Câu Hỏi Thường Gặp

Xây dựng thêm hoặc mở rộng nhà trọ cần xin phép xây dựng theo Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi 2020): (1) Hồ sơ xin phép xây dựng: Đơn đề nghị cấp GPXD; Bản vẽ thiết kế kiến trúc (do đơn vị thiết kế có chứng chỉ lập); Giấy tờ về quyền sử dụng đất; Giấy phép kinh doanh (nếu là hộ kinh doanh); (2) Nơi nộp: UBND quận/huyện (nhà dưới 7 tầng) hoặc Sở Xây dựng (nhà từ 7 tầng trở lên); (3) Thời gian: 15–20 ngày làm việc; (4) Điều kiện đặc biệt: Nhà trọ cao tầng phải có thẩm duyệt PCCC trước khi xây dựng; (5) Xây không phép: Bị phạt hành chính 30–50 triệu đồng và buộc tháo dỡ phần xây dựng trái phép. Kiểm tra quy hoạch đất đai địa phương trước khi lên kế hoạch xây thêm.

An toàn điện tại nhà trọ là vấn đề quan trọng theo QCVN 01:2021/BCT và tiêu chuẩn TCVN: (1) Hệ thống điện: Dây điện phải có tiết diện đủ theo tải; không dùng dây điện giả, kém chất lượng; lắp cầu dao tổng và cầu dao từng phòng; (2) Aptomat chống giật (RCCB/RCBO): Bắt buộc lắp ở khu vực ẩm ướt (nhà vệ sinh, bếp); (3) Kiểm tra định kỳ: Kiểm tra hệ thống điện tối thiểu 1 năm/lần bởi thợ điện có chứng chỉ; (4) Hộp điện: Có khóa, không để người không có chuyên môn tiếp xúc; (5) Sự cố điện: Phải xử lý trong 24 giờ sau khi người thuê báo; (6) Trách nhiệm pháp lý: Nếu xảy ra tai nạn điện do hệ thống điện của chủ nhà lỗi, chủ nhà trọ có thể bị truy cứu trách nhiệm dân sự và hình sự. Kiểm tra hệ thống điện ngay trong tháng 5 để đảm bảo an toàn mùa hè.

Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về Bảo vệ dữ liệu cá nhân (có hiệu lực từ 1/7/2023): (1) Dữ liệu thu thập: CCCD, ảnh chân dung, số điện thoại, địa chỉ liên hệ thân nhân... của người thuê là dữ liệu cá nhân cần bảo vệ; (2) Nghĩa vụ của chủ nhà trọ: Chỉ thu thập dữ liệu đủ dùng cho mục đích cho thuê; không chia sẻ cho bên thứ ba không liên quan; bảo mật hồ sơ người thuê; xóa dữ liệu khi không còn cần thiết; (3) Camera giám sát: Phải thông báo công khai cho người thuê; không được đặt camera trong phòng ngủ, nhà vệ sinh; (4) Vi phạm: Phạt từ 20–60 triệu đồng; (5) Thực hành tốt: Chỉ chụp CCCD để đăng ký tạm trú, không lưu trữ quá 5 năm sau khi hết hợp đồng. Bảo vệ dữ liệu cá nhân là xu hướng pháp lý quan trọng năm 2026.

Sang nhượng hoạt động kinh doanh nhà trọ gồm hai khía cạnh: Chuyển nhượng bất động sản và thay đổi hộ kinh doanh: (1) Chuyển nhượng bất động sản: Ký hợp đồng mua bán/tặng cho, công chứng tại Phòng Công chứng; nộp thuế TNCN 2% + lệ phí trước bạ; đăng ký sang tên tại Văn phòng Đăng ký đất đai; (2) Chấm dứt hộ kinh doanh cũ: Nộp hồ sơ giải thể hộ kinh doanh tại UBND quận/huyện; hoàn tất nghĩa vụ thuế, BHXH; (3) Đăng ký hộ kinh doanh mới: Người nhận sang nhượng đăng ký hộ kinh doanh mới hoặc kế thừa MST nếu được phép; (4) Thông báo với cơ quan thuế: Về việc thay đổi chủ thể nộp thuế; (5) Kế thừa hợp đồng thuê: Thông báo cho người thuê về việc thay đổi chủ nhà. IAM hỗ trợ chuyển đổi hóa đơn điện tử sang MST mới.

Thiết bị phòng cháy chữa cháy (PCCC) nhập khẩu thuộc danh mục hàng hóa kiểm tra chuyên ngành bắt buộc của Bộ Công an: (1) Danh mục cần kiểm tra: Bình chữa cháy, đầu báo khói, hệ thống sprinkler, tủ chứa vòi chữa cháy, cầu dao chống cháy...; (2) Cơ quan kiểm tra: Cảnh sát PCCC – Bộ Công an hoặc đơn vị được ủy quyền; (3) Thủ tục nhập khẩu: Đăng ký qua cổng VNSW; nộp chứng nhận kiểm định của nước sản xuất (CE, UL, FM...); kiểm tra thực tế sản phẩm; (4) Thực tế phổ biến: Chủ nhà trọ thường mua thiết bị PCCC từ đại lý trong nước đã nhập khẩu và kiểm định sẵn – tiện lợi hơn tự nhập; (5) Thiết bị PCCC phải có tem kiểm định còn hạn khi lắp đặt.

Khi người thuê nhà trọ bỏ trốn đột ngột hoặc mất liên lạc, chủ nhà trọ cần: (1) Thông báo ngay với Công an phường/xã: Báo cáo người thuê đã rời đi không báo; Công an sẽ xóa tạm trú và ghi nhận; (2) Bảo toàn tài sản: Lập biên bản có người làm chứng về hiện trạng phòng và tài sản bỏ lại; (3) Chụp ảnh/quay phim: Ghi lại hiện trạng phòng làm bằng chứng; (4) Xử lý tài sản bỏ lại: Gửi thông báo đến địa chỉ đăng ký CCCD trong 30 ngày; sau đó có thể xử lý theo quy định dân sự; (5) Thu hồi tiền đặt cọc: Được giữ lại để bù đắp thiệt hại theo điều khoản hợp đồng; (6) Không tự ý bán tài sản bỏ lại: Có thể bị kiện tội chiếm đoạt tài sản. Luôn yêu cầu người thuê cung cấp thông tin liên hệ thân nhân khi ký hợp đồng.

Theo Luật Thuế GTGT và Luật Thuế TNCN, cá nhân cho thuê nhà có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm được miễn thuế GTGT và thuế TNCN. Tuy nhiên cần lưu ý: (1) Mức 100 triệu tính theo năm dương lịch, không phải năm tài chính; (2) Nếu có nhiều hợp đồng cho thuê, doanh thu cộng gộp tất cả hợp đồng để xác định ngưỡng; (3) Dù được miễn thuế, chủ nhà trọ vẫn phải khai báo với cơ quan thuế khi doanh thu gần đạt ngưỡng; (4) Không xuất hóa đơn GTGT trong trường hợp này. Nếu có thắc mắc về cách tính doanh thu, liên hệ IAM để được tư vấn miễn phí.

Đối với hộ kinh doanh cho thuê nhà trọ nộp thuế theo phương pháp khoán: (1) Khai thuế khoán: Nộp tờ khai thuế khoán một lần duy nhất trong năm – hạn chậm nhất là ngày 15/12 của năm trước cho năm tiếp theo; (2) Nộp tiền thuế tháng 5/2026: Hạn nộp tiền thuế khoán hàng tháng là ngày 20 của tháng, tức 20/5/2026; (3) Nếu nộp theo quý: Hạn là ngày 20 của tháng đầu quý sau; (4) Trường hợp phát sinh doanh thu bất thường (tăng/giảm >50%): Cần điều chỉnh khai báo kịp thời. Nộp thuế điện tử qua eTax Mobile hoặc cổng thuedientu.gdt.gov.vn tiện lợi và nhanh chóng.

Trường hợp chủ nhà trọ có phòng trọ ở nhiều địa điểm (nhiều quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố): (1) Khai thuế tại Chi cục Thuế nơi có bất động sản cho thuê – mỗi địa điểm khai riêng; (2) Doanh thu được cộng gộp để xác định ngưỡng 100 triệu/năm nhưng khai và nộp thuế theo từng địa phương; (3) Nếu phòng trọ ở cùng một phường/xã: Khai tổng tại Chi cục Thuế quản lý địa bàn đó; (4) Ủy quyền cho đại lý thuế để khai thay khi có nhiều điểm kinh doanh. IAM cung cấp dịch vụ đại lý thuế và phần mềm hỗ trợ quản lý nhiều nguồn thu cho thuê hiệu quả.

Đối với cá nhân nộp thuế khoán cho thuê nhà: Không cần quyết toán thuế TNCN cuối năm – thuế đã được tính và nộp hàng tháng theo mức khoán xác định đầu năm. Đối với hộ kinh doanh kê khai thực tế hoặc có nhiều nguồn thu nhập: (1) Phải quyết toán thuế TNCN trước 31/3 năm sau; (2) Hồ sơ gồm: Tờ khai quyết toán mẫu 09/KK-TNCN; chứng từ khấu trừ thuế (nếu có); bảng kê thu nhập và chi phí; (3) Tháng 5/2026: Đây là thời điểm chuẩn bị hồ sơ cho quyết toán năm 2025 nếu chưa hoàn thành (hạn đã qua 31/3/2026 – cần nộp bổ sung và xem xét phạt chậm nộp).