Câu Hỏi Thường Gặp

IAM Invoice là phần mềm web-based, bạn chỉ cần truy cập qua trình duyệt Chrome hoặc Edge. Đăng nhập bằng tài khoản được cấp (email + mật khẩu). Để quản lý multi-user: vào phần Hệ thống → Quản lý người dùng → Tạo mới tài khoản, phân quyền (quản trị, kế toán, nhân viên xuất hóa đơn...), reset mật khẩu hoặc khóa/mở khóa. Hỗ trợ phân quyền chi tiết giúp doanh nghiệp kiểm soát an toàn dữ liệu. Xem chi tiết tại https://honkit.iamsoftware.com.vn/IamInvoice/hdsd-iam-invoice.html

Vào Hệ thống → Quản lý mẫu hóa đơn → Chọn mẫu cần chỉnh sửa. Bạn có thể upload logo công ty, thêm QR code, thay đổi khung viền, màu sắc, căn chỉnh chữ, thêm trường động/tĩnh (tên sản phẩm, thuế suất...). Sau khi lưu, mẫu sẽ áp dụng ngay cho tất cả hóa đơn mới. Tính năng này giúp hóa đơn mang đậm thương hiệu doanh nghiệp. Hướng dẫn đầy đủ tại https://honkit.iamsoftware.com.vn/IamInvoice/hdsd-iam-invoice.html

Vào Danh mục → Khách hàng (hoặc Hàng hóa) → Chọn nút Import Excel. Tải mẫu Excel chuẩn từ hệ thống, điền dữ liệu (MST, tên, địa chỉ, giá, đơn vị tính...), sau đó upload file. Hệ thống tự động kiểm tra trùng lặp và import hàng loạt. Giúp tiết kiệm thời gian khi chuyển dữ liệu từ phần mềm cũ. Chi tiết xem tại https://honkit.iamsoftware.com.vn/IamInvoice/hdsd-iam-invoice.html

Tải IAM Signing Tool (32/64-bit) từ phần Hệ thống → Tải phần mềm ký. Cắm USB Token hoặc kết nối HSM → Mở Tool → Chọn hóa đơn chưa ký → Ký số. Bạn có thể ký đơn lẻ hoặc ký hàng loạt. Sau khi ký thành công, hóa đơn sẵn sàng phát hành. Hỗ trợ đầy đủ chữ ký số IntrustCA, VINCA, FASTCA... Xem hướng dẫn chi tiết tại https://honkit.iamsoftware.com.vn/IamInvoice/hdsd-iam-invoice.html

Chọn hóa đơn sai sót → Chọn hành động: Thay thế hoặc Điều chỉnh → Hệ thống tự động tạo hóa đơn mới với ký hiệu đúng (thay thế/điều chỉnh). Sau đó tạo Thông báo sai sót 04/SS-HĐĐT, ký số và gửi lên cơ quan thuế. Toàn bộ quy trình chỉ trong vài click, tránh sai sót thủ công. Hướng dẫn đầy đủ tại https://honkit.iamsoftware.com.vn/IamInvoice/hdsd-iam-invoice.html

Vào Báo cáo → Chọn loại báo cáo (Bảng kê sử dụng hóa đơn, Chi tiết hóa đơn, Tổng hợp, Doanh thu theo sản phẩm, theo bên mua...). Lọc theo thời gian, trạng thái (đã phát hành, hủy...). Nhấn Xuất Excel để tải file chi tiết. Hỗ trợ xuất XML gửi cơ quan thuế. Giúp kế toán dễ dàng đối chiếu và nộp báo cáo. Xem hướng dẫn tại https://honkit.iamsoftware.com.vn/IamInvoice/hdsd-iam-invoice.html

Vào Cấu hình hệ thống → Cấu hình email → Nhập thông tin SMTP (Gmail khuyến nghị dùng App Password), địa chỉ email gửi, nội dung mẫu. Bật “Gửi email tự động khi phát hành hóa đơn”. Bạn có thể tùy chỉnh nội dung email kèm file PDF. Khi phát hành hóa đơn, hệ thống tự gửi ngay. Hướng dẫn chi tiết tại https://honkit.iamsoftware.com.vn/IamInvoice/hdsd-iam-invoice.html

Vào Hệ thống → Lịch sử truyền nhận → Chọn khoảng thời gian hoặc loại dữ liệu (tờ khai 01, hóa đơn, thông báo sai sót...). Hệ thống hiển thị chi tiết từng lần gửi/nhận, trạng thái (thành công/thất bại) và mã lỗi nếu có. Giúp bạn theo dõi và xử lý nhanh khi có vấn đề. Xem hướng dẫn tại https://honkit.iamsoftware.com.vn/IamInvoice/hdsd-iam-invoice.html

Có. Vào danh sách hóa đơn/chứng từ → Chọn nhiều hóa đơn chưa ký (dùng Ctrl hoặc checkbox) → Nhấn “Ký hàng loạt”. Hệ thống sẽ gọi IAM Signing Tool ký tất cả cùng lúc. Tiết kiệm thời gian cực lớn cho doanh nghiệp có lượng hóa đơn lớn. Hướng dẫn đầy đủ tại https://honkit.iamsoftware.com.vn/IamInvoice/hdsd-iam-invoice.html

Vào Hệ thống → Đăng ký phát hành → Tạo tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT → Điền thông tin doanh nghiệp → Ký số (IAM Signing Tool) → Gửi lên cơ quan thuế. Sau khi được chấp thuận (thường 1-2 ngày), bạn có thể bắt đầu phát hành hóa đơn. IAM Invoice hỗ trợ theo dõi tiến độ trực tiếp. Chi tiết tại https://honkit.iamsoftware.com.vn/IamInvoice/hdsd-iam-invoice.html