Câu Hỏi Thường Gặp

Chữ ký số VINCA của Hệ sinh thái IAM cung cấp theo các gói thời hạn: 1 năm, 2 năm hoặc 3 năm. Thời hạn bắt đầu tính từ ngày cấp chứng thư số. Quy trình gia hạn: (1) Hệ thống sẽ gửi thông báo nhắc nhở trước khi hết hạn 30 ngày qua email/SMS đã đăng ký; (2) Hộ kinh doanh liên hệ IAM qua hotline 0961.418.247 hoặc nhóm Zalo hỗ trợ để đặt gói gia hạn; (3) Gia hạn trước khi hết hạn: thời gian còn lại được cộng gộp vào gói mới — không mất ngày; (4) Gia hạn sau khi hết hạn: chứng thư số bị thu hồi, phải làm thủ tục cấp mới (mất thêm thời gian và chi phí). Lưu ý quan trọng: chữ ký số hết hạn mà hóa đơn vẫn cần ký → hóa đơn không có giá trị pháp lý. Nên gia hạn sớm ít nhất 2 tuần trước ngày hết hạn để đảm bảo không gián đoạn.

Một loại hóa đơn điện tử dùng được cho cả hai. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh chỉ cần đăng ký một mẫu hóa đơn điện tử và dùng cho tất cả giao dịch, không phân biệt bán lẻ hay bán buôn. Sự khác nhau chỉ là cách điền thông tin: Bán cho doanh nghiệp (B2B): điền đầy đủ MST, tên, địa chỉ người mua → khách hàng dùng để khấu trừ thuế; Bán cho cá nhân (B2C): để trống MST, chỉ điền tên và địa chỉ hoặc để trống luôn → hợp lệ hoàn toàn; Bán lẻ nhiều khách nhỏ: có thể lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày thay vì từng tờ. Lưu ý về tỷ lệ thuế: cùng một mặt hàng, tỷ lệ thuế GTGT giống nhau dù bán lẻ hay bán buôn — không cần hóa đơn khác loại. Đây là điểm đơn giản hóa thủ tục so với trước năm 2022 khi còn tồn tại hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng riêng biệt.

Để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, có 3 cách: Cách 1 – Tra cứu trực tiếp trên cổng thuế: truy cập hoadon.gdt.gov.vn → nhập mã hóa đơn hoặc mã tra cứu in trên hóa đơn → hệ thống hiển thị trạng thái: hợp lệ, đã hủy, hoặc không tồn tại. Cách 2 – Kiểm tra trên phần mềm HĐĐT: trong IAM INVOICE và hầu hết phần mềm HĐĐT, mỗi hóa đơn có trạng thái rõ ràng: Đã cấp mã, Đã gửi khách hàng, Đã hủy, Đã điều chỉnh. Cách 3 – Quét mã QR trên hóa đơn: hóa đơn điện tử hiện nay đều có mã QR — quét bằng ứng dụng camera hoặc eTax Mobile để xem thông tin đầy đủ. Lưu ý: hóa đơn có trạng thái chờ cấp mã nghĩa là chưa được xác thực — thường do lỗi kết nối mạng hoặc thông tin không hợp lệ. Cần xử lý ngay để tránh hóa đơn không có giá trị pháp lý.

Đây là điểm nhiều hộ kinh doanh nhầm lẫn. Hai loại hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP: HĐĐT có mã xác thực CQT: sau khi phát hành, hệ thống của Tổng cục Thuế cấp một mã xác nhận tính hợp lệ ngay lập tức — mã này in lên hóa đơn. Bất kỳ ai cũng có thể kiểm tra trên hóa đơn.gdt.gov.vn. Bắt buộc áp dụng cho hộ kinh doanh và hầu hết doanh nghiệp vừa và nhỏ. HĐĐT không có mã (tự in, tự phát hành): chỉ áp dụng cho doanh nghiệp lớn đủ điều kiện được Tổng cục Thuế chấp thuận (thường là doanh nghiệp có hệ thống ERP, doanh thu từ hàng nghìn tỷ đồng). Kết luận thực tế: 100% hộ kinh doanh phải dùng HĐĐT có mã CQT. Hóa đơn không có mã hoặc hóa đơn giả mạo bị phát hiện dễ dàng qua hệ thống tra cứu và bị xử lý nghiêm.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có 2 phương án xử lý hóa đơn sai: Phương án 1 – Hủy và phát hành lại (nếu sai trước khi giao cho người mua): lập biên bản hủy hóa đơn → phát hành hóa đơn mới đúng. Phương án 2 – Lập hóa đơn điều chỉnh (nếu đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế): lập hóa đơn điều chỉnh tăng/giảm cho phần sai, kèm biên bản thỏa thuận điều chỉnh có chữ ký hai bên. Lưu ý đặc biệt: không được xóa hay sửa trực tiếp hóa đơn đã phát hành — phải qua quy trình chính thức. Trên phần mềm IAM INVOICE, chức năng hủy và điều chỉnh hóa đơn được tích hợp sẵn, tự động gửi thông báo về cơ quan thuế và thông báo cho khách hàng. Mọi hóa đơn hủy/điều chỉnh đều được lưu lịch sử theo dõi đầy đủ.

Theo Luật Kế toán 2015 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ ít nhất 10 năm kể từ ngày phát hành. Đây là thời hạn tối thiểu — một số ngành đặc thù (xây dựng, đất đai) có thể dài hơn. Hình thức lưu trữ hợp lệ: (1) Lưu trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT (như IAM INVOICE, MISA...): tự động lưu tất cả hóa đơn đã phát hành — đây là cách phổ biến và tiện nhất; (2) Lưu trên máy chủ riêng của hộ kinh doanh: phải đảm bảo an toàn dữ liệu, khả năng tìm kiếm và đọc được theo yêu cầu; (3) Không được lưu chỉ trên USB hoặc máy tính cá nhân không có backup — nguy cơ mất dữ liệu cao. Lưu ý: cơ quan thuế có thể yêu cầu xuất trình hóa đơn bất kỳ lúc nào trong 10 năm, kể cả sau khi đã chấm dứt hộ kinh doanh. Nên xuất bản sao lưu định kỳ ra ổ cứng ngoài.

Theo Nghị định 105/2017/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 17/2020/NĐ-CP), hộ kinh doanh muốn bán lẻ rượu cần có Giấy phép bán lẻ rượu. Điều kiện: (1) Có đăng ký kinh doanh ngành nghề bán lẻ rượu; (2) Địa điểm kinh doanh cố định, hợp pháp; (3) Có kho, phương tiện bảo quản đảm bảo chất lượng; (4) Có hợp đồng hoặc cam kết mua rượu từ nhà phân phối được cấp phép; (5) Người đại diện không thuộc diện bị cấm kinh doanh rượu. Nơi nộp hồ sơ: UBND cấp huyện (Phòng Kinh tế hoặc Phòng Công Thương). Thời gian cấp: 10 ngày làm việc. Phí: 1.000.000 đồng. Thời hạn giấy phép: 5 năm, gia hạn trước khi hết hạn 30 ngày. Lưu ý: hộ kinh doanh bán rượu không có giấy phép bị phạt từ 1–3 triệu đồng và tịch thu hàng.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP Điều 10, khi bán hàng cho cá nhân không kinh doanh (người tiêu dùng cuối), không bắt buộc phải có MST người mua. Cách xử lý: (1) Để trống ô MST người mua: hoàn toàn hợp lệ khi bán lẻ cho cá nhân; (2) Điền đầy đủ thông tin người mua nếu họ cung cấp (tên, địa chỉ — tùy chọn); (3) Với giao dịch bán lẻ giá trị thấp: có thể dùng hóa đơn tổng hợp cuối ngày (lập một hóa đơn tổng cho tất cả khách lẻ trong ngày) — không cần thông tin từng khách. Trường hợp bắt buộc phải có MST người mua: khi bán cho doanh nghiệp, tổ chức mua để sử dụng vào hoạt động kinh doanh (họ cần MST để kê khai thuế đầu vào). IAM INVOICE hỗ trợ lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày chỉ với vài thao tác, tiết kiệm thời gian cho hộ kinh doanh bán lẻ có nhiều khách.

Theo Luật PCCC 2001 (sửa đổi 2013) và Nghị định 136/2020/NĐ-CP, không phải mọi hộ kinh doanh đều cần thẩm duyệt PCCC. Quy định phân loại như sau: Phải có thẩm duyệt PCCC (nhóm nguy hiểm cao): kho hàng trên 300m², nhà xưởng sản xuất, kinh doanh vật liệu nổ/dễ cháy, cơ sở lưu trú từ 5 tầng trở lên, chợ lớn. Chỉ cần đăng ký PCCC (nhóm thông thường): cửa hàng bán lẻ, quán ăn, cơ sở dịch vụ có diện tích dưới 300m², kho hàng nhỏ. Không cần thủ tục PCCC: hộ kinh doanh quy mô rất nhỏ, không có hàng hóa dễ cháy, diện tích nhỏ. Khuyến nghị chung: dù không bắt buộc, hộ kinh doanh nên tự trang bị: bình chữa cháy phù hợp, lối thoát hiểm rõ ràng, không để hàng hóa chặn lối đi. Kiểm tra cụ thể tại Phòng Cảnh sát PCCC quận/huyện để biết cơ sở của mình thuộc nhóm nào.

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và lộ trình Tổng cục Thuế, việc kết nối máy tính tiền (POS) với cơ quan thuế được áp dụng theo từng đối tượng: Bắt buộc từ 01/7/2022: doanh nghiệp và hộ kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn, nhà hàng, siêu thị, trung tâm thương mại có doanh thu lớn. Đang mở rộng đến 2026: hộ kinh doanh doanh thu trên 500 triệu đồng/năm trong các ngành bán lẻ, dịch vụ ăn uống, cà phê, spa... ngày càng được yêu cầu trang bị máy tính tiền kết nối. Chưa bắt buộc với hộ kinh doanh nhỏ: doanh thu dưới 500 triệu và không thuộc ngành nghề ưu tiên. Nếu đã dùng phần mềm bán hàng như IAM POS có tính năng kết nối hóa đơn điện tử tự động, coi như đã đáp ứng yêu cầu kết nối dữ liệu mà không cần thêm thiết bị riêng biệt.