Câu Hỏi Thường Gặp

IAM POS cung cấp dữ liệu xuất hóa đơn và báo cáo doanh thu có thể dùng làm đầu vào cho phần mềm kế toán. Về tích hợp tự động (API), hộ kinh doanh cần liên hệ IAM Software để xác nhận khả năng kết nối với phần mềm kế toán đang sử dụng (MISA, Fast, Bravo...). Trong hệ sinh thái IAM, dữ liệu hóa đơn từ IAM Invoice có thể kết nối với module kế toán doanh nghiệp của IAM Software. Với hộ kinh doanh nhỏ, thông thường báo cáo doanh thu từ IAM POS + hóa đơn điện tử từ IAM Invoice là đủ để kế toán hạch toán thủ công hoặc nhập vào phần mềm kế toán định kỳ.

Map sản phẩm (product mapping) trong IAM POS là bước liên kết sản phẩm từ nguồn ngoài (sàn TMĐT hoặc hóa đơn mua vào từ TCT) với sản phẩm đã có trong danh mục IAM POS. Ví dụ: sản phẩm 'Áo thun nam size M màu xanh' trên Shopee cần được map với mã sản phẩm 'ATM-BLUE-M' trong kho IAM POS. Bước này quan trọng vì: (1) Khi Shopee có đơn, IAM POS biết phải trừ kho mặt hàng nào; (2) Hóa đơn mua vào từ TCT được nhận dạng đúng mặt hàng để cộng kho. Nếu không map, hệ thống không thể tự động cập nhật tồn kho đúng sản phẩm. Chỉ cần map một lần, các đơn hàng sau tự động áp dụng.

IAM POS được thiết kế để tích hợp tối ưu với IAM Invoice (phần mềm hóa đơn điện tử của cùng hệ sinh thái IAM Software). Về mặt kỹ thuật, IAM POS cũng hỗ trợ kết nối với dịch vụ hóa đơn điện tử qua cổng Save Invoice — đây là cổng trung gian có thể kết nối với các nhà cung cấp hóa đơn khác. Tuy nhiên, để đảm bảo tích hợp mượt mà và được hỗ trợ đầy đủ, khuyến nghị hộ kinh doanh dùng IAM Invoice kết hợp với IAM POS. Nếu đang có hợp đồng với nhà cung cấp hóa đơn khác, hãy liên hệ IAM Software để tư vấn phương án chuyển đổi hoặc tích hợp phù hợp.

Khi đơn hàng Lazada được đồng bộ về IAM POS, quy trình xuất hóa đơn điện tử gồm: (1) Kiểm tra đơn hàng trong mục Kết nối sàn TMĐT → Lazada → Đơn hàng; (2) Chọn các đơn cần xuất hóa đơn (lưu ý: không phải đơn nào cũng cần hóa đơn, chỉ khi khách yêu cầu); (3) Tạo đơn hàng hàng loạt và lập hóa đơn hàng loạt; (4) Ký số hàng loạt và đồng bộ lên Tổng cục Thuế. Trường hợp đơn hàng Lazada đã hoàn thành nhưng khách hàng không cần hóa đơn thì không cần xuất — giúp giảm số lượng hóa đơn cần quản lý và tiết kiệm chi phí gói hóa đơn.

Có, sau khi xác nhận đơn hàng thanh toán trên IAM POS, hệ thống hỗ trợ in phiếu tính tiền (receipt/bill) gửi cho khách. Phiếu tính tiền là chứng từ nội bộ tại quầy, khác với hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý thuế — khách hàng cá nhân thường chỉ cần phiếu tính tiền, khách hàng doanh nghiệp mới cần hóa đơn điện tử. Máy in receipt nhiệt (thermal printer) được dùng phổ biến tại điểm bán. Hộ kinh doanh cần cấu hình máy in trong hệ thống và cài driver phù hợp. Một số hộ kinh doanh gửi bill qua Zalo hoặc email thay vì in giấy để tiết kiệm chi phí.

Có, hóa đơn điện tử phát hành từ IAM POS (thông qua IAM Invoice kết nối cổng Tổng cục Thuế) hoàn toàn hợp lệ về mặt pháp lý. Đây là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đáp ứng đầy đủ yêu cầu để doanh nghiệp đối tác (người mua) hạch toán vào chi phí được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN. Hóa đơn cần ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế người mua — thu ngân cần hỏi thông tin này trước khi xuất hóa đơn cho khách hàng doanh nghiệp.

Trong IAM POS, quy trình kiểm kê gồm: tạo phiếu kiểm kê → hệ thống hiển thị tồn kho theo sổ sách → nhân viên đếm thực tế và nhập số liệu thực → hệ thống tính chênh lệch (thừa/thiếu) → xác nhận kiểm kê để điều chỉnh. Khi xác nhận, hệ thống tự động điều chỉnh tồn kho về đúng số liệu thực tế. Chênh lệch kho thường do: hàng hỏng vỡ chưa ghi nhận, nhập/xuất thiếu chứng từ, hoặc nhân viên lấy hàng không ghi sổ. Hộ kinh doanh nên kiểm kê định kỳ (hàng tuần hoặc hàng tháng) để kịp thời phát hiện và xử lý sai lệch.

Hoàn toàn có thể. Vì IAM POS chạy trên web, hộ kinh doanh chỉ cần mang theo laptop, tablet hoặc điện thoại có kết nối internet (4G/wifi) là có thể bán hàng tại hội chợ, sự kiện, triển lãm mà không cần thiết lập phức tạp. Toàn bộ dữ liệu sản phẩm, giá, khuyến mại đã sẵn sàng trên cloud. Đơn hàng tại hội chợ được ghi nhận cùng hệ thống với cửa hàng chính, tồn kho được trừ tự động, báo cáo doanh thu hội chợ xem được ngay trong ngày. Cần chuẩn bị: thiết bị có pin tốt hoặc pin dự phòng, và đảm bảo kết nối internet ổn định tại địa điểm tổ chức.

IAM POS có thể sử dụng cho ngành F&B với các tính năng cơ bản: tạo đơn hàng nhanh, sản phẩm combo (set ăn), khuyến mại, thu tiền và xuất hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nếu nhà hàng hoặc quán cà phê cần quản lý bàn, order từng bàn riêng biệt, bếp nhận phiếu in bếp (kitchen display), hoặc quản lý nguyên liệu phức tạp, nên trao đổi với IAM Software để xác nhận phiên bản IAM POS có hỗ trợ các nghiệp vụ đặc thù F&B này không. Một số đơn vị F&B có thể cần kết hợp thêm phần mềm quản lý bàn chuyên dụng bên cạnh IAM POS để tối ưu quy trình phục vụ.

Có, IAM POS lưu lịch sử đơn hàng của từng khách hàng. Khi tìm kiếm một khách hàng cụ thể trong hệ thống, có thể xem toàn bộ các lần mua hàng trước đây, tổng giá trị mua và các sản phẩm đã mua. Dữ liệu này là nền tảng để chăm sóc khách hàng hiệu quả: nhận biết khách VIP, gợi ý sản phẩm phù hợp dựa trên lịch sử, hoặc chủ động liên hệ khi có khuyến mại với sản phẩm mà khách hay mua. IAM POS thuộc hệ sinh thái IAM Software có thể kết nối với IAM CRM để quản lý quan hệ khách hàng chuyên sâu hơn nếu hộ kinh doanh có nhu cầu.