Câu Hỏi Thường Gặp

Trong trường hợp phát hiện sai sót sau khi đã nộp báo cáo, doanh nghiệp được phép nộp báo cáo điều chỉnh/bổ sung. Doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với Sở Nội vụ địa phương để được hướng dẫn quy trình điều chỉnh cụ thể. Nếu điều chỉnh trước hạn nộp, thường không bị xử phạt. Nếu phát hiện sau khi đã quá hạn, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ cơ quan quản lý để trình bày và thực hiện điều chỉnh, điều này sẽ được xem xét giảm nhẹ mức xử phạt nếu có.

Hệ sinh thái IAM hỗ trợ doanh nghiệp toàn diện trong quy trình báo cáo lao động:
1. Cung cấp và gia hạn chữ ký số (USB Token/Smart CA) đúng chuẩn để đăng nhập và ký hồ sơ trên Cổng DVCQG
2. Tư vấn các quy định mới nhất theo Nghị định 129/2025/NĐ-CP về cơ quan tiếp nhận, thời hạn và mẫu báo cáo
3. Hỗ trợ cài đặt driver USB Token, Java và xử lý lỗi kỹ thuật remote
4. Nhắc lịch nộp báo cáo định kỳ
Liên hệ IAM qua hotline hoặc Zalo để được tư vấn miễn phí.

Có. Hệ sinh thái IAM cung cấp chữ ký số chính hãng từ các nhà cung cấp chứng thư số (CA) uy tín được Bộ Thông tin và Truyền thông công nhận tại Việt Nam. Chữ ký số này tương thích đầy đủ với Cổng Dịch vụ công Quốc gia, các hệ thống thuế điện tử, BHXH điện tử và các dịch vụ công khác. IAM hỗ trợ cài đặt, kích hoạt và xử lý sự cố kỹ thuật để đảm bảo doanh nghiệp nộp báo cáo thành công đúng hạn.

Có. Tất cả các loại lao động đang làm việc tại doanh nghiệp trong kỳ báo cáo đều phải được kê khai, bao gồm: lao động hợp đồng xác định thời hạn (ngắn hạn), hợp đồng không xác định thời hạn, lao động thời vụ, lao động trong thời gian thử việc. Mẫu 01/PLI yêu cầu phân loại chi tiết theo từng loại hợp đồng lao động, giúp cơ quan nhà nước nắm tổng thể cơ cấu lao động thực tế của doanh nghiệp.

Có liên quan chặt chẽ. Dữ liệu lao động trong báo cáo được liên thông với hệ thống BHXH, vì vậy nếu số lao động báo cáo không khớp với số lao động đóng BHXH, cơ quan chức năng có thể yêu cầu giải trình. Điều này cũng ảnh hưởng gián tiếp đến hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm, vì danh sách lao động trong 3 hệ thống (báo cáo lao động – BHXH – thuế TNCN) cần đồng nhất. Doanh nghiệp nên đối chiếu cả 3 nguồn dữ liệu trước khi nộp báo cáo.

Có thể trong một số trường hợp. Khi nộp báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, doanh nghiệp có thể ủy quyền cho bộ phận kế toán, nhân sự hoặc đơn vị dịch vụ thực hiện thay, nhưng vẫn phải sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp (không phải chữ ký cá nhân của người được ủy quyền) để xác nhận và gửi hồ sơ. Điều này có nghĩa là USB Token hoặc thiết bị chữ ký số tổ chức cần được sử dụng đúng quy trình bảo mật.

Các lỗi thường gặp nhất khi lập báo cáo tình hình sử dụng lao động:
1. Số lao động không khớp với dữ liệu BHXH (do cập nhật trễ)
2. Bỏ sót lao động thời vụ, lao động thử việc trong tổng số kê khai
3. Nhầm lẫn giữa nộp cho Sở LĐTBXH (cũ) và Sở Nội vụ (mới theo Nghị định 129/2025/NĐ-CP)
4. Sử dụng mẫu báo cáo cũ, không phải Mẫu 01/PLI hiện hành
5. Quên thông báo đến cơ quan BHXH khu vực
6. Chữ ký số hết hạn không ký được hồ sơ online

Bộ phận nhân sự cần chuẩn bị các dữ liệu sau trước khi lập báo cáo:
• Danh sách lao động hiện có: tên, giới tính, loại hợp đồng, trình độ, quốc tịch
• Danh sách lao động tăng trong kỳ: tuyển mới, chuyển từ thời vụ lên dài hạn...
• Danh sách lao động giảm trong kỳ: nghỉ việc, hết hợp đồng, nghỉ thai sản dài hạn...
• Đối chiếu với dữ liệu BHXH: đảm bảo khớp với danh sách đóng BHXH
• Dự báo tuyển dụng kỳ tiếp theo: nhu cầu nhân sự dự kiến
Dùng phần mềm HRM sẽ giúp tổng hợp dữ liệu này nhanh hơn nhiều.

Khai trình lần đầu là thủ tục một lần duy nhất, thực hiện trong 30 ngày đầu kể từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, nhằm thông báo với Sở Nội vụ rằng doanh nghiệp đã bắt đầu sử dụng lao động. Báo cáo định kỳ là nghĩa vụ liên tục, 2 lần/năm (trước 05/6 và 05/12), phản ánh biến động lao động trong từng kỳ. Hai thủ tục này khác nhau về thời điểm, nội dung nhưng đều nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia và gửi đến Sở Nội vụ.

Sau khi hoàn thành nộp báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, hệ thống sẽ cấp cho doanh nghiệp một mã tiếp nhận hồ sơ (số biên lai điện tử). Doanh nghiệp nên lưu lại mã này để:
• Theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ
• Làm bằng chứng đã nộp đúng hạn nếu có tranh chấp
• Đối chiếu khi thanh tra lao động yêu cầu kiểm tra
Hệ thống cũng tự động gửi xác nhận qua email đăng ký của doanh nghiệp. Lưu ý: Cần phân biệt 'đã tiếp nhận' và 'đã xử lý xong'.