộc kiểm toán. Theo Luật Kiểm toán độc lập 2011, các đối tượng bắt buộc kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm gồm: Doanh nghiệp có vốn nhà nước từ 50% trở lên hoặc có tài sản nhà nước từ 1 tỷ đồng; Doanh nghiệp niêm yết trên sàn chứng khoán; Tổ chức tín dụng, bảo hiểm; Doanh nghiệp FDI; Doanh nghiệp phát hành trái phiếu ra công chúng. Doanh nghiệp tư nhân nhỏ, hộ kinh doanh và công ty TNHH tư nhân quy mô nhỏ không bắt buộc kiểm toán, nhưng tự nguyện kiểm toán giúp tăng uy tín khi vay vốn ngân hàng hoặc tìm nhà đầu tư.

Khung thời gian khấu hao tài sản cố định theo Thông tư 45/2013/TT-BTC (vẫn áp dụng năm 2026) quy định thời gian khấu hao tối thiểu và tối đa cho từng nhóm: Nhà cửa, vật kiến trúc: 6-50 năm; Máy móc, thiết bị: 3-30 năm; Phương tiện vận tải: 6-30 năm; Thiết bị văn phòng: 3-15 năm; Thiết bị tin học: 3-8 năm. Doanh nghiệp chọn mức khấu hao trong khung và áp dụng nhất quán. Năm 2026 chưa có thay đổi lớn về khung khấu hao. Tài sản vô hình (phần mềm, bản quyền...) khấu hao theo thời gian hợp đồng hoặc từ 3-20 năm tùy loại. Chữ ký số và phần mềm hóa đơn điện tử được hạch toán là tài sản vô hình hoặc chi phí trả trước.

Việc đóng BHXH và tính thuế TNCN đối với tiền thưởng phụ thuộc vào tính chất khoản thưởng: (1) Tiền thưởng ghi trong hợp đồng lao động hoặc quy chế lương thưởng là khoản bổ sung gắn với kết quả làm việc: phải tính vào căn cứ đóng BHXH và tính thuế TNCN; (2) Tiền thưởng tết, lễ tết không ghi trong hợp đồng lao động, mang tính khuyến khích không thường xuyên: không phải đóng BHXH nhưng vẫn phải tính thuế TNCN; (3) Các khoản phụ cấp không tính BHXH theo Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH (xăng xe, ăn trưa, điện thoại đúng quy định): không đóng BHXH. Doanh nghiệp cần phân loại chính xác để hạch toán đúng.

Hệ thống thông quan điện tử VNACCS/VCIS là bắt buộc với doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Điều kiện đăng ký: (1) Có mã số thuế doanh nghiệp hợp lệ; (2) Có chữ ký số được cấp bởi tổ chức chứng thực được công nhận; (3) Cài đặt phần mềm khai hải quan điện tử được phê duyệt. Doanh nghiệp mới hoàn toàn có thể đăng ký VNACCS/VCIS ngay sau khi có đủ điều kiện. Thời gian xử lý đăng ký: 1-2 ngày làm việc. IAM hỗ trợ doanh nghiệp đăng ký tài khoản VNACCS/VCIS, cài đặt chữ ký số, driver USB Token, Java và xử lý lỗi kỹ thuật phát sinh – toàn bộ dịch vụ hỗ trợ đăng ký VNACCS/VCIS tại IAM hoàn toàn miễn phí.

Kê khai và nộp BHXH điện tử thực hiện qua Cổng BHXH điện tử baohiemxahoi.gov.vn hoặc qua Cổng dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn). Doanh nghiệp cần chuẩn bị: (1) Chữ ký số hợp lệ của doanh nghiệp; (2) Tài khoản đăng ký trên cổng BHXH điện tử; (3) File dữ liệu danh sách lao động và mức lương đóng BHXH theo đúng mẫu quy định. Qua cổng điện tử, doanh nghiệp có thể: nộp hồ sơ tham gia BHXH lần đầu; điều chỉnh thông tin lao động; nộp hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản... Chữ ký số VINCA của IAM tương thích hoàn toàn với cổng BHXH điện tử.

Để nộp thuế điện tử qua ngân hàng, hộ kinh doanh thực hiện các bước: (1) Mở tài khoản ngân hàng đứng tên hộ kinh doanh (bắt buộc từ năm 2026 theo quy định thông báo số tài khoản ngân hàng đầu năm); (2) Đăng ký dịch vụ Internet Banking hoặc Mobile Banking; (3) Kết nối tài khoản ngân hàng với cổng eTax (etax.gdt.gov.vn): vào mục Tài khoản → Quản lý tài khoản ngân hàng → Thêm tài khoản; (4) Xác thực OTP từ ngân hàng. Sau khi kết nối, mỗi kỳ khai thuế có thể nộp tiền trực tiếp từ eTax mà không cần ra quầy giao dịch. Lưu ý: thông báo số tài khoản ngân hàng theo mẫu 01/BK-STK phải kèm theo tờ khai thuế đầu tiên trong năm 2026.