Hướng dẫn chi tiết chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP năm 2026
Đăng ngày: 8/4/2026
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Doanh nghiệp cần lưu ý gì để tránh sai sót năm 2026?
Từ ngày 01/6/2025, tất cả tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân trả thu nhập đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo mẫu mới quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Đây là bước chuyển đổi quan trọng nhằm minh bạch hóa quản lý thuế, giảm giấy tờ thủ công và tăng tốc độ xử lý dữ liệu với cơ quan thuế.
Nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn: Thời điểm lập chứng từ khi nào? Nội dung bắt buộc phải ghi những gì? Và làm sao để gửi chứng từ nhanh chóng mà không lo sai sót? Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ hơn.
1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì và khi nào phải lập?
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là văn bản điện tử do tổ chức/cá nhân trả thu nhập lập và cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế. Đây là cơ sở quan trọng để người lao động quyết toán thuế cuối năm, chứng minh số thuế đã nộp và làm căn cứ hoàn thuế (nếu có).
Theo quy định hiện hành:
- Phải lập chứng từ ngay tại thời điểm khấu trừ thuế từ khoản thu nhập của cá nhân.
- Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức trả thu nhập thì không phải cấp chứng từ.
- Chứng từ phải được ký số điện tử và gửi đồng thời cho cả người nhận thu nhập lẫn cơ quan thuế ngay trong ngày lập.
Việc chậm trễ hoặc lập sai có thể dẫn đến phạt hành chính hoặc gây khó khăn khi quyết toán thuế quý/hàng năm.
2. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất 2026
Mẫu chứng từ đang áp dụng hiện nay là Mẫu số 03/TNCN, ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Ký hiệu chứng từ:
- Mẫu số: 03/TNCN
- Ký hiệu chứng từ năm 2026: Thường có dạng CT/26E (E biểu thị chứng từ điện tử).
Chứng từ phải đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc:
- Thông tin tổ chức trả thu nhập (tên, MST, địa chỉ, điện thoại).
- Thông tin người nộp thuế (họ tên, MST, quốc tịch nếu là người nước ngoài, số CCCD/CMND).
- Khoản thu nhập chịu thuế, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập, số thuế đã khấu trừ, số tiền thực nhận.
- Ngày lập chứng từ, chữ ký số của người đại diện theo pháp luật.
3. Những điểm mới quan trọng cần lưu ý năm 2026
- Thời điểm gửi chứng từ: Phải truyền dữ liệu ngay cho cơ quan thuế trong cùng ngày lập, không được để dồn cuối quý hay cuối năm.
- Đăng ký sử dụng chứng từ điện tử: Doanh nghiệp cần nộp mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trước khi sử dụng.
- Xử lý sai sót: Nếu phát hiện lỗi, phải lập chứng từ điều chỉnh thay vì hủy chứng từ cũ. Toàn bộ quá trình phải tuân thủ định dạng dữ liệu chuẩn của cơ quan thuế.
- Trường hợp không phải cấp chứng từ: Khi cá nhân ủy quyền quyết toán hoặc một số khoản thu nhập không thuộc diện khấu trừ tại nguồn.
Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro mà còn thể hiện trách nhiệm minh bạch với người lao động.
4. Giải pháp số hóa chứng từ khấu trừ thuế TNCN hiệu quả
Thay vì lập thủ công hoặc dùng phần mềm rời rạc dễ sai sót, doanh nghiệp nên chuyển sang sử dụng giải pháp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử tChứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Doanh nghiệp cần lưu ý gì để tránh sai sót năm 2026?
Từ ngày 01/6/2025, tất cả tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân trả thu nhập đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo mẫu mới quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Đây là bước chuyển đổi quan trọng nhằm minh bạch hóa quản lý thuế, giảm giấy tờ thủ công và tăng tốc độ xử lý dữ liệu với cơ quan thuế.
Nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn: Thời điểm lập chứng từ khi nào? Nội dung bắt buộc phải ghi những gì? Và làm sao để gửi chứng từ nhanh chóng mà không lo sai sót? Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ hơn.
1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì và khi nào phải lập?
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là văn bản điện tử do tổ chức/cá nhân trả thu nhập lập và cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế. Đây là cơ sở quan trọng để người lao động quyết toán thuế cuối năm, chứng minh số thuế đã nộp và làm căn cứ hoàn thuế (nếu có).
Theo quy định hiện hành:
- Phải lập chứng từ ngay tại thời điểm khấu trừ thuế từ khoản thu nhập của cá nhân.
- Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức trả thu nhập thì không phải cấp chứng từ.
- Chứng từ phải được ký số điện tử và gửi đồng thời cho cả người nhận thu nhập lẫn cơ quan thuế ngay trong ngày lập.
Việc chậm trễ hoặc lập sai có thể dẫn đến phạt hành chính hoặc gây khó khăn khi quyết toán thuế quý/hàng năm.
2. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất 2026
Mẫu chứng từ đang áp dụng hiện nay là Mẫu số 03/TNCN, ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Ký hiệu chứng từ:
- Mẫu số: 03/TNCN
- Ký hiệu chứng từ năm 2026: Thường có dạng CT/26E (E biểu thị chứng từ điện tử).
Chứng từ phải đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc:
- Thông tin tổ chức trả thu nhập (tên, MST, địa chỉ, điện thoại).
- Thông tin người nộp thuế (họ tên, MST, quốc tịch nếu là người nước ngoài, số CCCD/CMND).
- Khoản thu nhập chịu thuế, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập, số thuế đã khấu trừ, số tiền thực nhận.
- Ngày lập chứng từ, chữ ký số của người đại diện theo pháp luật.
3. Những điểm mới quan trọng cần lưu ý năm 2026
- Thời điểm gửi chứng từ: Phải truyền dữ liệu ngay cho cơ quan thuế trong cùng ngày lập, không được để dồn cuối quý hay cuối năm.
- Đăng ký sử dụng chứng từ điện tử: Doanh nghiệp cần nộp mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trước khi sử dụng.
- Xử lý sai sót: Nếu phát hiện lỗi, phải lập chứng từ điều chỉnh thay vì hủy chứng từ cũ. Toàn bộ quá trình phải tuân thủ định dạng dữ liệu chuẩn của cơ quan thuế.
- Trường hợp không phải cấp chứng từ: Khi cá nhân ủy quyền quyết toán hoặc một số khoản thu nhập không thuộc diện khấu trừ tại nguồn.
Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro mà còn thể hiện trách nhiệm minh bạch với người lao động.
4. Giải pháp số hóa chứng từ khấu trừ thuế TNCN hiệu quả
Thay vì lập thủ công hoặc dùng phần mềm rời rạc dễ sai sót, doanh nghiệp nên chuyển sang sử dụng giải pháp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử tích hợp với hệ thống hóa đơn điện tử và chữ ký số.
Với Hệ sinh thái IAM, bạn có thể:
- Tự động lấy dữ liệu từ lương, thưởng, các khoản thu nhập khác để lập chứng từ nhanh chóng.
- Ký số điện tử ngay trên hệ thống (hỗ trợ chữ ký số VINCA, I-CA, FASTCA...).
- Gửi chứng từ đồng thời cho người lao động và cơ quan thuế chỉ với vài click.
- Lưu trữ, tra cứu chứng từ dễ dàng, hỗ trợ xuất báo cáo quyết toán thuế TNCN chính xác.
- Tích hợp liền mạch với IAM INVOICE (hóa đơn điện tử) và các phần mềm quản lý khác trong hệ sinh thái.
Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã chuyển sang IAM và giảm đáng kể thời gian xử lý chứng từ thuế từ hàng giờ xuống chỉ còn vài phút mỗi tháng.
Kết luận
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là cơ hội để doanh nghiệp số hóa quy trình kế toán – thuế một cách chuyên nghiệp hơn. Việc nắm rõ quy định và áp dụng công cụ hỗ trợ phù hợp sẽ giúp bạn tránh sai sót, tiết kiệm chi phí và xây dựng lòng tin với người lao động cũng như cơ quan thuế.
Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm giải pháp toàn diện cho hóa đơn điện tử, chữ ký số và chứng từ thuế TNCN, hãy liên hệ ngay Hệ sinh thái IAM để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm demo. Chúng tôi cam kết hỗ trợ chuyển đổi số nhanh chóng, đúng quy định và tiết kiệm nhất cho doanh nghiệp Việt.ích hợp với hệ thống hóa đơn điện tử và chữ ký số.
Với Hệ sinh thái IAM, bạn có thể:
- Tự động lấy dữ liệu từ lương, thưởng, các khoản thu nhập khác để lập chứng từ nhanh chóng.
- Ký số điện tử ngay trên hệ thống (hỗ trợ chữ ký số VINCA, I-CA, FASTCA...).
- Gửi chứng từ đồng thời cho người lao động và cơ quan thuế chỉ với vài click.
- Lưu trữ, tra cứu chứng từ dễ dàng, hỗ trợ xuất báo cáo quyết toán thuế TNCN chính xác.
- Tích hợp liền mạch với IAM INVOICE (hóa đơn điện tử) và các phần mềm quản lý khác trong hệ sinh thái.
Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã chuyển sang IAM và giảm đáng kể thời gian xử lý chứng từ thuế từ hàng giờ xuống chỉ còn vài phút mỗi tháng.
Kết luận
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là cơ hội để doanh nghiệp số hóa quy trình kế toán – thuế một cách chuyên nghiệp hơn. Việc nắm rõ quy định và áp dụng công cụ hỗ trợ phù hợp sẽ giúp bạn tránh sai sót, tiết kiệm chi phí và xây dựng lòng tin với người lao động cũng như cơ quan thuế.
Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm giải pháp toàn diện cho hóa đơn điện tử, chữ ký số và chứng từ thuế TNCN, hãy liên hệ ngay Hệ sinh thái IAM để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm demo. Chúng tôi cam kết hỗ trợ chuyển đổi số nhanh chóng, đúng quy định và tiết kiệm nhất cho doanh nghiệp Việt.