Câu Hỏi Thường Gặp

Trước khi có Nghị định 337/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/01/2026), hợp đồng lao động điện tử đã được luật cho phép về nguyên tắc theo Bộ luật Lao động 2019 và Luật Giao dịch điện tử, nhưng thiếu văn bản hướng dẫn chi tiết, gây lúng túng cho doanh nghiệp và tranh cãi về giá trị pháp lý. Điểm đột phá của Nghị định 337/2025/NĐ-CP: (1) Lần đầu quy định rõ khái niệm, điều kiện kỹ thuật cụ thể; (2) Thiết lập Nền tảng quốc gia tập trung; (3) Quy định mã định danh hợp đồng; (4) Cơ chế chứng thực bởi nhà cung cấp eContract; (5) Kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia. Đây là bước tiến vượt bậc, đưa Việt Nam vào hàng các quốc gia có khung pháp lý toàn diện về hợp đồng lao động điện tử.

Chữ ký điện tử là khái niệm rộng, bao gồm mọi dữ liệu điện tử gắn với thông điệp dữ liệu để xác nhận người ký (có thể là hình ảnh chữ ký, OTP, PIN...). Chữ ký số (digital signature) là loại chữ ký điện tử sử dụng công nghệ mã hóa khóa công khai (PKI), được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) được cấp phép. Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử phải sử dụng chữ ký số hợp lệ theo quy định pháp luật — không phải chỉ chữ ký điện tử thông thường. Đây là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và không thể từ chối của hợp đồng trong các tranh chấp pháp lý.

Để triển khai hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần thực hiện: (1) Lựa chọn nhà cung cấp eContract được Bộ Nội vụ công nhận; (2) Trang bị chữ ký số tổ chức (USB token hoặc HSM) cho người có thẩm quyền ký; (3) Cấu hình luồng ký kết phù hợp quy trình nội bộ; (4) Đào tạo bộ phận HR và người lao động về cách sử dụng; (5) Điều chỉnh mẫu hợp đồng phù hợp định dạng số nhưng vẫn đảm bảo 10 nội dung bắt buộc; (6) Truyền thông nội bộ để đạt được sự đồng thuận của người lao động trước khi chuyển đổi.

Việc sử dụng OTP (One-Time Password) trong ký hợp đồng lao động điện tử phụ thuộc vào mức độ xác thực mà hệ thống eContract hỗ trợ. Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử phải sử dụng chữ ký số hợp lệ và phải đảm bảo xác thực định danh đầy đủ. OTP đơn thuần (qua SMS) thường không đủ để thay thế chữ ký số theo yêu cầu pháp lý. Tuy nhiên, một số nền tảng eContract tích hợp OTP như một bước xác nhận bổ sung (sau khi đã xác thực định danh điện tử mức 2), giúp người lao động không có USB token vẫn có thể ký được hợp đồng — nhà cung cấp eContract cần đảm bảo giải pháp này tuân thủ đúng quy định.

Không thể chỉnh sửa sau khi ký kết hợp lệ — đây là đặc tính kỹ thuật quan trọng nhất của hợp đồng lao động điện tử. Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hệ thống eContract phải đảm bảo dữ liệu điện tử nguyên vẹn và không thể bị thay đổi sau khi ký. Cơ chế chữ ký số và dấu thời gian đảm bảo bất kỳ sự thay đổi nào sau khi ký đều bị phát hiện ngay lập tức và làm mất hiệu lực chữ ký. Nếu cần thay đổi nội dung hợp đồng, các bên phải thực hiện bằng cách ký phụ lục hợp đồng hoặc ký lại hợp đồng mới theo quy trình đầy đủ.

Có thể, nhưng cần đáp ứng điều kiện đặc thù. Theo khoản 2, Điều 6, Nghị định 337/2025/NĐ-CP, người lao động là người nước ngoài cần có: (1) Thị thực (visa) nhập cảnh còn hiệu lực, hoặc giấy tờ chứng minh thuộc diện được miễn thị thực theo điều ước quốc tế; (2) Giấy phép lao động còn hiệu lực tại Việt Nam (trừ các trường hợp được miễn); (3) Chữ ký số hợp lệ hoặc hình thức xác thực điện tử được hệ thống eContract hỗ trợ. Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài cần chọn nhà cung cấp eContract hỗ trợ xác thực hộ chiếu nước ngoài.

Đây chính là ưu điểm lớn nhất của hợp đồng lao động điện tử. Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, các bên có thể hoàn tất ký kết hợp đồng ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào thông qua thiết bị kết nối internet (máy tính, điện thoại thông minh) mà không cần gặp mặt trực tiếp. Đặc biệt hữu ích cho: doanh nghiệp có nhiều chi nhánh; tuyển dụng nhân sự từ tỉnh thành khác hoặc làm việc từ xa (remote work); doanh nghiệp có lực lượng lao động phân tán. Điều kiện là cả hai bên phải có phương tiện điện tử và chữ ký số/xác thực theo quy định.

Theo khoản 2, Điều 6, Nghị định 337/2025/NĐ-CP, người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân cần có một trong các giấy tờ sau: Thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử, giấy chứng nhận căn cước, tài khoản định danh điện tử mức độ 2 (VNeID), hoặc hộ chiếu còn hạn. Đối với người nước ngoài làm việc tại Việt Nam: cần có thị thực (visa) nhập cảnh còn hiệu lực hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực theo điều ước quốc tế. Ngoài ra, cần có chữ ký số hợp lệ và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định.

Có. Nghị định 337/2025/NĐ-CP không giới hạn quy mô doanh nghiệp. Mọi tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ gia đình và cá nhân có sử dụng lao động đều có thể áp dụng hợp đồng lao động điện tử. Tuy nhiên, hộ kinh doanh cần lưu ý rằng chủ hộ (là cá nhân) phải có chữ ký số cá nhân hoặc tài khoản định danh điện tử mức 2 để ký hợp đồng hợp lệ. Về mặt chi phí, nhiều nền tảng eContract được Bộ Nội vụ chứng nhận hiện cung cấp gói phù hợp với quy mô nhỏ, giúp ngay cả doanh nghiệp siêu nhỏ cũng tiếp cận được công nghệ này.

Theo Điều 3, Nghị định 337/2025/NĐ-CP, eContract (Hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử) là hệ thống kỹ thuật kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia, cho phép người lao động và người sử dụng lao động thực hiện trực tiếp các thao tác: tạo lập, ký số, lưu trữ, truy xuất và quản lý hợp đồng. eContract cũng hỗ trợ báo cáo tình hình sử dụng lao động và chứng thực thông điệp dữ liệu hợp đồng. Đây là yếu tố kỹ thuật then chốt — mọi hợp đồng lao động điện tử hợp lệ đều phải được tạo lập và ký kết thông qua eContract đủ điều kiện, không thể tự ký tùy ý bằng các công cụ không được chứng nhận.