Mẫu 05/QTT-TNCN là gì? Hướng dẫn kê khai quyết toán thuế TNCN năm 2026

Mẫu 05/QTT-TNCN là tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) dành cho các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cho người lao động. Đây là mẫu quan trọng trong bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN hàng năm.

Mẫu này được quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC và đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC. Nó áp dụng cho tất cả tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ lương, công, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không.

Mục đích sử dụng của Mẫu 05/QTT-TNCN

Tổ chức chi trả thu nhập phải sử dụng mẫu này để kê khai quyết toán thuế TNCN theo năm dương lịch. Đồng thời, mẫu cũng dùng để quyết toán thay cho những cá nhân đã ủy quyền cho tổ chức quyết toán thuế thay.

Lưu ý quan trọng: Nếu trong năm không phát sinh chi trả thu nhập nào cho người lao động thì tổ chức không phải nộp Mẫu 05/QTT-TNCN.

Đối tượng phải nộp

• Các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh có trả thu nhập từ tiền lương, tiền công.
• Phải nộp cả khi có phát sinh khấu trừ thuế lẫn khi không có khấu trừ thuế.
• Bao gồm cả trường hợp quyết toán thay cho người lao động có ủy quyền.

Thời hạn nộp tờ khai

Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường là 31/03 năm sau).

Nội dung chính cần kê khai trong mẫu

Phần đầu tiên là thông tin chung của tổ chức chi trả thu nhập, bao gồm:

• Kỳ tính thuế (năm dương lịch)
• Lần kê khai (lần đầu hay bổ sung)
• Tên tổ chức, mã số thuế, địa chỉ chi tiết (quận/huyện, tỉnh/thành phố)
• Thông tin liên hệ: điện thoại, fax, email
• Thông tin đại lý thuế (nếu có ủy quyền)

Phần kê khai chính tập trung vào các chỉ tiêu số liệu như:

• Tổng số cá nhân nhận thu nhập trong năm
• Số cá nhân cư trú có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên
• Số cá nhân đã khấu trừ thuế (cả cư trú và không cư trú)
• Số người phụ thuộc
• Tổng thu nhập chịu thuế, các khoản miễn giảm, điều chuyển thu nhập
• Số thuế đã khấu trừ
• Số thuế còn phải nộp hoặc số thuế nộp thừa (để hoàn thuế) cho những cá nhân ủy quyền quyết toán

Các số liệu này được tổng hợp từ các phụ lục kèm theo:

• Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN (cá nhân có hợp đồng từ 3 tháng trở lên)
• Phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN (cá nhân vãng lai, hợp đồng dưới 3 tháng)
• Phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN (danh sách người phụ thuộc)

Hướng dẫn kê khai cơ bản

1. Sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế (HTKK) phiên bản mới nhất để tránh lỗi logic.
2. Điền chính xác thông tin định danh của tổ chức.
3. Tổng hợp số liệu từ các phụ lục chi tiết trước khi điền vào mẫu chính.
4. Kiểm tra kỹ mã số thuế hoặc mã định danh cá nhân của người lao động (tránh nhầm giữa MST 10 số cũ và CCCD).
5. Chỉ đánh dấu “ủy quyền quyết toán” khi người lao động đủ điều kiện theo quy định.

Một số lưu ý quan trọng khi kê khai

• Thu nhập chịu thuế được tính theo thời điểm chi trả thực tế, không phải thời điểm phát sinh. Ví dụ: lương tháng 12/2025 chi trả vào tháng 1/2026 thì kê vào kỳ 2026.
• Phải đính kèm đầy đủ các phụ lục khi nộp tờ khai.
• Kiểm tra cẩn thận trước khi nộp để tránh phải nộp bổ sung sau này.

Mẫu 05/QTT-TNCN là một trong những tờ khai quan trọng giúp doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thuế TNCN một cách chính xác và đúng hạn. Doanh nghiệp nên chuẩn bị số liệu sớm và sử dụng phần mềm thuế chuyên dụng để hỗ trợ kê khai.