Câu Hỏi Thường Gặp

Nếu phát hiện chữ ký số hết hạn trước kỳ nộp báo cáo, doanh nghiệp cần:
1. Gia hạn ngay lập tức bằng cách liên hệ nhà cung cấp CA (thường mất 1–2 ngày làm việc)
2. Nếu không kịp gia hạn, có thể nộp báo cáo bằng bản giấy trực tiếp tại Sở Nội vụ như phương án dự phòng
3. Song song đó, vẫn tiến hành gia hạn chữ ký số để dùng cho các thủ tục khác (thuế, BHXH, hải quan)
Hệ sinh thái IAM hỗ trợ gia hạn và cấp mới chữ ký số nhanh trong 1–2 ngày làm việc, kể cả hỗ trợ remote để kích hoạt từ xa.

Sau khi nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, hệ thống thường xác nhận tiếp nhận ngay lập tức và cấp mã hồ sơ. Thời gian xử lý thực tế tại Sở Nội vụ phụ thuộc vào từng địa phương. Thông thường trong vòng 3–5 ngày làm việc, cơ quan sẽ thông báo kết quả xử lý (chấp nhận hoặc yêu cầu bổ sung/điều chỉnh). Doanh nghiệp theo dõi trạng thái hồ sơ trực tiếp trên Cổng DVCQG bằng mã tiếp nhận.

Có. Lao động làm việc tại nhà hoặc theo hình thức làm việc từ xa (remote) vẫn là người lao động của doanh nghiệp theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 (Điều 14), do đó phải được kê khai đầy đủ trong báo cáo tình hình sử dụng lao động. Vị trí làm việc thực tế không ảnh hưởng đến nghĩa vụ kê khai. Doanh nghiệp cần phân loại đúng loại hợp đồng (xác định thời hạn/không xác định thời hạn) và trình độ chuyên môn của các lao động này trong Mẫu 01/PLI.

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là nguồn dữ liệu thiết yếu để:
1. Hoạch định chính sách: Nhà nước nắm bắt cung–cầu lao động theo vùng, ngành để có chính sách việc làm phù hợp
2. Quản lý an sinh xã hội: Phát hiện sớm tình trạng thất nghiệp quy mô lớn, hỗ trợ kịp thời
3. Định hướng đào tạo nghề: Số liệu về trình độ lao động giúp điều chỉnh chương trình đào tạo quốc gia
4. Giám sát tuân thủ: Phát hiện doanh nghiệp không thực hiện BHXH cho lao động
5. Thống kê kinh tế: Làm cơ sở tính toán các chỉ số GDP, năng suất lao động quốc gia

Không. Mỗi kỳ báo cáo phản ánh tình trạng lao động thực tế tại thời điểm đó, vì vậy dữ liệu năm 2025 không thể dùng lại cho năm 2026. Doanh nghiệp phải lập báo cáo mới cho từng kỳ với số liệu cập nhật. Tuy nhiên, khi nộp qua Cổng DVCQG, hệ thống sẽ tự động kéo dữ liệu từ BHXH để làm cơ sở tham chiếu, giúp doanh nghiệp đỡ phải nhập lại toàn bộ từ đầu mà chỉ cần kiểm tra và cập nhật biến động mới.

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt được quy định theo hành vi cụ thể. Hành vi không nộp hoặc nộp không đúng thời hạn có mức phạt từ 5–10 triệu đồng (cá nhân) và 10–20 triệu đồng (tổ chức). Hành vi kê khai sai thông tin có thể bị xử lý theo các điều khoản khác tùy mức độ vi phạm. Cơ quan thanh tra lao động có thẩm quyền xem xét toàn bộ hồ sơ trong quá trình thanh tra định kỳ, do đó doanh nghiệp cần đảm bảo cả tính kịp thời và chính xác của báo cáo.

Trong quá trình thanh tra lao động định kỳ hoặc đột xuất, cơ quan thanh tra thường yêu cầu doanh nghiệp xuất trình: mã tiếp nhận hồ sơ (biên lai điện tử từ Cổng DVCQG), bản in của báo cáo đã nộp có xác nhận của hệ thống, đối chiếu với dữ liệu BHXH và hồ sơ nhân sự thực tế. Cơ quan thanh tra cũng có thể tra cứu trực tiếp trên hệ thống dữ liệu liên thông quốc gia. Doanh nghiệp nên lưu trữ hồ sơ báo cáo lao động tối thiểu 5 năm để phục vụ kiểm tra.

Không. Doanh nghiệp có vốn nhà nước (doanh nghiệp nhà nước, công ty TNHH MTV do Nhà nước sở hữu 100%, doanh nghiệp nhà nước cổ phần hóa...) áp dụng cùng quy định báo cáo lao động như mọi doanh nghiệp khác theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Nghị định 129/2025/NĐ-CP: nộp 2 kỳ/năm (trước 05/6 và 05/12), theo Mẫu 01/PLI, qua Cổng DVCQG đến Sở Nội vụ. Không có chế độ báo cáo riêng hay miễn trừ cho nhóm doanh nghiệp này.

Không. Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ hành chính miễn phí, không phát sinh phí hay lệ phí cho doanh nghiệp. Dù nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hay nộp bản giấy trực tiếp tại Sở Nội vụ, doanh nghiệp không cần nộp bất kỳ khoản tiền nào. Chi phí duy nhất doanh nghiệp có thể phát sinh là chi phí duy trì chữ ký số (cần thiết để đăng nhập và ký hồ sơ online), thường từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng/năm.

Theo Nghị định 129/2025/NĐ-CP, Sở Nội vụ chính thức tiếp nhận báo cáo tình hình sử dụng lao động kể từ ngày 01/7/2025 và áp dụng cho đến hết ngày 28/02/2027. Đây là giai đoạn chuyển tiếp do chủ trương sáp nhập Sở LĐTBXH vào Sở Nội vụ theo cải cách bộ máy hành chính. Sau ngày 28/02/2027, cơ quan tiếp nhận có thể thay đổi theo tổ chức bộ máy mới. Doanh nghiệp cần theo dõi cập nhật từ Bộ Nội vụ hoặc các nguồn pháp lý uy tín.