Câu Hỏi Thường Gặp

Để kết nối máy in nhiệt với IAM POS: (1) Cài driver máy in theo hướng dẫn của nhà sản xuất (Epson, Star, Xprinter...); (2) Kết nối máy in với máy tính qua USB hoặc mạng LAN/wifi; (3) Trong IAM POS, vào phần cấu hình in và chọn máy in đã cài; (4) Kiểm tra in thử. Nếu dùng máy tính bảng hoặc điện thoại, cần máy in hỗ trợ kết nối Bluetooth hoặc wifi. Khuyến nghị sử dụng các dòng máy in nhiệt phổ biến tại Việt Nam tương thích tốt với web browser. Nếu gặp khó khăn trong thiết lập, liên hệ bộ phận kỹ thuật IAM Software để được hỗ trợ.

Hoàn toàn có thể. Vì IAM POS chạy trên web, hộ kinh doanh chỉ cần mang theo laptop, tablet hoặc điện thoại có kết nối internet (4G/wifi) là có thể bán hàng tại hội chợ, sự kiện, triển lãm mà không cần thiết lập phức tạp. Toàn bộ dữ liệu sản phẩm, giá, khuyến mại đã sẵn sàng trên cloud. Đơn hàng tại hội chợ được ghi nhận cùng hệ thống với cửa hàng chính, tồn kho được trừ tự động, báo cáo doanh thu hội chợ xem được ngay trong ngày. Cần chuẩn bị: thiết bị có pin tốt hoặc pin dự phòng, và đảm bảo kết nối internet ổn định tại địa điểm tổ chức.

Có, báo cáo tổng hợp tồn kho trong IAM POS có thể xuất ra file Excel để hộ kinh doanh lưu trữ, in ấn hoặc xử lý thêm. Tương tự, các báo cáo doanh thu, danh sách đơn hàng cũng hỗ trợ xuất Excel. Tính năng xuất Excel đặc biệt hữu ích khi cần gửi báo cáo tồn kho cho đối tác, kiểm tra chéo với số liệu kế toán, hoặc phân tích sâu hơn bằng pivot table. Hộ kinh doanh cũng có thể dùng file Excel tồn kho xuất từ IAM POS làm cơ sở để lên kế hoạch nhập hàng — biết mặt hàng nào sắp hết để đặt hàng kịp thời.

Có, IAM POS hỗ trợ tạo đơn hàng mua từ file Excel. Thay vì nhập từng dòng sản phẩm một, hộ kinh doanh có thể chuẩn bị file Excel danh sách hàng nhập (tên sản phẩm, số lượng, đơn giá nhập) theo mẫu của IAM POS rồi upload lên để tạo đơn hàng mua hàng loạt. Ngoài ra còn có hai cách khác: tạo đơn trực tiếp trên giao diện (nhập từng sản phẩm) hoặc tạo từ hóa đơn điện tử mà nhà cung cấp đã xuất cho mình trên cổng TCT. Cách tạo từ hóa đơn TCT là tiện nhất vì không cần nhập liệu — hệ thống tự đọc dữ liệu từ cổng thuế.

Có, hóa đơn điện tử phát hành từ IAM POS (thông qua IAM Invoice kết nối cổng Tổng cục Thuế) hoàn toàn hợp lệ về mặt pháp lý. Đây là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đáp ứng đầy đủ yêu cầu để doanh nghiệp đối tác (người mua) hạch toán vào chi phí được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN. Hóa đơn cần ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế người mua — thu ngân cần hỏi thông tin này trước khi xuất hóa đơn cho khách hàng doanh nghiệp.

IAM POS được thiết kế để tích hợp tối ưu với IAM Invoice (phần mềm hóa đơn điện tử của cùng hệ sinh thái IAM Software). Về mặt kỹ thuật, IAM POS cũng hỗ trợ kết nối với dịch vụ hóa đơn điện tử qua cổng Save Invoice — đây là cổng trung gian có thể kết nối với các nhà cung cấp hóa đơn khác. Tuy nhiên, để đảm bảo tích hợp mượt mà và được hỗ trợ đầy đủ, khuyến nghị hộ kinh doanh dùng IAM Invoice kết hợp với IAM POS. Nếu đang có hợp đồng với nhà cung cấp hóa đơn khác, hãy liên hệ IAM Software để tư vấn phương án chuyển đổi hoặc tích hợp phù hợp.

Khi đơn hàng Lazada được đồng bộ về IAM POS, quy trình xuất hóa đơn điện tử gồm: (1) Kiểm tra đơn hàng trong mục Kết nối sàn TMĐT → Lazada → Đơn hàng; (2) Chọn các đơn cần xuất hóa đơn (lưu ý: không phải đơn nào cũng cần hóa đơn, chỉ khi khách yêu cầu); (3) Tạo đơn hàng hàng loạt và lập hóa đơn hàng loạt; (4) Ký số hàng loạt và đồng bộ lên Tổng cục Thuế. Trường hợp đơn hàng Lazada đã hoàn thành nhưng khách hàng không cần hóa đơn thì không cần xuất — giúp giảm số lượng hóa đơn cần quản lý và tiết kiệm chi phí gói hóa đơn.

IAM POS có thể sử dụng cho ngành F&B với các tính năng cơ bản: tạo đơn hàng nhanh, sản phẩm combo (set ăn), khuyến mại, thu tiền và xuất hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nếu nhà hàng hoặc quán cà phê cần quản lý bàn, order từng bàn riêng biệt, bếp nhận phiếu in bếp (kitchen display), hoặc quản lý nguyên liệu phức tạp, nên trao đổi với IAM Software để xác nhận phiên bản IAM POS có hỗ trợ các nghiệp vụ đặc thù F&B này không. Một số đơn vị F&B có thể cần kết hợp thêm phần mềm quản lý bàn chuyên dụng bên cạnh IAM POS để tối ưu quy trình phục vụ.

Đây là hạn chế của các giải pháp POS cloud-based: IAM POS cần kết nối internet để hoạt động đầy đủ. Khi mất internet, các chức năng real-time như đồng bộ hóa đơn, kết nối sàn TMĐT sẽ không hoạt động. Để giảm thiểu rủi ro gián đoạn, hộ kinh doanh nên: (1) Dùng router wifi có kết nối 4G dự phòng; (2) Chuẩn bị SIM 4G hotspot dự phòng trên điện thoại; (3) Đăng ký gói internet có backup line. Trong trường hợp khẩn cấp mất internet ngắn hạn, có thể ghi tay đơn hàng và nhập lại vào hệ thống khi có mạng trở lại. Nhu cầu offline mode là feedback phổ biến với các nhà cung cấp POS cloud và thường được bổ sung trong các phiên bản sau.

Trong IAM POS, quy trình kiểm kê gồm: tạo phiếu kiểm kê → hệ thống hiển thị tồn kho theo sổ sách → nhân viên đếm thực tế và nhập số liệu thực → hệ thống tính chênh lệch (thừa/thiếu) → xác nhận kiểm kê để điều chỉnh. Khi xác nhận, hệ thống tự động điều chỉnh tồn kho về đúng số liệu thực tế. Chênh lệch kho thường do: hàng hỏng vỡ chưa ghi nhận, nhập/xuất thiếu chứng từ, hoặc nhân viên lấy hàng không ghi sổ. Hộ kinh doanh nên kiểm kê định kỳ (hàng tuần hoặc hàng tháng) để kịp thời phát hiện và xử lý sai lệch.