Hướng dẫn sử dụng và các tính năng nổi bật của hợp đồng điện tử IAM eContract

1. Tổng quan về các tính năng chính của IAM eContract

Hệ thống IAM eContract được thiết kế với giao diện thân thiện, tích hợp đầy đủ các công cụ quản lý tài liệu điện tử:

• Quản lý tài khoản và bảo mật: Cho phép người dùng đăng nhập, đổi mật khẩu và quản lý thông tin tổ chức linh hoạt.
• Hệ thống ký số đa dạng: Hỗ trợ ký bằng USB Token, Chữ ký số từ xa (Remote Signing) thông qua việc cài đặt công cụ (tool) ký số chuyên dụng.
• Quản lý danh mục:
  • Quản lý khách hàng: Tạo mới thông tin đối tác hoặc thêm hàng loạt từ file Excel.
  • Quản lý vai trò: Phân quyền chi tiết cho người lập, người duyệt và người ký.
• Cấu hình tài liệu: Thiết lập các loại tài liệu khác nhau phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp (Hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao...).
• Theo dõi và giám sát: Xem lại lịch sử gửi email thông báo, trạng thái ký kết của từng bên theo thời gian thực.

2. Hướng dẫn sử dụng chi tiết

Bước 1: Đăng nhập và thiết lập hệ thống

Để bắt đầu, người dùng truy cập vào hệ thống bằng tài khoản được cấp.

• Đăng nhập: Nhập Email/Tên đăng nhập và Mật khẩu.
• Cài đặt Tool ký: Tại mục Hệ thống, chọn Cài tool ký để máy tính có thể nhận diện chữ ký số khi thực hiện ký kết.

Bước 2: Quản lý danh mục đối tác

Trước khi tạo hợp đồng, bạn cần cập nhật thông tin đối tác:

• Vào mục Danh mục > Quản lý khách hàng.
• Chọn Tạo mới để nhập thủ công hoặc Thêm từ Excel để tiết kiệm thời gian khi có danh sách lớn.

Bước 3: Cấu hình và tạo tài liệu ký

• Loại tài liệu: Thiết lập các mẫu tài liệu tại mục Cấu hình tài liệu. Việc này giúp chuẩn hóa các biểu mẫu trong công ty.
• Gửi tài liệu: Hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo kèm đường link truy cập tài liệu cho các bên liên quan.

Bước 4: Thực hiện ký kết

Người nhận chỉ cần truy cập vào email, nhấn chọn tài liệu để kiểm tra nội dung và thực hiện ký:

• Sử dụng hình ảnh chữ ký hoặc ký số trực tiếp qua thiết bị đã cài đặt tool.
• Hệ thống ghi nhận lịch sử và gửi thông báo hoàn tất cho tất cả các bên.

3. Lợi ích khi sử dụng IAM eContract

1. Tiết kiệm chi phí: Loại bỏ chi phí in ấn, chuyển phát nhanh và lưu trữ hồ sơ giấy.
2. Rút ngắn thời gian: Quy trình ký kết có thể hoàn tất trong vài phút thay vì vài ngày như phương thức truyền thống.
3. Tính pháp lý tuyệt đối: Tuân thủ Luật Giao dịch điện tử và các quy định hiện hành của Việt Nam.
4. Lưu trữ an toàn: Dữ liệu được mã hóa và lưu trữ tập trung, dễ dàng tra cứu lại bất cứ lúc nào.

Thông tin liên hệ tư vấn: Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về kỹ thuật hoặc đăng ký sử dụng, vui lòng truy cập hệ thống hướng dẫn tại IAM Software HonKit.