Câu Hỏi Thường Gặp

Có. Ngoài việc nộp báo cáo đến Sở Nội vụ và thông báo đến BHXH khu vực, doanh nghiệp hoạt động trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế còn phải báo cáo thêm đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế tại địa phương. Đây là quy định riêng áp dụng cho nhóm doanh nghiệp này theo Nghị định 35/2022/NĐ-CP về quản lý khu công nghiệp và khu kinh tế.

Doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động phải thực hiện 2 nghĩa vụ liên quan đến quản lý lao động:
1. Khai trình sử dụng lao động lần đầu: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp phải khai trình với Sở Nội vụ theo quy định.
2. Báo cáo định kỳ: Kể từ kỳ báo cáo tiếp theo, duy trì nộp báo cáo 2 lần/năm theo đúng lịch (trước 05/6 và 05/12). Cả 2 nghĩa vụ này đều thực hiện qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Khai trình lần đầu là thủ tục một lần duy nhất, thực hiện trong 30 ngày đầu kể từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, nhằm thông báo với Sở Nội vụ rằng doanh nghiệp đã bắt đầu sử dụng lao động. Báo cáo định kỳ là nghĩa vụ liên tục, 2 lần/năm (trước 05/6 và 05/12), phản ánh biến động lao động trong từng kỳ. Hai thủ tục này khác nhau về thời điểm, nội dung nhưng đều nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia và gửi đến Sở Nội vụ.

Doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online tại địa chỉ: dichvucong.gov.vn. Sau khi đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp (kèm chữ ký số), doanh nghiệp tìm kiếm dịch vụ công 'Báo cáo tình hình thay đổi lao động' để thực hiện thủ tục. Hệ thống sẽ tự động liên thông và gửi dữ liệu đến Sở Nội vụ địa phương và cơ quan BHXH theo đúng kỳ báo cáo do Bộ Nội vụ quy định.

Sau khi hoàn thành nộp báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, hệ thống sẽ cấp cho doanh nghiệp một mã tiếp nhận hồ sơ (số biên lai điện tử). Doanh nghiệp nên lưu lại mã này để:
• Theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ
• Làm bằng chứng đã nộp đúng hạn nếu có tranh chấp
• Đối chiếu khi thanh tra lao động yêu cầu kiểm tra
Hệ thống cũng tự động gửi xác nhận qua email đăng ký của doanh nghiệp. Lưu ý: Cần phân biệt 'đã tiếp nhận' và 'đã xử lý xong'.

Bộ phận nhân sự cần chuẩn bị các dữ liệu sau trước khi lập báo cáo:
• Danh sách lao động hiện có: tên, giới tính, loại hợp đồng, trình độ, quốc tịch
• Danh sách lao động tăng trong kỳ: tuyển mới, chuyển từ thời vụ lên dài hạn...
• Danh sách lao động giảm trong kỳ: nghỉ việc, hết hợp đồng, nghỉ thai sản dài hạn...
• Đối chiếu với dữ liệu BHXH: đảm bảo khớp với danh sách đóng BHXH
• Dự báo tuyển dụng kỳ tiếp theo: nhu cầu nhân sự dự kiến
Dùng phần mềm HRM sẽ giúp tổng hợp dữ liệu này nhanh hơn nhiều.

Có 3 lý do chính doanh nghiệp nên nộp báo cáo sớm hơn hạn quy định 2–3 ngày:
1. Rủi ro kỹ thuật: Cổng Dịch vụ công Quốc gia có thể bị nghẽn mạng hoặc lỗi kỹ thuật vào những ngày sát hạn do nhiều doanh nghiệp nộp cùng lúc
2. Thời gian bổ sung hồ sơ: Nếu cơ quan yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung dữ liệu, doanh nghiệp còn thời gian xử lý
3. Chữ ký số: Nếu phát hiện chữ ký số hết hạn, cần có thời gian gia hạn trước khi nộp. IAM hỗ trợ gia hạn chữ ký số trong 1–2 ngày làm việc.

Các lỗi thường gặp nhất khi lập báo cáo tình hình sử dụng lao động:
1. Số lao động không khớp với dữ liệu BHXH (do cập nhật trễ)
2. Bỏ sót lao động thời vụ, lao động thử việc trong tổng số kê khai
3. Nhầm lẫn giữa nộp cho Sở LĐTBXH (cũ) và Sở Nội vụ (mới theo Nghị định 129/2025/NĐ-CP)
4. Sử dụng mẫu báo cáo cũ, không phải Mẫu 01/PLI hiện hành
5. Quên thông báo đến cơ quan BHXH khu vực
6. Chữ ký số hết hạn không ký được hồ sơ online

Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại các tỉnh thành khác nhau, mỗi chi nhánh/VPĐD phải nộp báo cáo riêng đến Sở Nội vụ tại địa phương nơi đặt trụ sở của chi nhánh/VPĐD đó. Đồng thời thông báo đến cơ quan BHXH khu vực tương ứng. Doanh nghiệp không được gộp chung tất cả lao động vào một báo cáo duy nhất của trụ sở chính, trừ khi chi nhánh không có pháp nhân độc lập và được quy định hợp nhất.

Về cơ bản, cả hai kỳ báo cáo đều sử dụng Mẫu 01/PLI và quy trình nộp giống nhau. Điểm khác nhau chính:
• Báo cáo 6 tháng đầu năm (trước 05/6): phản ánh biến động lao động từ đầu năm đến 30/5 (hoặc thời điểm gần nhất trước ngày nộp), giúp cơ quan nhà nước nắm tình hình giữa năm
• Báo cáo hằng năm (trước 05/12): phản ánh tình hình lao động cập nhật đến thời điểm nộp báo cáo của cả năm, kèm dự báo nhu cầu lao động năm tiếp theo
Cả hai kỳ đều nộp đến Sở Nội vụ qua Cổng DVCQG.